Het DMS-systeem van een startup moet hieraan voldoen

Het DMS-systeem voor een startup moet voldoen aan deze specifieke eisen.

Vooral vanwege de enorme concurrentie wordt het voor startups steeds belangrijker om voor een regelmatige groei te zorgen. Het is belangrijk dat startups zich kunnen verdedigen tegen gevestigde bedrijven die hun processen al jaren stroomlijnen met behulp van geschikte software, waardoor een concurrentievoordeel wordt gewaarborgd.

Een DMS biedt tal van mogelijkheden voor startups - en daarmee kansen om hun eigen processen te optimaliseren. Het aanbod is zo divers dat er ook voor de individuele behoeften van kleine bedrijven en startups software op de markt is. Maar wat is belangrijk bij het kiezen en op welke criteria moet een bedrijf zich richten als ze DMS-software voor startups willen implementeren?

Op welk type installatie moeten startups vertrouwen en hoe gaat DMS in de toekomst verder? We zullen deze vragen hieronder nader bekijken.

DMS-software voor startups

Voor veel jonge bedrijven kan DMS-software de eerste stap zijn naar digitalisering. Het is een waardevol hulpmiddel voor de organisatie, administratie en verwerking van alle bedrijfsrelevante documenten. Het is des te belangrijker dat de beslissing voor een geschikt systeem van tevoren zorgvuldig wordt overwogen - vooral omdat DMS-oplossingen een zeer impactvolle investering zijn.

DMS met uw eigen server?

Voor veel startups rijst vroeg of laat de vraag op hoe de DMS-software moet worden bediend. Hoewel software op de interne server voordelen heeft zoals flexibiliteit en controle, is het een investering die meestal niet duurzaam is, vooral voor oprichters van kleine bedrijven.

Startups moeten meestal een groot aantal investeringen doen voordat de eerste verkopen kunnen worden geregistreerd: personeel, kantoorruimte, apparatuur, productie, verzending - al deze dingen kosten geld voordat ze het geinvesteerde geld terugverienen. Voor veel bedrijven is een Cloud DMS interresant om deze slecht een kleine initiële investeringen vereist. 

Cloud DMS voor startups

Cloudoplossingen hebben voor- en nadelen. Er zijn bijvoorbeeld vaak minder individuele aanpassingsopties, wat met name nadelig kan zijn voor starters met een zeer speciaal bedrijfsmodel en, bijgevolg, speciale vereisten.

Een belangrijk argument voor Cloud DMS is het feit dat initiële investeringen een stuk lager zijn. Het enige wat u hoeft te doen is een licentie kopen. De meeste gebruikers worden maandelijks gefactureerd. Omdat het aantal gebruikers in het begin waarschijnlijk erg klein is, vooral voor startups, worden de exploitatiekosten ook binnen redelijke grenzen gehouden.

Cloud DMS als SaaS

Een ander pluspunt is het feit dat Cloud DMS een SaaS-oplossing is. In dit geval staat SaaS voor Software as a Service. Met de aanschaf van een licentie om Cloud gebaseerd DMS te gebruiken, verkrijgt u niet alleen de software zelf, maar ook opslagcapaciteit, automatische updates en klantenservice. Dit betekent dat de interne middelen van de startup niet hoeven te worden gemobiliseerd voor onderhoud. 

Open source DMS 

Veel startups zullen waarschijnlijk ook zogenaamde open source-oplossingen tegenkomen in hun zoektocht naar een geschikt DMS. Deze worden met name gekenmerkt door twee dingen: ten eerste is hun broncode open en daarom individueel aanpasbaar voor iedereen die voldoende programmeerkennis heeft. Aan de andere kant zijn de systemen zelf meestal gratis.

Vooral om deze reden kunnen open source DMS-oplossingen op het eerste gezicht verleidelijk lijken, vooral voor startups met beperkte (financiële) middelen. Er moet echter worden opgemerkt dat alleen het gestandaardiseerde systeem zelf meestal gratis is. Dit heeft meestal weinig functies of bestaande functies kunnen meestal maar in beperkte mate worden gebruikt.

In de meeste gevallen moeten vroeg of laat extra functies worden geboekt voor een bepaalde vergoeding. In theorie zou een startup de nodige wijzigingen kunnen aanbrengen op basis van de open source code zelf. In de praktijk ziet dit er echter meestal anders uit. De meeste startups beschikken niet over de nodige IT- of programmeer-kennis om de bijbehorende wijzigingen zelf aan te brengen.

Dit betekent niet dat open source-oplossingen hoe dan ook niet aan te raden zijn. Het kan een goede eerste toegang bieden tot de wereld van DMS. Er moet alleen worden opgemerkt dat nauwelijks een DMS gratis aan alle behoeften van een bedrijf zal voldoen.

All-round DMS oplossingen

Het uiterste in de tegenovergestelde richting is echter in de meeste gevallen niet nuttig. Het is dus gewoon niet de moeite waard om te investeren in een dure DMS-oplossing die functies bevat die niet van toepassing zijn.

Overbodige functies zijn niet alleen een slecht idee vanuit een financieel perspectief. Hoe meer functies beschikbaar zijn, hoe groter de kans dat de interface verwarrend wordt voor de gebruikers. Een onduidelijke interface werkt op zijn beurt de werkelijke functie van een DMS-oplossing tegen - procesoptimalisatie en tijdwinst.

Het wordt duidelijk dat er verschillende factoren zijn waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een geschikt DMS voor startups. Ongeacht het bedrijfsmodel of de financiële middelen van de startup, is de eerste stap het definiëren van de behoeften voor een nieuw DMS voordat een onzorgvuldige keuze wordt gemaakt.