5 belangrijke tips voor gegevensbescherming met het lokale DMS

De gegevensbescherming van alle bedrijfsgegevens wordt steeds meer een centrale taak. Hier leest u hoe u uw gegevens optimaal beschermt met DMS-software.

Naarmate de economie verder digitaliseert, komen gegevensbeschermingskwesties steeds meer in beeld. Met de aanscherping van de gegevensbeschermingsregels in heel Europa, bleef de behoefte om de verwerkte gegevens te beschermen toenemen.

Op dit punt willen we nader bekijken hoe de gegevens het beste kunnen worden beschermd met lokale documentbeheersoftware en hoe het systeem uiteindelijk zelfs kan helpen om aan de wettelijke eisen te voldoen.

Daarbij maken we allereerst duidelijk wat digitale documentbeheersoftware eigenlijk is en wat in deze context wordt bedoeld met de toevoeging 'lokaal'. Deze conceptuele classificaties zullen helpen om beter te begrijpen hoe de gegevens precies kunnen worden beschermd met een digitaal DMS.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software? - Een betekenis
• Wat betekent lokale DMS?
• 1. Leef de principes van de AVG na
• 2. Definieer autorisaties en toegangen
• 3. Stel normen in het systeem
• 4. Back-ups als verzekering
• 5. Zorg voor de fysieke beveiliging van de gegevens
• Conclusie: maak databescherming een centrale taak

Wat is DMS-software? - Een definitie

DMS is de afkorting van het zogenaamde documentbeheersysteem. Dit omvat alle maatregelen die een bedrijf neemt om de documenten en gegevens die zich verplaatsen te ordenen. In wezen gaat het om de naadloze archivering en levering van alle inkomende en uitgaande documenten.

Waar documentbeheer in het verleden grotendeels analoog moest worden aangepakt, is de behoefte aan digitale oplossingen de laatste jaren enorm toegenomen. Digitale documenten werden afgedrukt en naar de fysieke archieven gestuurd. Tegenwoordig werkt het andersom.

Ondersteuning voor documentbeheer

De weinige fysiek inkomende documenten worden gescand en ingevoerd in digitaal documentbeheer. Slimme softwareondersteuning is nodig om te kunnen omgaan met de hoeveelheid data die dagelijks in moderne bedrijven ronddraait. Dit wordt geleverd in de vorm van DMS-softwareoplossingen.
Deze softwareoplossingen brengen alle documenten van een bedrijf samen in een centrale database en slaan ze op in een duidelijk gestructureerde mappenstructuur. Met behulp van speciale zoekfuncties kunnen alle documenten snel en eenvoudig worden gevonden door alle geautoriseerde actoren.

Alle werken met dezelfde gegevens

Het grote voordeel hiervan is dat vanaf nu alle actoren met dezelfde geldige data werken. Hierdoor wordt informatie veel sneller gedeeld door het hele bedrijf en worden fouten door verschillende versies van een document vermeden.

Op deze manier kunnen documenten worden ingedeeld in specifieke workflows. Als een e-mail bijvoorbeeld wordt ontvangen in de centrale mailbox van het bedrijf, wordt deze direct doorgestuurd naar de relevante afdelingen voor verwerking. Op deze manier worden alle noodzakelijke werkstappen doorlopen voordat het document definitief wordt verwerkt naar het archief.

Slanke en veilige processen

Op deze manier worden processen door het hele bedrijf op veel plaatsen aanzienlijk gestroomlijnd en zelfs geautomatiseerd. Door gezamenlijke toegang tot één en dezelfde database zijn de processen niet alleen significant sneller, maar ook significant veiliger.

Wat betekent lokale DMS?

De lokale verwijst naar de locatie van het systeem en de bijbehorende database. Software wordt meestal gekocht bij een provider en beheerd op de eigen lokale servers van het bedrijf.

Cloud vs. Lokaal

Steeds meer serviceproviders bieden daarentegen DMS-oplossingen aan vanuit een cloud. Hier heeft de gebruiker eenvoudig toegang tot het systeem via internet via een overeenkomstige toegang. De gegevens worden opgeslagen op de servers van de betreffende provider. De reken- en opslagcapaciteit wordt daarom uitbesteed.

Data blijft in eigen bedrijf

Met een lokale DMS-software verlaten de gegevens uw eigen bedrijf niet. Dit brengt echter ook bepaalde verplichtingen met zich mee met betrekking tot de bescherming van deze gegevens. Hieronder willen we u laten zien wat belangrijk is als het gaat om gegevensbescherming met een lokale DMS-oplossing en u specifieke tips geven hoe u alle specificaties en voorschriften optimaal kunt implementeren.

1. Voldoen aan de principes van de AVG

Met de inwerkingtreding van de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn de eisen voor de bescherming van persoonsgegevens weer aangescherpt. Veel bedrijven waren en weten vaak nog steeds niet hoe ze adequaat aan al deze eisen kunnen voldoen en vrezen de soms serieuze represailles die momenteel worden opgelegd.
Let bij het kiezen van een DMS op de AVG-conformiteit van het systeem. De systemen verwerken de gegevens volgens de gegeven principes

wettigheid,
oormerken,
de juistheid,
de geheugenlimiet
en integriteit en vertrouwelijkheid.

Het invoeren van gegevens via bepaalde maskers zorgt bijvoorbeeld voor de consistentie hiervan. Alle documenten worden naar hun aard op een auditveilige manier opgeslagen en het systeem kan u er ook aan herinneren om bepaalde documenten te verwijderen nadat bepaalde deadlines zijn verstreken.

2. Definieer autorisaties en toegangen

Met een moderne DMS-oplossing kunnen verschillende toegangsrechten worden toegekend. Niet elke medewerker heeft toegang nodig tot alle documenten. Alleen al in de loop van de AVG moeten gegevens zo worden verwerkt dat ze alleen voor een specifiek doel en door zo min mogelijk actoren kunnen worden bekeken.

Stel verschillende toegangsrechten in

In een DMS-software bestaat de mogelijkheid om medewerkers alleen leesrechten te geven voor bepaalde documenten. Anderen hebben het recht om de bestanden te bewerken, terwijl anderen geen toegang hebben tot bepaalde documenten.

Teams definiëren

Door teams op te zetten, kunnen de rechten dienovereenkomstig worden toegewezen, zodat alleen degenen die ze echt nodig hebben toegang hebben tot bepaalde documenten. Dit zorgt er enerzijds voor dat de gegevens niet onbewust verwijderd kunnen worden door niet-betrokken personen en anderzijds dat er meer transparantie ontstaat binnen de respectievelijke processen.

3. Stel normen in het systeem

Gegevensbescherming begint vaak in de gebruikersinterface van een applicatie. Hoe intuïtiever en begrijpelijker de interfaces zijn ontworpen in een software, hoe gemakkelijker het voor gebruikers is om het DMS zo te gebruiken dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan.

Intuïtieve interfaces instellen

Als het systeem te complex is, vallen medewerkers vaak terug op oude manieren van werken en slaan ze hun data weer zonder context op hun eigen computer op. Verwijdertijden kunnen niet meer worden nageleefd en er kunnen zelfs gegevens verloren gaan.

Maak processen transparanter

Bepaalde gegevens in het DMS kunnen ook worden beschermd tegen onbedoeld wissen of verschuiven. Hierdoor is altijd te zien wie er aan een bestand heeft gewerkt en kan een eerdere versie hersteld worden.

4. Back-ups als verzekering

Als een bedrijf besluit om lokale DMS-software te implementeren, moet het ook zelfstandig zorgen voor een bijbehorende back-upcultuur. De gegevens uit het DMS dienen met regelmatige tussenpozen beveiligd te worden in de vorm van een back-up.

Deze moeten worden opgeslagen en weggehouden van uw eigen server. Als het systeem om welke reden dan ook uitvalt of crasht, kan de laatste status zonder problemen worden hersteld.

5. Zorg voor de fysieke beveiliging van de gegevens

Een vaak vergeten, maar in ieder geval verwaarloosd vakgebied bij de gegevensbescherming betreft de fysieke beveiliging van in-house servers. Deze moeten niet alleen digitaal worden beveiligd tegen toegang door onbevoegde derden, maar ook in analoge vorm. Er dient ook een afsluitbare serverruimte te zijn die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde personen.

Het is ook belangrijk om de servers te beschermen tegen schade zoals brand of water. Voor dit doel worden servers meestal opgeslagen in speciale serverkasten die bescherming bieden tegen deze gevaren.

Conclusie: maak databescherming een centrale taak

Gegevensbescherming met een lokale DMS-oplossing wordt hierdoor op veel gebieden aanzienlijk ondersteund. Het systeem herinnert aan deadlines voor het verwijderen van documenten en voorkomt ongeautoriseerde toegang tot of wijziging van documenten.

Tegelijkertijd moeten bedrijven die bewust kiezen voor een lokaal DMS zelf actie ondernemen en zowel de software als de server beschermen tegen bepaalde gevaren. Desalniettemin zijn de maatregelen vaak eenvoudig uit te voeren, daarom is een lokaal DMS om redenen van gegevensbeschermingswet niet aan te raden.