Waarom een top 10 lijst niet van toepassing is voor DMS

Een top 10 van DMS-systemen is niet relevant omdat deze voor ieder bedrijf anders is. Ontdek waar uw bedrijf op moet letten.

Je ziet ze overal. Artikelen getiteld "De top 10 van de beste DMS-systemen". Producten in deze lijsten worden niet alleen gerangschikt op het gebied van bedrijfssoftware. Maar wie bepaalt eigenlijk de rangorde en volgens welke criteria? Is een DMS-oplossing die op de top 10 staat op het gebied van prijs-prestatieverhouding automatisch het beste systeem? Hoe nuttig zijn dergelijke lijsten voor een bedrijf dat momenteel op zoek is naar nieuwe DMS-software?
We willen dit onderwerp nu behandelen en de waarde bepalen die deze lijsten daadwerkelijk hebben - en voor wie. 

Wat is DMS?

DMS is de gebruikelijke afkorting voor een documentbeheersysteem. Veel lezers zullen waarschijnlijk moeten denken aan volledige archiefkasten en mappen als het gaat om de term "documentbeheer", die goed georganiseerd en gestructureerd moet zijn om documenten zonder veel moeite terug te kunnen vinden. Moderne spanningsmeters kunnen echter waarschijnlijk niet verder van dit idee verwijderd zijn. Hoewel het ook gaat om het beheer van bedrijfsrelevante documenten, kan het nog veel meer.

DMS is software die bedrijven ondersteunt bij het verwerken van alle processen waarbij documenten op de meest gestructureerde, doelgerichte en efficiënte manier worden gebruikt.

Concurrentievoordeel door de juiste DMS

DMS Software heeft verschillende modules, die op hun beurt verdere subfuncties bevatten. Geschikte DMS-oplossingen zijn beschikbaar voor iedere bedrijfsgrootte of sector.

Het is ook mogelijk om een nieuwe DMS-oplossing te verbinden met een bestaand ERP- of CRM-systeem met behulp van een geschikte interface. Dit leidt op zijn beurt tot verdere functionaliteiten en voordelen, zodat bedrijfsprocessen idealiter holistisch kunnen worden gepresenteerd en afgehandeld zonder te worden opgeslagen in verwarrende gegevenssilo's.

Dit zorgt er op zijn beurt voor dat vragen van klanten meestal sneller kunnen worden verwerkt, omdat alle relevante documenten centraal worden beheerd. Dit zorgt voor een betere klantenservice, verhoogt de klanttevredenheid en creëert een beslissend concurrentievoordeel. Bovendien is het vaak mogelijk om verschillende functies aan te passen aan de individuele behoeften van het bedrijf. Hoewel dit meestal niet gratis is, kan het zeker lonen als het regelmatig wordt gebruikt.

Het is duidelijk dat een strategisch gebruikte DMS kan leiden tot tal van voordelen die van centraal belang kunnen zijn voor het respectieve bedrijf.

De rol van top 10 lijsten in DMS-selectie

De veelzijdigheid en de verschillen tussen de DMS-systemen maken duidelijk dat er niet "één" DMS kan zijn dat de behoeften van alle bedrijven kan dekken. Uiteindelijk gaat het om het vinden van een DMS dat bij het bedrijf past. Als het bedrijf zich moet aanpassen aan rigide, vooraf gedefinieerde processen, kan er geen sprake zijn van efficiëntie en procesoptimalisatie. Dus welke relevantie kan een top 10-lijst hebben die min of meer de "beste" leverancier of de beste oplossing voorschrijft? De makers van deze ranglijsten hebben geen inzicht in het bedrijfsmodel of procesbeheer van het bedrijf, dat serieus op zoek is naar een nieuw DMS. Men beschikt niet over de nodige achtergrondkennis om een potentieel geschikt systeem aan te bevelen dat perfect voldoet aan de relevante vereisten.

Top 10 DMS-lijsten - achtergrond

Dus waarom doen de makers en publicisten van deze lijsten de moeite om een ranglijst samen te stellen die geen concrete antwoorden geeft?
Het antwoord is eenvoudig: omdat mensen ernaar op zoek zijn.

Adverteren met DMS

Tegenwoordig zijn we eraan gewend om alles met elkaar te kunnen vergelijken. Altijd met als doel om het best mogelijke product tegen de laagste prijs te krijgen. Hiervoor gebruiken we leveranciers- en productbeoordelingen, vergelijkingswebsites, lezen klantbeoordelingen of verwijzen we naar dergelijke top 10-lijsten bij het beslissen. Dienovereenkomstig wordt u vaak online doorzocht. Dus de makers zijn meestal alleen maar bezig met het genereren van verkeer. 

U wilt mensen naar uw site trekken met interessante, informatieve koppen. Daarom is het meestal de moeite waard voor de makers van deze lijsten om bijzonder bekende fabrikanten en hun DMS-software op hun pagina's te plaatsen - omdat er naar wordt gezocht.
Aan de andere kant betalen providers van systemen vaak om in ranglijsten of op overeenkomstige pagina's te worden vermeld. De exploitant van de website genereert dus verkopen.

Voor producten die geen merkbare verschillen tussen verschillende modellen hebben, kan het handig zijn om u vóór aanschaf op zo'n top 10-lijst te oriënteren. Het doel hier is eenvoudigweg het product te identificeren dat aan zijn doel voldoet - tegen de laagst mogelijke prijs. Met DMS-software is het echter geenszins mogelijk om over een zelfde doel te spreken, omdat bedrijven verschillende eisen stellen aan een nieuw systeem.

Dit is waar bijvoorbeeld vergelijkingswebsites in het spel komen, die alleen een selectie van geschikte DMS-oplossingen tonen als vooraf een beperking is gemaakt op basis van verschillende filtercriteria. Is een Cloud- of lokale oplossing nodig? Welke functies of interfaces moet het DMS hebben en hoeveel mensen hebben toegang nodig? Een veel geschiktere selectie van geschikte systemen voor het respectieve bedrijf kan worden gevonden op basis van deze specifieke criteria.

Het hangt dus af van het type rangorde of van welke criteria de rangorde is gemaakt. Een ranglijst die specifiek is afgestemd op uw behoeften kan u enorm helpen bij het zoeken naar een geschikt systeem. Een eenvoudige top 10-lijst zonder voor de hand liggende rangorde, heeft echter de neiging om de zoektocht te belemmeren, omdat men de neiging heeft om te verstijven.

Top 10 DMS-oplossingen - rangordecriteria

In sommige gevallen bepaalt de respectieve rangorde van een aanbieder het bedrag dat de aanbieder heeft betaald aan de persoon die verantwoordelijk is voor de betreffende website. In andere gevallen wordt een rangorde gemaakt op basis van het enorme marktaandeel van de fabrikant of de functionaliteit van de software.

Functioneel bereik van de DMS is een goede indicator?

Op dit moment denken sommigen dat het aantal functies een relatief goede indicator is voor de rangorde van een systeem. Over het algemeen is een groot aantal functies nuttig, omdat het betreffende systeem waarschijnlijk veel van de behoeften van een bedrijf dekt. Dit hoeft echter niet het geval te zijn. 
Als het bedrijf bijzonder speciale, ongebruikelijke vereisten heeft, zal zelfs het grootste aantal gemeenschappelijke functies de situatie niet verhelpen.

Bovendien zijn systemen met een zeer breed scala aan functies vaak ook duurder. Als niet al deze functies vereist zijn, wordt aankoop duidelijk afgeraden, omdat functies die niet vereist zijn, de gebruikersinterface meestal complexer maken.

Conclusie: individuele vereisten zijn essentieel bij het kiezen van een DMS

Samenvattend moet worden opgemerkt dat de zoektocht naar een geschikt DMS moet zijn gebaseerd op uw eigen individuele behoeftenprofiel en niet stijver moet zijn in de ranglijst van top 10-lijsten. Het is bijvoorbeeld nuttig om beoordelingen van huidige gebruikers te lezen of om uitgebreide informatie over de systeemfuncties van de betreffende fabrikant te krijgen.