DMS selectie
DMS-selectie

De 4 stappen ter voorbereiding op uw DMS selectie

Volg deze 4 stappen om goed voor bereid te zijn op het selectieproces van uw DMS-systeem.

Het vinden van het juiste DMS is niet altijd eenvoudig. Waarmee moet rekening worden gehouden bij de voorbereiding op de selectie?

Documentbeheersystemen (DMS) zijn vaak de eerste stap van een bedrijf naar een digitale toekomst. Maar deze stap zet ook de koers voor latere software-lanceringen en moet daarom niet worden gehaast. Maar hoe vindt u uiteindelijk het juiste DMS voor uw bedrijf en met welke zaken moet u rekening houden?

We gaan de belangrijkste stappen ter voorbereiding op de selectie van een geschikt systeem bekijken en benadrukken wat moet worden overwogen. Allereerst willen we echter de algemene werking van een DMS en de classificatie ervan op het gebied van bedrijfssoftware bekijken om te begrijpen waarom de juiste selectie zo belangrijk is.

Definitie - Wat is een DMS?

DMS staat voor documentbeheersysteem en beschrijft softwareoplossingen die worden gebruikt voor de organisatie, administratie en verwerking van documenten en gegevens in een ondernemerscontext. Met dergelijke systemen worden bijvoorbeeld alle documenten in een bedrijf samengebracht en centraal opgeslagen.

Dit proces garandeert dat alle werknemers in een bedrijf met dezelfde geldige gegevens werken en niet met verschillende versies van hetzelfde masterbestand. Op deze manier is een groot aantal verschillende processen al aanzienlijk geoptimaliseerd. Maar moderne spanningsmeters gaan veel verder. U herkent inkomende documenten met betrekking tot hun inhoud en rangschikt ze direct in de bijbehorende workflows en een mappenstructuur. Bovendien zijn ze voorzien van metadata zodat ze door de gebruiker gemakkelijker kunnen worden gevonden met behulp van geschikte zoekfuncties.

Een DMS zorgt voor een revisiebestendige opslag dankzij de digitale archivering, waardoor bedrijven allerlei soorten werk kunnen besparen. Alle binnenkomende documenten worden eenvoudig in analoge vorm gescand en kunnen met behulp van zogenaamde OCR-technologie worden herkend wat betreft inhoud en ook automatisch gesorteerd.

Het grootste voordeel van een DMS ligt echter in het enorme besparingspotentieel dat deze toepassing gewoonlijk biedt. Niet alleen kunnen papier- en printkosten tot een minimum worden beperkt, de fysieke archieven hebben ook hun dag gehad. Uiteindelijk bespaart een DMS echter ongelooflijk veel tijd, waardoor middelen vrijkomen voor ander werk. Met name in analoge kantoren kost het archiveren een ongelooflijke hoeveelheid tijd, die bijna volledig kan worden bespaard met behulp van een documentbeheersysteem.

Waarom voorbereiding zo belangrijk is

Op de DMS-markt zijn er ontelbare grote en kleine aanbieders van verschillende oplossingen met verschillende oplossingsrichtingen en functies. Maar wat maakt de selectie uiteindelijk zo moeilijk? Welnu, een DMS grijpt in op gevoelige delen van het bedrijf en is van toepassing op bijna alle afdelingen. Een nieuw DMS betekent een volledig nieuwe manier van werken en kan een grote impact hebben wanneer de implementatie mislukt. Daarom is het noodzakelijk om precies uit te zoeken wat nodig is voor een goede voorbereiding.

Stap 1. De analyse

De eerste stap in de voorbereiding op een DMS-project is de analyse, waarin een aantal verschillende vragen in detail moeten worden beantwoord. Het doel is om te bepalen welke werkprocessen momenteel plaatsvinden, welke afdelingen erbij betrokken zijn en hoe deze zijn gekoppeld. Omdat een essentieel onderdeel van documentbeheer de manier is waarop een document binnen een bedrijf rondgaat voordat het uiteindelijk kan worden ingediend.

Een DMS brengt deze routes in kaart en zorgt er uiteindelijk voor dat deze snel en gericht worden verspreid. Verschillende processen worden op veel plaatsen gebundeld en geautomatiseerd. Het is daarom belangrijk voor een bedrijf om precies te weten te komen hoe de huidige processen zijn.

Dit gaat hand in hand om erachter te komen wie momenteel verantwoordelijk is voor welke processtap en welke andere posities elk proces moet doorlopen zodat er een overeenkomstige actie uit kan voortvloeien. Maar het gaat niet alleen om het beschrijven van de afzonderlijke processen. Het gaat veeleer om het definiëren van doelen.

Stap 2. Formuleer doelen

Om deze strategische doelen überhaupt te kunnen formuleren, is een analyse van de werkprocessen onmisbaar. Dit bepaalt precies hoeveel tijd afzonderlijke stappen momenteel nemen, hoeveel zoekopdrachten naar individuele documenten per dag worden uitgevoerd en ook hoeveel kopieën van een specifiek document er elke dag worden gemaakt. Veel andere sleutelfiguren zijn op deze manier samengesteld, zodat met behulp hiervan concrete doelen kunnen worden geformuleerd.

Het is ook belangrijk om de huidige situatie met betrekking tot de bestaande IT-infrastructuur te analyseren. Zijn er al andere softwaresystemen in gebruik die mogelijk moeten worden aangesloten? Welk besturingssysteem wordt gebruikt en zijn er eigen servers beschikbaar? 

Als al deze factoren voldoende zijn geëvalueerd, worden de doelen bereikt. Deze moeten zo duidelijk en ondubbelzinnig worden geformuleerd dat ze uiteindelijk eenvoudig kunnen worden gecontroleerd. Hierbij kan de SMART-methode uitkomst bieden. Dit betekent dat een doel specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden moet zijn. Een doel zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat de introductie van een DMS de papier- en printkosten van het bedrijf in het eerste jaar met 60% moet verminderen.

Stap 3. Betrek medewerkers

Nadat u geschikte doelen hebt geformuleerd, moet u de medewerkers inspireren met de bijbehorende doelen voor de introductie van een DMS. Uiteindelijk zijn het de werknemers die met het systeem moeten werken en beslissen over het succes of falen van het hele project. Je moet dus luisteren naar hun wensen en zorgen, omdat zij het beste weten waar de grootste verbeterpunten zich bevinden.

Als u de werknemers kunt overtuigen voor de doelen die ze hebben gesteld, zal de acceptatiekans van het systeem veel groter zijn en zullen ze actief werken aan de respectieve verbetering in plaats van het te negeren.

Stap. 4 Specificaties maken

Een ongelooflijk belangrijke stap bij het voorbereiden van de zoektocht naar een geschikt DMS is het maken van uw eigen specificaties, waarin alle eisen die aan het systeem worden gesteld worden opgeschreven en geprioriteerd met betrekking tot hun belang. Uiteindelijk is de specificatie van de vereisten ook een soort navigatiesysteem bij het zoeken.

Met behulp van deze lijst kunnen providers worden uitgesloten of beter worden overwogen. In de daaropvolgende zoekactie helpt het ook om uw eigen doelen niet uit het oog te verliezen en kan het voorkomen dat u kiest voor een systeem met te veel compromissen.

Lees meer over:

Start uw DMS selectie

Ontdek welke DMS systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie: DMS systemen worden over het algemeen niet ontwikkeld voor specifieke sectoren. Toch is het belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens de zoektocht naar de juiste software. Leveranciers met ervaring in uw branche snappen sneller uw bedrijfsprocessen waardoor de implementatie soepeler verloopt.

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s) (optioneel)

Waar gaat u het DMS systeem vooral voor gebruiken?

Wilt u het DMS systeem integreren met andere software?

Hoeveel tijd wilt u uittrekken voor de implementatie van het DMS?

Overige vragen

Moet het DMS mobiel beschikbaar zijn?
Moet het DMS offline kunnen werken?
Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging in Nederland?
CRM leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden DMS leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten
DMS selectie

Een voorbeeld van een DMS en zijn impact

Vind hier een voorbeeld van een DMS-systeem en ontdek hoe de implementatie hiervan impact kan hebben op uw bedrijf.

Lees verder
DMS selectie

Van longlist naar shortlist in 3 stappen

Volg deze 3 stappen om van de alle DMS-leveranciers een shortlist over te houden die echt geschikt zijn.

Lees verder
DMS selectie

Het verschil tussen volledige gebruikers en gedeeltelijke gebruikers

Lees hier over de verschillen tussen de soorten gebruikers en waarom het belangrijk is onderscheidt te maken.

Lees verder