Terug naar het DMS software overzicht

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Systeem informatie
  3. Alle functionaliteiten
  4. Meer informatie aanvragen

Wilt u meer informatie over DocBase?

Informatie aanvragen
Systeem:

DocBase

Met DocBase wordt beheer van (document)informatie eenvoudig, het vinden doe je in seconden en versiebeheer is automatisch geregeld. Bovendien kun je relatiebeheer, personeelsdossiers, projectbeheer en vele andere toepassingen door middel van inrichting gebaseerd op de wensen van jouw organisatie snel zelf regelen.

Leverancier:

Acanthis Document Solutions

OpenSesame ICT B.V. is een Nederlands softwarebedrijf dat op basis van open standaarden bedrijfsmatige ICT-oplossingen biedt. Hierin is de door u gewenste functionaliteit leidend, niet de techniek.

Ons specialisme is Enterprise Content Management (ECM), vakjargon voor kennismanagement, een optelsom van o.a. document- en webcontentmanagement. Dit doen we op basis van het door ons ontwikkelde OpenIMS platform. In dat kader zijn we uitstekend op de hoogte van Capture Management (het omzetten van papier naar een toekomstvaste digitale drager zoals PDF/A) op basis van de technologie van ABBYY, combineren wij het geheel met volwassen klantbeheer (CRM) op basis van SugarCRM en ontsluiten we alle informatie middels uw website of intra/extranet door de inzet van webcontentmanagement. Een geïntegreerde full-text zoekmachine maakt het platform compleet.

OpenSesame ICT is ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 (PDF, 579,9 kB) gecertificeerd.

Introductievideo

Platform: Cloud, Hosted
Gebruikers: Van 1 tot 250+ gebruikers
Bedrijfsgrootte: Van 1 tot 250+ medewerkers
Budget per gebruiker per maand: Van €1 tot €100
Budget totaal: Van €1 tot €100.000+
Integratie: Office
Mobiel: Nee
Browser: Chrome
Database: Microsoft SQL
Support: E-mail, Telefonisch
Lokale support: Nederland, België
Taal interface: Nederlands, Engels
Tax compliance: Nee
Broncode: Closed source
Ecosysteem: Nee
Gratis trial: Nee
Sandbox: Nee

Alle functionaliteiten

Platform

Cloud
Primair

On-premises Een on-premises ERP systeem is geheel naar eigen inzicht in te richten. De software en hardware moeten worden aangeschaft waardoor er vooraf een groot bedrag moet worden gereserveerd.
De ontwikkeling van de software die perfect aansluit op uw werkprocessen, zorgt ervoor dat de implementatietijd soms kan oplopen tot een aantal maanden. Na de implementatie bent u zelf verantwoordelijk voor het onderhouden en beveiligen van uw systeem.

On-premises
Secundair

Hosted Bij een hosted oplossing koopt u de licentie voor de software en bent u vrij om ermee te doen wat u wenst. Het ontwikkelen van de software en de bijbehorende implementatietijd kan oplopen tot enkele maanden.
De software wordt vervolgens op de servers van een derde partij geïnstalleerd. Hierdoor hoeft u geen hardware aan te schaffen. U bent eigenaar van de software zonder dat u zelf verantwoordelijk bent voor de opslag en beveiliging van de servers.

Hosted
Primair

Hybrid Een hybrid ERP oplossing is een combinatie van een on-premises en een Cloud systeem. U wordt eigenaar van de software welke voor een deel op eigen servers wordt geïnstalleerd.
Slechts een deel wordt ontwikkeld speciaal voor uw bedrijf en het andere deel zijn vrijwel standaard functionaliteiten. Hierdoor wordt de implementatietijd beperkt gehouden en wordt er enkel geld uitgegeven aan maatwerk dat noodzakelijk is.

Hybrid
Secundair

Gebruikers

1 tot 10 gebruikers Deze oplossing is beschikbaar voor 1 tot 10 gebruikers.

1 tot 10 gebruikers
Secundair

10 tot 25 gebruikers Deze oplossing is beschikbaar voor 10 tot 25 gebruikers.

10 tot 25 gebruikers
Primair

25 tot 50 gebruikers Deze oplossing is beschikbaar voor 25 tot 50 gebruikers.

25 tot 50 gebruikers
Primair

50 tot 150 gebruikers Deze oplossing is beschikbaar voor 50 tot 150 gebruikers.

50 tot 150 gebruikers
Primair

150 tot 250 gebruikers Deze oplossing is beschikbaar voor 150 tot 250 gebruikers.

150 tot 250 gebruikers
Primair

Meer dan 250 gebruikers Deze oplossing is beschikbaar voor meer dan 250 gebruikers.

Meer dan 250 gebruikers
Primair

Bedrijfsgrootte

1 tot 10 medewerkers Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met 1 tot 10 medewerkers.

S: Minder dan 10 medewerkers
Secundair

10 tot 50 medewerkers Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met 10 tot 50 medewerkers.

M: Tussen de 10 en 50 medewerkers
Primair

50 tot 250 medewerkers Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met 50 tot 250 medewerkers.

L: Tussen de 50 en 250 medewerkers
Primair

Meer dan 250 medewerkers Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met meer dan 250 medewerkers.

XL: Meer dan 250 medewerkers
Primair

Implementatiebudget SaaS

Tot 25€ per gebruiker per maand
Primair

€25 tot €50 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget van €25 tot €50 per gebruiker per maand.

25€ tot 50€ per gebruiker per maand
Primair

€50 tot €75 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget van €50 tot €75 per gebruiker per maand.

50€ tot 75€ per gebruiker per maand
Primair

€75 tot €100 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget van €75 tot €100 per gebruiker per maand.

75€ tot 100€ per gebruiker per maand
Beperkt

€100 tot €150 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget van €100 tot €150 per gebruiker per maand.

100€ tot 150€ per gebruiker per maand
Geen

Meer dan €150 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget groter dan €150 per gebruiker per maand.

Meer dan 150€ per gebruiker per maand
Geen

Implementatiebudget on-site

Tot €5.000 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget tot €5.000.

Tot 5.000€
Secundair

€5.000 tot €25.000 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget tussen de €5.000 en €25.000.

5.000€ tot 25.000€
Primair

€25.000 tot €50.000 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget tussen de €25.000 en €50.000.

25.000€ tot 50.000€
Beperkt

€50.000 tot €100.000 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget tussen de €50.000 en €100.000.

50.000€ tot 100.000€
Beperkt

Meer dan €100.000 Deze oplossing is beschikbaar voor bedrijven met een budget meer dan €100.000.

Meer dan 100.000€
Beperkt

Facturatie

Posities in deelbedragen splitsen
Nee
Toewijzing kostenplaatsen
Nee
Rekening- en skontotermijnen bewaken
Nee
Actuele status en details inzien
Nee
Tijdgevoelige bonnetjes weergeven en filteren
Nee
Alarmsysteem
Nee
Statistische analyse
Nee
Gegevens aanvullen
Nee
Bijzonderheden registreren
Nee
Tijdgevoelige bonnetjes weergeven en filteren
Nee
Chat
Nee
Informatie-uitwisseling
Nee
Documenten maken en beantwoorden
Nee
Medewerkers in opmerkingen taggen
Nee
Enquetes maken
Nee

Archiveren

Documenten
Standaard aanwezig

E-Mails E-Mails können im DMS archiviert werden. 

E-Mails
Standaard aanwezig
Bijlagen
Standaard aanwezig
Overig
Standaard aanwezig

Bonnenregistratie

Mail
Nee
Fysiek
Nee
Overig
Nee

Barcodes scannen en identificeren

Barcodes scannen en identificeren
Standaard aanwezig
Barcodes genereren
Via derde partij
Automatisch taggen
Standaard aanwezig
Verschillende typen barcodes
Via derde partij

Digitale handtekeningen

Handtekening in tekst
Standaard aanwezig
Handtekening in plaatje
Via derde partij
Private key
Standaard aanwezig
Public key
Standaard aanwezig
Officiële electronische handtekening
Standaard aanwezig
Officiële tijdcode
Standaard aanwezig

Drag & Drop

E-Mails
Nee
PDF
Standaard aanwezig
Overig
Standaard aanwezig

Mobiele beschikbaarheid

Data mobiel overdragen
Nee
Complete toegang tot alle data
Standaard aanwezig
Documenten scannen
Via derde partij
Tags
Nee

OCR

Tekenherkenning
Standaard aanwezig
Tekstherkenning
Standaard aanwezig
Documentherkenning
Standaard aanwezig

Mapstructuur

Standaardstructuur
Standaard aanwezig
Nieuwe mappen maken
Standaard aanwezig
Mappen verplaatsen
Standaard aanwezig
Mappen hernoemen
Standaard aanwezig
Standaard documenten aanwezig
Standaard aanwezig
Bestaande DMS aan standaard aanpassen
Standaard aanwezig
Standaardstructuur herstellen
Standaard aanwezig

Personeelsmanagement

Algemene gegevens vastleggen
Standaard aanwezig
Filtermogelijkheden voor personeelsdossiers
Standaard aanwezig
Status
Standaard aanwezig
Teams
Standaard aanwezig
Beroep
Standaard aanwezig
Vervolgopleidingen
Standaard aanwezig
Meldingen van afspraken en deadlines
Standaard aanwezig
Inzicht in stukken
Nee
Automatische kopie van stukken
Nee
Automatisch verwijderen van kopieën van akten
Standaard aanwezig
Bericht van aanpassing van stukken
Standaard aanwezig
Organogram
Nee
Verschillende hierarchien aangeven
Nee
Functies uit het personeelsdossier overnemen
Nee
Verantwoordelijkheden definiëren
Standaard aanwezig
Deelstructuren
Nee
Calender view
Nee
Checklists
Standaard aanwezig
Sollicitatiebeheer
Standaard aanwezig
Behoefte aan personeel verwerken
Nee
Vacatures aankondigen
Nee
Verbinding met vacatureplatforms
Nee
Sollicitaties archiveren
Standaard aanwezig
Correspondentie templates
Standaard aanwezig
Arbeidscontract opstellen
Standaard aanwezig

ISO standaarden

ISO 15489-1
Standaard aanwezig
ISO 15489-2
Standaard aanwezig
ISO 82045
Standaard aanwezig
ISO 10166
Standaard aanwezig
Richtlijn elektronische handtekeningen EU 1999/93/EG
Standaard aanwezig

Zoekfunctie

Naar bestandsnaam
Standaard aanwezig
Naar laatste gebruiker
Nee
Naar bestandstype
Standaard aanwezig
Naar tags en slagzinnen
Standaard aanwezig
Naar tickets
Standaard aanwezig
Zoeken op stukken tekst
Standaard aanwezig

Ticketsysteem

Uitgave van tickets bij invoering document
Standaard aanwezig
Documenten en emails gelinkt in de tickets
Standaard aanwezig
Tickets opnieuw indienen
Standaard aanwezig
Zoeken naar tickets
Standaard aanwezig
Tickethistorie voor klantenmappen
Standaard aanwezig

Versiebeheer

Protocollering van veranderingen
Standaard aanwezig
Herstellen van oude stand
Standaard aanwezig
Archivering van afzonderlijke versies
Standaard aanwezig
Coördinatie van gemeenschappelijke inzage
Standaard aanwezig
Verschillende ontwikkelingstakken
Standaard aanwezig

Contractbeheer

Goedkeuring workflows
Standaard aanwezig
Audit proof archief
Standaard aanwezig
Digitale handtekening
Standaard aanwezig
Samenwerkingen
Standaard aanwezig
Mobiele inzage
Standaard aanwezig

Andere functies

Verwerkingsstatus van documenten
Standaard aanwezig
Toestemming
Standaard aanwezig
Apparaatbeheer
Beperkte ondersteuning
Categorisatie van documenten
Standaard aanwezig
Tegelijk werken
Standaard aanwezig
Rekening voor crediteuren
Nee
Klantmanagement
Standaard aanwezig
Klantenmappen
Standaard aanwezig
Requirements management
Nee

Amendementen

Betalingstermijnen
Standaard aanwezig
Overeenkomsten
Standaard aanwezig
Escalatiestappen
Standaard aanwezig
Doorsturen bij niet behandeling
Standaard aanwezig

Kennisbank

Vragen beoordelen
Standaard aanwezig
Oplossingsproblemen inbrengen
Standaard aanwezig
Bekommentarieren
Standaard aanwezig
Antwoord markeren als opgelost
Standaard aanwezig
Onderscheid voor gebruikers
Standaard aanwezig

Workflow

Workflow-Designer
Standaard aanwezig
Verwerkingsregels integreren
Standaard aanwezig
Scripting-mogelijkheden
Kan met maatwerk
Logisch besluitvormingsproces
Standaard aanwezig
Individuele formulieren
Standaard aanwezig
Deelformulieren
Nee
Eigen script in formulier integreren
Beperkte ondersteuning

Besturingssysteem

Linux Deze oplossing ondersteunt Linux.

Linux
Geen

Mac OS Deze oplossing ondersteunt Mac OS.

Mac OS
Geen

Windows Vista Deze oplossing ondersteunt Windows Vista.

Windows Vista
Geen

Windows XP Deze oplossing ondersteunt Windows XP.

Windows XP
Geen

Windows 7 Deze oplossing ondersteunt Windows 7.

Windows 7
Geen

Windows 8 Deze oplossing ondersteunt Windows 8.

Windows 8
Primair

Windows 10 Deze oplossing ondersteunt Windows 10.

Windows 10
Primair

Unix Deze oplossing ondersteunt Unix.

Unix
Geen

Anders Deze oplossing ondersteunt ook andere operating systems.

Anders
Geen

Integratie

Kassasysteem
Beperkte ondersteuning
Boekhouding
Beperkte ondersteuning
Callcenter pakketten
Beperkte ondersteuning
DMS
Beperkte ondersteuning
E-mail programma
Beperkte ondersteuning
ERP
Beperkte ondersteuning
Office
Standaard aanwezig
Office for Mac
Nee

Mobiel

Android Deze oplossing is geoptimaliseerd voor het mobiele besturingssysteem van Android.

Android
Beperkt

iOS Deze oplossing is geoptimaliseerd voor iOS, het mobiele besturingssysteem van Apple.

iOS
Beperkt

Blackberry Deze oplossing is geoptimaliseerd voor het mobiele besturingssysteem van Blackberry.

Blackberry
Nee

Windows Phone Deze oplossing is geoptimaliseerd voor het mobiele besturingssysteem van Windows Phone.

Windows Phone
Beperkt

Browser

Chrome Deze oplossing is geoptimaliseerd voor Chrome.

Chrome
Primair

Firefox Deze oplossing is geoptimaliseerd voor Firefox.

Firefox
Beperkt

Internet Explorer Deze oplossing is geoptimaliseerd voor Internet Explorer.

Edge
Secundair

Safari Deze oplossing is geoptimaliseerd voor Safari.

Safari
Secundair

Database

Access Deze oplossing ondersteunt Access.

Access
Geen

Btrieve Deze oplossing ondersteunt Btrieve.

Btrieve
Geen

FoxPro Deze oplossing ondersteunt FoxPro.

FoxPro
Geen

FileMaker Deze oplossing ondersteunt FileMaker.

FileMaker
Geen

Hana Deze oplossing ondersteunt Hana.

Hana
Geen

IBM DB2 Deze oplossing ondersteunt IBM DB2.

IBM DB2
Geen

Informix Deze oplossing ondersteunt Informix.

Informix
Geen

Microsoft SQL Deze oplossing ondersteunt Microsoft SQL.

Microsoft SQL
Primair

mySQL Deze oplossing ondersteunt mySQL.

mySQL
Geen

Oracle Deze oplossing ondersteunt Oracle.

Oracle
Secundair

Pervasive SQL Deze oplossing ondersteunt Pervasive SQL.

Pervasive SQL
Geen

PostgreSQL Deze oplossing ondersteunt PostgreSQL.

PostgreSQL
Geen

Progress Deze oplossing ondersteunt Progress.

Progress
Geen

Sybase Deze oplossing ondersteunt Sybase.

Sybase
Geen

Support

E-mail De leverancier van deze oplossing ondersteunt u bij vragen of opmerkingen per e-mail.

E-mail
Standaard aanwezig

FAQ De leverancier van deze oplossing ondersteunt u bij vragen of opmerkingen door middel van Frequent Asked Questions (FAQ).

FAQ
Beperkte ondersteuning

Handleidingen De leverancier van deze oplossing ondersteunt u bij vragen of opmerkingen met een uitgebreide collectie handleidingen.

Handleidingen
Beperkte ondersteuning

Live Chat De leverancier van deze oplossing ondersteunt u bij vragen of opmerkingen met een live chat.

Live Chat
Beperkte ondersteuning

Telefonisch De leverancier van deze oplossing ondersteunt u bij vragen of opmerkingen met telefonische ondersteuning.

Telefonisch
Standaard aanwezig

Video De leverancier van deze oplossing ondersteunt u bij vragen of opmerkingen met een uitgebreide collectie video's.

Video
Beperkte ondersteuning

Lokale support

Nederland Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in Nederland.

Nederland
Ja

België Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in België.

België
Ja

Duitsland Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in Duitsland.

Duitsland
Nee

Frankrijk Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in Frankrijk.

Frankrijk
Nee

Oostenrijk Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in Oostenrijk.

Oostenrijk
Nee

Verenigd Koninkrijk Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in Verenigd Koninkrijk.

Verenigd Koninkrijk
Nee

Zwitserland Deze leverancier biedt lokale ondersteuning in Zwitserland.

Zwitserland
Beperkt

Andere Deze leverancier biedt ook lokale ondersteuning in andere landen.

Andere
Beperkt

Taal interface

Nederlands Deze oplossing is in het Nederlands.

Nederlands
Ja

Engels Deze oplossing is in het Engels.

Engels
Ja

Duits Deze oplossing is in het Duits.

Duits
Beperkt

Frans Deze oplossing is in het Frans.

Frans
Beperkt

Andere Deze oplossing is ook in andere talen.

Andere
Beperkt

Spaans Deze oplossing is in het Spaans.

Spaans
Beperkt

Tax compliance

Nederland Deze oplossing is tax compliant voor Nederland.

Nederland
Nee

België Deze oplossing is tax compliant voor België.

België
Nee

Duitsland Deze oplossing is tax compliant voor Duitsland.

Duitsland
Nee

Frankrijk Deze oplossing is tax compliant voor Frankrijk.

Frankrijk
Nee

Oostenrijk Deze oplossing is tax compliant voor Oostenrijk.

Oostenrijk
Nee

Verenigd Koninkrijk Deze oplossing is tax compliant voor Verenigd Koninkrijk.

Verenigd Koninkrijk
Nee

Zwitserland Deze oplossing is tax compliant voor Zwitserland.

Zwitserland
Nee

Andere Deze oplossing is tax compliant met andere landen.

Andere
Nee

Broncode

Closed source Deze oplossing is closed source.

Closed source
Ja

Open source Deze oplossing is open source.

Open source
Nee

Ecosysteem

Ecosysteem Er bestaat voor deze ERP oplossing een ecosysteem van externe partijen die complementaire diensten leveren zoals add-ons en plug-ins.

Ecosysteem
Via derde partij

Gratis trial

Gratis trial Deze oplossing is beschikbaar als gratis trial.

Gratis trial
Nee

Sandbox

Sandbox Dit ERP systeem heeft een sandbox waar aanpassingen en de werking van het systeem kan worden getest voor livegang.

Sandbox
Nee

Casestudies