4 belangrijke functies voor on-premises DMS software

Lokale DMS-software moet altijd over deze functies beschikken.

De introductie van een DMS-software heeft veel voordelen. Voor veel bedrijven is een dergelijke implementatie de eerste, belangrijke stap op weg naar de holistische digitalisering van hun eigen bedrijfsprocessen. Om deze reden willen we de belangrijkste functies van lokale DMS-software die een lokale DMS-software in ieder geval zou moeten hebben, nader bekijken.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een overzicht
• On-premises DMS-software
• Vind de juiste DMS-software
• 1. AVG-naleving gemakkelijk gemaakt
• 2. E-mailintegratie
• 3. OCR
• 4. Snel zoeken naar documenten
• Conclusie: efficiënte processen dankzij moderne DMS-software

DMS-software: een overzicht

De afkorting "DMS" beschrijft een documentbeheersysteem. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit software voor het beheren van digitale documenten. Tegenwoordig is DMS-software veel meer dan alleen een digitaal archiveringssysteem. De huidige DMS-software kan de documentbeheerprocessen in bedrijven aanzienlijk verbeteren.

Op deze manier kunnen waardevolle middelen worden bespaard, die op hun beurt weer gericht elders kunnen worden ingezet. Het gebruik van geschikte DMS-software kan bedrijven uiteindelijk een niet te onderschatten concurrentievoordeel opleveren.

Diverse DMS-markt

Bedrijven vinden het echter vaak moeilijk om de juiste DMS-software te kiezen. De DMS-markt is enorm divers, waardoor velen voor een grote uitdaging staan. Voor bedrijven buiten de branche is het meestal moeilijk om de zaken bij te houden. Een groot verschil tussen systemen is te vinden in het respectievelijke gebruik en licentiemodel. Hierbij moet onderscheid worden gemaakt tussen lokale en cloudgebaseerde software.

On-premises DMS-software

Lokale DMS-software wordt ook wel on-premise software genoemd, omdat deze ‘op de locatie van het bedrijf’ wordt geïnstalleerd en vervolgens van daaruit wordt bediend. Het bedrijf dat de DMS-software gebruikt, is dus eigenaar van de hardware en software. Het heeft dus niet alleen volledige controle over het systeem en de gegevens die erin worden verwerkt, maar draagt ook de volledige verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van onderhouds- en servicemaatregelen.

Differentiatie met de cloud

Cloudgebaseerde software kenmerkt zich op zijn beurt door het feit dat zowel hardware als software ter beschikking wordt gesteld door een externe partij: de softwareleverancier of de cloudprovider. Het bedrijf is dus geen eigenaar van de DMS-software, maar betaalt een meestal maandelijks bedrag voor het gebruik van het systeem.

Vind de juiste DMS-software

Er zijn enkele fundamentele verschillen tussen cloudgebaseerde en lokale DMS-software waarvan bedrijven zich bewust moeten zijn bij het kiezen van geschikte software.

Gehoste DMS-software

Naast de twee "extremen" cloud en on-premise kunnen bedrijven ook kiezen voor gehoste of hybride DMS-software. Bij gehoste DMS-software is de software zelf eigendom van het bedrijf. De server of servers worden echter aangeboden via een zogenaamde serverhost. Dit is verantwoordelijk voor het afhandelen van onderhouds- en reparatiemaatregelen. Er zijn maandelijkse kosten voor het huren van de server.

Hybride DMS

Hybride DMS-software is een hybride van lokale en cloudgebaseerde software. De basis wordt grotendeels verzorgd door lokale software. In sommige bedrijfsonderdelen wordt dit uitgebreid met een cloudinfrastructuur, zodat bepaalde afdelingen DMS-software uit de cloud gebruiken, terwijl andere met een lokale oplossing werken. Dit formulier is vooral handig als het gebruik van de cloud of lokale DMS-software alleen mogelijk is in bepaalde zakelijke gebieden.

Overige onderscheidende kenmerken

Naast het respectievelijke gebruiks- en licentiemodel zijn er nog andere onderscheidende kenmerken die kunnen worden gebruikt om systemen van elkaar te onderscheiden. Zo is het scala aan functies van de respectievelijke DMS-software een doorslaggevend criterium bij het kiezen van een geschikt systeem. Hieronder willen we de belangrijkste functies van lokale DMS-software nader bekijken.

1. AVG-naleving eenvoudig gemaakt

Gegevensbescherming wordt vaak besproken in verband met bedrijfssoftware. En met een goede reden. Want hoewel de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU GDPR) eindelijk in werking is getreden in 2018, is het nog steeds niet ongebruikelijk dat bedrijven de gegevensbeschermingswet overtreden. Het is niet ongebruikelijk dat deze overtredingen leiden tot hoge boetes.

Automatiseringen bieden uitkomst

Moderne DMS-software kan veel van deze overtredingen voorkomen. Bijbehorende automatisering binnen de software zorgt er bijvoorbeeld voor dat verwijderings- of bewaartermijnen probleemloos en zonder extra handmatige inspanning kunnen worden aangehouden.

2. E-mailintegratie

Een andere belangrijke functie van DMS-software is een verbinding met het e-mailprogramma, dat ook de verzending van bijlagen in verschillende formaten ondersteunt. Omdat e-mails nog steeds een grote rol spelen in het tijdperk van snel evoluerende technologieën. "E-mail en sms blijven de belangrijkste kanalen voor merken om te netwerken met hun klanten", zegt Twilio-manager Len Shneyder op horizont.net.

Voorkom media-onderbrekingen

E-mails zijn ook nog steeds van onverslaanbare relevantie op intern niveau of bij het contacteren van zakenpartners. Om een naadloze informatie-uitwisseling zonder mediapauzes te garanderen, dient het DMS te worden gekoppeld aan het eigen e-mailprogramma van het bedrijf.

3. OCR

Bovendien moet DMS-software de mogelijkheid hebben van optische tekenherkenning (OCR). Veel bedrijven zijn nog ver verwijderd van een volledig papierloos kantoor. Om echter uitgebreid documentbeheer mogelijk te maken, moeten zowel analoge als digitale documenten centraal worden beheerd. Dit is mogelijk wanneer analoge documenten worden gedigitaliseerd. Met behulp van OCR kan dit zo worden geïmplementeerd dat de DMS-software ook de inhoud van het document vastlegt.

Een document wordt dus niet als beeldbestand in het systeem opgeslagen, maar bijvoorbeeld als pdf-bestand. Documenten die met OCR zijn gedigitaliseerd, kunnen vervolgens binnen enkele seconden worden weergegeven met behulp van bijvoorbeeld een volledige tekstzoekopdracht.

4. Snel zoeken naar documenten

Last but not least spelen ook zoekfuncties een niet te onderschatten rol. Met behulp van verschillende zoekfuncties kunnen alle belangrijke documenten voor een bepaald item direct worden ingezien.

Conclusie: efficiënte processen dankzij moderne DMS-software

Samenvattend kan worden gesteld dat er enkele fundamentele verschillen zijn tussen lokale en cloudgebaseerde DMS-software waarmee bedrijven rekening moeten houden bij het kiezen van een geschikt systeem.

Met betrekking tot de functionele omvang van een geschikte DMS-software stelt elk bedrijf uiteindelijk individuele eisen. Desalniettemin profiteren de meeste bedrijven van eigenschappen zoals automatiseringen voor wettelijk conforme documentverwerking, e-mail integratie, OCR en snel zoeken naar documenten.

Met de juiste functies kan DMS-software bedrijven optimaal ondersteunen bij alle documentbeheerprocessen. Op deze manier kunt u waardevolle middelen besparen die elders winstgevender kunnen worden gebruikt.