4 voordelen van on-premises DMS software

Lokale DMS-software heeft verschillende voordelen ten opzichte van de cloud. U kunt hier lezen wat deze zijn.

Voor veel bedrijven begint de weg naar holistische digitalisering van alle bedrijfsprocessen met de introductie van DMS-software. Dit moet een einde maken aan de papieren chaos en de documentbeheerprocessen vergemakkelijken. Om echter alle potentiële voordelen van DMS-software te realiseren, moet de DMS-software ook geschikt zijn voor het betreffende bedrijf.

Een doorslaggevend criterium is de keuze van het juiste gebruiks- en licentiemodel. Bedrijven hebben al te maken met de vraag: on-premise DMS-software of de cloud? In een vroeg stadium in het DMS-project. Om deze reden willen we het lokale licentiemodel nader bekijken en de voordelen laten zien van on-premise DMS-software ten opzichte van cloudgebaseerde software.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software?
• 1 - Hoge aanpassingsmogelijkheden
• 2 - Volledige controle over de gegevens
• 3 - Volledige controle over het systeem
• 4 - Betrouwbare toegang - zelfs zonder internet
• Lokale DMS-software: niet alleen voordelen
• Conclusie: Lokale DMS-software is ideaal voor deze bedrijven

Wat is DMS-software?

De afkorting "DMS" verwijst naar documentbeheersystemen. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Moderne DMS-software is veel meer dan een digitaal archiveringssysteem. Door een holistische integratie van DMS-software en andere applicaties, zoals CRM- of ERP-systemen, kunnen processen digitaal in kaart worden gebracht en holistisch worden beheerd.

Voordelen van DMS

Door het gericht aansturen en optimaliseren van processen worden uiteindelijk middelen bespaard, die op hun beurt weer gericht elders kunnen worden ingezet. DMS-software heeft veel voordelen voor bedrijven. Dit zijn met name:

Verkorting van zoektijden
Vereenvoudigde kennisoverdracht
Wettelijk conforme documentverwerking
Tijd besparen
Slankere processen
Verlaging van print- en bezorgkosten
Versiebeheer
Besparing van archiefruimte
Auditbestendige opslag
Ontlasting van inboxen

Door geschikte DMS-software te gebruiken, kunnen bedrijven een niet te onderschatten concurrentievoordeel creëren.

De juiste DMS-software kiezen

De keuze voor een adequaat systeem is echter een uitdaging die voor veel bedrijven niet mag worden onderschat.
De enorme variëteit op de DMS-markt zorgt ervoor dat het vinden van een geschikt systeem voor veel bedrijven een tijdrovende, gecompliceerde onderneming wordt.

Een kwestie van het licentiemodel

Veel ongeschikte systemen kunnen echter in een vroeg stadium worden geëlimineerd op basis van hun gebruik en licentiemodel, aangezien dit voor veel bedrijven een doorslaggevend criterium is. In wezen moet een onderscheid worden gemaakt tussen cloudgebaseerde en on-premise of lokale DMS-software.

Lokaal vs. Cloud

Terwijl on-premise DMS-software op de eigen servers van het bedrijf wordt geïnstalleerd en van daaruit wordt bediend, wordt de hardware voor cloudgebaseerde systemen geleverd door de DMS-softwareleverancier. Het bedrijf bezit geen DMS-software of hardware. Het systeem wordt beheerd via een veelal internationaal servernetwerk. In het volgende willen we de lokale DMS-software nader bekijken en laten zien wat er spreekt om voor dit licentiemodel te kiezen.

1. Hoge aanpassingsmogelijkheden

Een groot voordeel van lokale DMS-software is de hoge flexibiliteit in termen van maatwerk en aanpassingsmogelijkheden. Aangezien het bedrijf hardware en software aanschaft, heeft het de volledige controle over eventuele aanpassingen. Om deze reden kan lokale DMS-software een adequaat alternatief zijn, vooral voor bedrijven met zeer individuele processen.

Cloud kan maar beperkt worden aangepast

In principe kan cloudgebaseerde software ook tot op zekere hoogte worden aangepast aan de individuele behoeften van een bedrijf. Dit is echter slechts tot op zekere hoogte mogelijk. Omdat de software zelf hier al is geschreven en later niet door het bedrijf of externe serviceproviders kan worden aangepast, omdat de provider nog steeds eigenaar is van de software. Aanpassingen zijn daarom alleen mogelijk door bestaande modules te boeken of indien nodig te annuleren.

2. Volledige controle over de data

Een veelgebruikt argument voor lokale DMS-software en tegen cloudservices is gegevensbescherming. Maar hoe zit het met gegevensbescherming met on-premise DMS-software? Zijn gegevens echt veiliger op lokale systemen dan in de cloud?

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Door te kiezen voor lokale DMS-software krijgen bedrijven de volledige controle over de gegevens die erin worden verwerkt en over alle gegevensbeschermingsmaatregelen. Dit betekent echter ook dat het hun verantwoordelijkheid is om passende maatregelen te nemen.
Met cloudgebaseerde DMS-software moeten bedrijven gewoon tot op zekere hoogte vertrouwen op de consciëntieusheid van de cloudoperator met betrekking tot gegevensbescherming.

Beheer van cloudgegevens in andere EU-landen

Een andere factor speelt ook een doorslaggevende rol: het hoofdkantoor van de cloudoperator. Europese bedrijven zijn voor clouddiensten nog sterk afhankelijk van buitenlandse aanbieders. Deze zijn vaak gevestigd in landen zoals de Verenigde Staten, waar Europese gegevensbeschermingsregels zoals de AVG niet van toepassing zijn.

Bedrijven die gebruik willen maken van de diensten van deze providers moeten zich vooraf informeren over de daar geldende gegevensbeschermingsregels en er actief voor waken dat deze niet in strijd zijn met de AVG.

3. Volledige controle over het systeem

Doordat het bedrijf zoals eerder vermeld in het bezit is van het systeem bij gebruik van lokale DMS-software, heeft het daarmee ook de volledige controle over de uitvoering van onderhouds- en reparatiemaatregelen.

Zelf het tijdstip van updates bepalen

Dit betekent dat bedrijven zelf beslissen wanneer en wanneer bepaalde updates nodig zijn. Bij gebruik van cloud-gebaseerde DMS-software worden updates verzorgd door de provider zodat bedrijven geen invloed hebben op de noodzaak en timing.

Afhankelijkheid van de aanbieder

Door het gebrek aan controle over het systeem zorgt het gebruik van DMS-software uit de cloud voor een grotere afhankelijkheid van de DMS-provider dan bij lokale oplossingen het geval is. Dit geldt ook bij een onverwacht incident. Als er een storing is bij de provider, kunnen bedrijven niet helpen het systeem te repareren en moeten ze gewoon wachten tot het is opgelost.

In het ergste geval heeft het personeel gedurende deze tijd geen toegang tot het systeem en zijn er aanzienlijke beperkingen in de dagelijkse praktijk.
Met lokale DMS-software hebben bedrijven daarentegen de volledige controle over de bijbehorende onderhoudsmaatregelen en kunnen ze ofwel intern door hun eigen IT-afdeling afhandelen, ofwel extern door een serviceprovider in te schakelen.

4. Betrouwbare toegang - zelfs zonder internet

Last but not least spreekt het feit dat een stabiele internetverbinding niet langer nodig is, in het voordeel van de aanschaf van lokale DMS-software. Cloudgebaseerde systemen hebben veel voordelen. Bedrijven kunnen echter alleen profiteren van deze voordelen als ze ook toegang hebben tot het systeem. Met on-premise DMS-software is dit op elk moment nodig, zelfs zonder internetverbinding, aangezien de servers zich op het bedrijfsterrein bevinden.

Beperkte offline functies in de cloud

Dit is niet het geval met de cloud. Veel systemen hebben inmiddels functies die ook offline kunnen worden gebruikt. In de meeste gevallen is de omvang van offline functies echter nog zeer beperkt, aangezien het cloudmodel uiteindelijk gebaseerd is op het gebruik van internet. Als de verbinding wordt verstoord, kan dit leiden tot aanzienlijke beperkingen die kunnen worden vermeden door lokale DMS-software te gebruiken.

Lokale DMS-software: niet alleen voordelen

Bovenstaande punten zijn essentiële voordelen van lokale DMS-software ten opzichte van de cloud. Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat elk gebruiks- en licentiemodel zowel voor- als nadelen heeft. In het geval van on-premise DMS-software zijn de nadelen bijvoorbeeld:

• Hoge acquisitiekosten
• Beperkte schaalbaarheid
• Verantwoordelijkheid en extra inspanning

Er is dus geen algemene aanbeveling voor lokale DMS-software en tegen de cloud. Bedrijven moeten veeleer omgaan met hun individuele behoeften en, op basis van een gedetailleerde analyse van de huidige situatie, evalueren welk gebruiks- en licentiemodel het beste aansluit bij hun eigen vereisten.

Conclusie: Lokale DMS-software is ideaal voor deze bedrijven

Lokale DMS-software is in principe altijd aan te raden wanneer bedrijven een groot aantal zeer individuele aanpassingen nodig hebben om hun eigen processen optimaal in kaart te kunnen brengen.

Complexere invoer, maar volledige controle

U dient echter over de juiste middelen en capaciteiten te beschikken om het systeem in uw eigen bedrijf te implementeren en van daaruit zelf te bedienen. Op deze manier profiteren zij echter ook van volledige controle over het systeem en de daarbij behorende keuzevrijheid en onafhankelijkheid.