Cloud DMS-systeem voor het MKB

Wat kan een Cloud-gebaseerd DMS-systeem betekenen voor de kleine en middelgrote ondernemingen?

De vraag naar holistische Document Management Systems (DMS) stijgt voortdurend. Een eigen DMS-oplossing, die aan alle vereisten van de onderneming voldoet, is een lonende investering voor ondernemingen van alle groottes. Vooral bedrijven met een groot documentenverkeer, zoals bijvoorbeeld redacties, uitgevers, advocatenkantoren of medische praktijken, profiteren hiervan, aangezien men de datasilo’s reduceert en de processen vereenvoudigt.

Maar niet elk DMS-systeem is geschikt voor alle klantenkringen. Zo hebben bijvoorbeeld service providers totaal andere vereisten bij een nieuw DMS-systeem dan groothandelaars.

Verschillende vereisten voor DMS-systemen

Niet enkel de branche definieert over welke eigenschappen en functies een DMS-systeem moet beschikken. Zo bestaat er een groot verschil tussen kleine en middelgrote ondernemingen (afgekort KMO’s) en grote bedrijven op het vlak van ressources.

Volgens de definitie van de Europese commissie is een KMO ‘een onderneming met minder dan 249 werknemers en een jaaromzet van hoogstens 50 miljoen Euro, of een balanstotaal van maximum 43 miljoen Euro’.

Uit de door de definitie begrensde omzet resulteert een beperkter budget voor het implementeren van een eigen DMS-systeem. Toch ligt er een groot potentieel bij KMO’s. Ze vertegenwoordigen ruim 90% van alle ondernemingen in Europa, en domineren dus duidelijk de markt. Volgens onderzoek van Jigsaw Research GmbH hebben velen van deze ondernemingen hun potentieel op het vlak van digitalisering nog niet volledig uitgeput:

“De digitalisering bij de middenstand is in 2017 reeds aanwezig, maar vele Duitse KMO’s moeten nog veel inhalen wanneer het gaat om de concrete implementatie van digitale infrastructuren.”

Maar hoe zien de specifieke vereisten van kleine en middelgrote ondernemingen voor een nieuw Cloud-gebaseerd DMS-systeem eruit? En hoe kan men aan deze vereisten voldoen met de geringe beschikbare financiële middelen?

Kostenvoordeel bij een Cloud DMS

Bij de implementatie zelf zijn Cloud-oplossingen in veel gevallen gunstiger dan On-Premises systemen, aangezien de KMO bijvoorbeeld niet moet investeren in de aanschaffing van eigen servers. Daar komt nog bij dat vooral kleine ondernemingen niet over het nodige personeel beschikken om zich bezig te houden met de implementatie, de nodige hardware en het regelmatig actualiseren van de software. Ook op dat vlak zijn Cloud-gebaseerde DMS-systemen voordelig, aangezien de verantwoordelijkheid bij de aanbieder ligt. De KMO bekomt enkel een licentie voor een functioneel compleet pakket, dat in een ideale situatie meteen kan ingezet worden.

Open-Source DMS-systemen: een goede start

Sommige KMO’s, met onvoldoende middelen, kiezen bij de aanschaffing van een eigen DMS-oplossing voor Open-Source DMS-systemen. ‘Open’ slaat hierbij op de broncode die voor iedereen vrij toegankelijk is. Hierdoor kan iedereen aanpassingen aan het programma doorvoeren, ervan uitgaande dat de nodige programmeerkennis beschikbaar is. 

Wanneer de broncode vrij toegankelijk is, zoals bij Open-Source DMS-systemen, kunnen ondernemingen de software vanzelfsprekend aanpassen naar de eigen wensen. Zolang de nodige nowhow beschikbaar is, kan men aanpassingen zodanig gaan doorvoeren dat de bedrijfsprocessen ingekort worden en ondernemingen op deze manier op waardevolle ressources kunnen besparen. Aangezien deze ressources vooral bij KMO’s relatief beperkt zijn, kunnen Open-Source DMS-oplossingen een goed alternatief bieden. 

Nadelen van Open-Source DMS

Omgekeerd betekent dit ook dat ondernemingen die niet over de nodige programmeerkennis beschikken niet de mogelijkheid hebben om het DMS-systeem aan te passen, en zich moeten behelpen met de beschikbare standaardversie. 

Hier komt nog bij dat Open-Source oplossingen door deze lage kosten over het algemeen over weinig features en geringe mogelijkheden beschikken. In veel gevallen kan de provider extra toepassingen toevoegen aan het Open-Source systeem, maar dit brengt opnieuw kosten met zich mee, die men eigenlijk net wou vermijden door voor dergelijke systemen te kiezen.

Een ander groot onderscheid in vergelijking met duurdere alternatieven zit in de technische support. Bij omvangrijke complete pakketten is technische support meestal de klok rond beschikbaar. Bij Open-Source DMS-systemen zijn gebruikers veelal eerder op zichzelf aangewezen. Wanneer men toch ondersteuning nodig heeft, moet men hier vaak een grote som voor neerleggen.

Daarom moet elke KMO bij de aanschaf van een DMS-systeem goed de voor- en nadelen van een Open-Source oplossing afwegen, en voor zichzelf uitmaken of de investering in een DMS-systeem dat meteen aan alle vereisten voldoet loont, of dat men eerder voor een Open-Source oplossing kiest en men de ondersteuning kan invullen met eigen middelen.

Afhankelijkheid van de provider?

Zelfs wanneer een KMO op voorhand beslist dat de Open-Source oplossing zelf, zonder toegevoegde functies, volledig voldoende is, moet men in elk geval de kosten voor eventuele extra features kennen. Het gebeurt vaak dat gebruikers na enige tijd de DMS-oplossing zodanig gewoon zijn, dat ze tot op zekere mate afhankelijk zijn van de provider.

Wanneer men dan op een bepaald moment toch een extra functie nodig heeft, zijn ondernemingen vaak geneigd deze bij de actuele provider aan te kopen, in plaats van een nieuwe Open-Source oplossing te implementeren die gewenste functie eventueel reeds standaard implementeert. Daarom is het belangrijk om van tevoren te overwegen welke functies eventueel in de toekomst relevant kunnen worden, gezien de huidige ontwikkelingen.

Conclusie: planning en langzame implementatie van het Cloud DMS-systeem

Welke DMS-oplossing uiteindelijk de juiste is, moet elke onderneming zelf bepalen. Het is belangrijk om erbij stil te staan dat ondernemingen die voor de eerste keer een DMS-systeem willen implementeren, er zich vermoedelijk niet tot in het detail bewust van zijn welke functies ze precies nodig hebben. We raden aan om vanaf het begin zo veel mogelijk opties open te houden. Open-Source oplossingen kunnen hier een eerste goede stap zijn, zolang men zich bewust is van de beperkingen bij dergelijke systemen.

Bovendien verloopt de introductie van een DMS-oplossing in de praktijk niet altijd even soepel als verwacht. Om te voorkomen dat te veel processen gelijktijdig parallel verlopen, kan het voordelig zijn om het nieuwe DMS-systeem eerst op slechts één afdeling te implementeren.