De nadelen van een Cloud DMS
We werpen een blik op de zwaktepunten van een DMS in de cloud, zodat u kunt bepalen of de software écht bij u past.
In ons dagelijks leven maken we al lange tijd gebruik van verschillende cloud-oplossingen. De afbeeldingen op onze telefoons worden automatisch online opgeborgen en wanneer we een Word-document bewerken, wordt er tegelijkertijd een online back-up van gemaakt. Dat is fijn, want dan weten we zeker dat onze bestanden niet volledig verloren kunnen gaan.
Het is daarom ook niet verrassend dat moderne bedrijfssoftware steeds meer in de cloud wordt geïmplementeerd. Maar is dit wel veilig? Betekent dat niet dat kwaadwillenden toegang kunnen krijgen tot uw gevoelige bedrijfsgegevens?
Wij zetten de belangrijkste kenmerken van een Document Management Systeem (DMS) in de cloud voor u op een rij en zullen ontdekken welke nadelen ze met zich meebrengen. Maar onthoud: van ieder nadeel, kan natuurlijk ook een voordeel gemaakt worden.
Inhoudsopgave
- De flexibiliteit van een Cloud DMS
- Het kostenplaatje
- Afhankelijkheid van de provider
- Uw documenten in de cloud: is dat wel veilig?
- Een Cloud DMS: wel of niet doen?
De flexibiliteit van een Cloud DMS
De flexibiliteit van cloud-software is één van de belangrijkste manieren waarop het zich onderscheidt van andere oplossingen. Door uw documenten in de cloud op te slaan, heeft u waar en wanneer dan ook toegang tot uw documenten. Het onderhoud aan de server is ook niet aan u besteed, dat is immers de taak van de provider van de software.
Veel grote cloudleveranciers bieden een standaardpakket aan, die met verschillende softwaresystemen verbonden kan worden. Maar wat als uw bestaande systeem niet onder deze categorie valt? Dan staat het ene systeem niet in verbinding met het andere, waardoor u uiteindelijk terug bij af bent. Het is dus belangrijk dat u op zoek gaat naar een cloudleverancier die flexibel genoeg is en uw bestaande software met de DMS-software kan koppelen.
Verbinding met het internet
De vereiste om met het internet verbonden te zijn is een argument dat als voor- en nadeel gebruikt kan worden. Het is een voordeel omdat u hierdoor op locatie bij een klant ook kunt beschikken over real-time gegevens. Maar als u de verbinding met het internet tijdelijk verliest of er geen netwerk beschikbaar is, dan heeft u geen toegang tot uw softwareomgeving.
Steeds meer softwareontwikkelaars hebben hier overigens inmiddels een oplossing voor bedacht. Zo kan de data bijvoorbeeld offline gesynchroniseerd worden, zodat u in ieder geval kan werken met de gegevens die in het systeem stonden op het moment dat u uw internetverbinding verloor. Zodra u weer online gaat, zal alle informatie automatisch geüpdatet worden.
Het kostenplaatje
Een ander ‘unique selling point’ van cloud-software is de lage prijs ervan. De software wordt immers niet bij u op locatie geïnstalleerd, maar op een server die in het beheer is van de aanbieder. De acquisitiekosten zijn dus een stuk lager. Maar, de maandelijkse kosten van cloud-software zijn weer een stuk hoger. U betaalt namelijk niet alleen voor de software, maar ook voor de kennis en ervaring van de provider, die tevens het onderhoud van het datacenter voor zijn rekening moet nemen. De kosten die zij maken, worden voor een deel aan u gefactureerd.
Mocht u besluiten om het aantal gebruikers uit te breiden, dan zal dit tevens extra kosten. Op deze manier kunnen de maandelijkse kosten van een Cloud DMS nog weleens flink oplopen. Toch vinden veel bedrijven dit niet erg en besteden ze deze zorgen liever uit, zodat zij zich kunnen focussen op andere bezigheden.
Afhankelijkheid van de provider
In tegenstelling tot een on-premise DMS-systeem, waar het bedrijf zelf verantwoordelijk is voor het beheer, onderhoud en gegevensbescherming, is het bij een cloud-gebaseerd systeem volledig afhankelijk van de provider. Als de leverancier problemen heeft in het eigen datacenter, kan het zijn dat u geen toegang heeft tot de softwareomgeving. Meestal zijn de problemen vrij snel verholpen, maar feit is wel dat u afhankelijk bent van uw leverancier.
Downtime
Downtime is de term die wordt gebruikt wanneer een cloudleverancier de software van een onderhoudsbeurt voorziet. Dit onderhoud kan gestructureerd en gepland plaatsvinden, maar het kan ook zijn dat ze om onvoorziene redenen midden op de dag een update moeten doorvoeren. In dat geval kunt u weer tijdelijk niet gebruik maken van de software.
Uw documenten in de cloud: is dat wel veilig?
In het verleden waren velen in de veronderstelling dat cloud-gebaseerde software onveilig zou zijn. Waarom zou iemand zijn gevoelige gegevens namelijk via het internet toevertrouwen aan een ander? En hoewel cloudontwikkelaars dag en nacht werken aan de verbetering van de veiligheid van hun systemen; de digitale opslag van gevoelige gegevens brengt altijd een risico met zich mee. Voor sommige bedrijven is dit dan ook een reden om van de software af te zien en om te kiezen voor een lokale oplossing.
Een Cloud DMS: wel of niet doen?
Aan het einde van de dag heeft alles in het leven zijn eigen voor- en nadelen. Wat vooral belangrijk is, is dat bedrijven stilstaan bij de impact van de cloud. Denk goed na over de gevolgen die de implementatie met zich meebrengt en of dat iets is waarvan uw organisatie kan profiteren. Want naast de potentiële nadelen die het met zich meebrengt, kent een Cloud DMS-oplossing ook talloze voordelen.
Start uw DMS selectie
Ontdek welke DMS systemen het beste passen bij uw onderneming
DMS voor de evenementenbranche
Lees hier hoe DMS voor de evenementenbranche van dienst kan zijn.
Lees verderCloud DMS-systeem voor het MKB
Wat kan een Cloud-gebaseerd DMS-systeem betekenen voor de kleine en middelgrote ondernemingen?
Lees verder