De 2 belangrijkste koppelingen met lokale DMS-software

Met deze twee koppelingen komt het volledige potentieel van on-premises DMS-software tot zijn recht.

Steeds meer bedrijven vertrouwen op DMS-software voor de gerichte aansturing en afhandeling van hun documentbeheerprocessen. Maar DMS-software is het meest efficiënt als het niet als een geïsoleerde oplossing wordt gebruikt, maar is gekoppeld aan bestaande applicaties en systemen.

Hieronder worden de twee belangrijkste applicaties waaraan een DMS-software moet worden gekoppeld nader besproken. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat de DMS-software precies is.

Inhoudsopgave

DMS-software: een overzicht
Lokale DMS-software
Verbinding met het ERP
CRM-verbinding
Andere belangrijke verbindingen
Conclusie: efficiënte processen via een holistische IT-infrastructuur

DMS-software: een overzicht

De drie letters "DMS" staan voor documentbeheersysteem. DMS-software is dus een systeem voor het beheren van digitale documenten. Moderne DMS-software gaat veel verder dan de functionele reikwijdte van een digitaal archiveringssysteem.

DMS software als samenwerkingstool

Het wordt bijvoorbeeld gebruikt als een krachtige samenwerkingstool waarmee de samenwerking tussen afdelingen aanzienlijk kan worden verbeterd als onderdeel van cross-divisie-workflows.

Soorten beheerde documenten

Veel mensen associëren de term "document" in een zakelijke context met contracten, facturen, stuklijsten of een andere vorm van tekstdocument. Naast tekstdocumenten kan DMS-software vele andere soorten documenten beheren, zoals:
Afbeeldingen
foto's
Videos
Audio-opnamen (bijv. Opnamen van interviews)
Computer Aided Design (CAD) -bestanden
KOUDE documenten (computeruitvoer naar laserschijf)

Afhankelijk van de branche en de onderwerpspecifieke oriëntatie, kunnen in een bedrijf in de dagelijkse praktijk verschillende van dit soort documenten voorkomen. Passende DMS-software brengt al deze soorten documenten bij elkaar zodat ze altijd centraal beschikbaar zijn en vanuit elke business area via het systeem kunnen worden opgeroepen.

Toewijzingsrechten zorgen voor orde en gegevensbescherming

Met verschillende toewijzingsrechten kan software bepalen welke afdeling of welke specifieke medewerker toegang heeft en controle heeft over welke documenten. Dit is niet alleen nuttig om redenen van gegevensbeschermingsrecht, maar zorgt ook voor een overeenkomstig hoog niveau van gebruikersvriendelijkheid en vereenvoudigt de bediening door deze te beperken tot de essentie.

Lokale DMS-software

Bij het kiezen van een geschikte DMS-software moeten systemen worden gedifferentieerd in onder meer gebruik en licentiemodel. Het traditionele model, waar nog veel voor wordt gekozen, is het on-premise model. In dit geval wordt de DMS-software ter plaatse op de eigen servers van het bedrijf geïnstalleerd en van daaruit bediend. Zowel hardware als software zijn dus eigendom van het bedrijf.

Differentiatie met de cloud

Dit is niet het geval met cloudgebaseerde software. Hier worden zowel hardware als software aan het bedrijf geleverd door een externe serviceprovider - de cloudoperator of de leverancier van de DMS-software. Dienovereenkomstig hoeft het bedrijf geen extra inspanningen te leveren om hardware en software te onderhouden. Dit gaat echter ook gepaard met compromissen op het gebied van aanpassingsvermogen, aangezien het een afgewerkt product is dat alleen kan worden gewijzigd door bestaande modules toe te voegen of uit te schrijven.

Kies het juiste licentiemodel ...

Elk gebruiks- en licentiemodel heeft zijn eigen voor- en nadelen. Daarom is er geen algemene aanbeveling voor het ene model en tegen het andere. Bedrijven moeten eerder intensief omgaan met de respectievelijke voor- en nadelen en uiteindelijk een beslissing nemen voor hun eigen bedrijf op basis van hun individuele behoefteprofiel.

... en zorg voor aansluitingen

Het is vooral belangrijk dat de respectieve software of het respectieve model een verbinding garandeert met andere belangrijke componenten van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf. Met lokale DMS-software kunnen overeenkomstige verbindingen in theorie altijd worden geïmplementeerd, aangezien de software onbeperkt kan worden aangepast aan de vereisten van het betreffende bedrijf.
Welke verbindingen bijzonder belangrijk zijn, wordt hieronder nader behandeld.

Koppeling met het ERP

Waarschijnlijk is de belangrijkste DMS-verbinding die met de ERP-software van het betreffende bedrijf. Uiteindelijk worden ERP-systemen niet voor niets ook wel het 'hart', 'brein' of 'ruggengraat' van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf genoemd.

Centraal gegevensbeheer met behulp van ERP-software

Alle centrale bedrijfsgegevens worden beheerd binnen de ERP-software. Deze gegevens zijn afkomstig uit alle centrale, zakelijke gebieden, zoals;

• Personeelszaken / HR
• Inkoop / inkoop
• distributie
• marketing
• boekhouding
• Controlerend
• productie
• Magazijnbeheer

Door de DMS-software te koppelen aan het in-house ERP-systeem, kunnen processen aanzienlijk worden geoptimaliseerd, bijvoorbeeld door bijbehorende automatisering. Uiteindelijk liggen de voordelen van een dergelijke integratie voor de hand, aangezien gegevens uit de ERP-software worden gebruikt om documenten te creëren.

Voordelen van een DMS-ERP-verbinding

Een koppeling tussen DMS en ERP maakt het bijvoorbeeld mogelijk om automatisch rapportages te genereren uit uitgevoerde analyses. Deze kunnen vervolgens zonder extra inspanning rechtstreeks via het systeem naar de directie worden doorgestuurd.
Op HR-gebied kunnen facturen ook gedeeltelijk automatisch worden gegenereerd met slechts een paar klikken, omdat de in het ERP-systeem geregistreerde werk-, verzuim- en vakantietijd zonder media-onderbrekingen kan worden gebruikt.

CRM-verbinding

Naast ERP-software zijn CRM-systemen een ander belangrijk onderdeel van de IT-infrastructuur van veel bedrijven. CRM-software maakt de strategische planning en het ontwerp van alle klantrelatieprocessen mogelijk. Moderne CRM-software maakt veel meer mogelijk dan alleen het beheren van digitale klantbestanden.

Interface met de klant

Sommige systemen hebben bijvoorbeeld belangrijke interfaces met de klant. Een voorbeeld van zo'n interface zijn zelfbedieningsportals of functies waarmee klanten zelfstandig bepaalde taken kunnen uitvoeren die traditioneel handmatig door de klantenservice werden gedaan. Op deze manier worden medewerkers van de klantenservice ontlast en profiteren klanten van een "on-demand" -service zonder extra wachttijden.

Automatische documentexport

Door de DMS-software te koppelen aan het eigen CRM van het bedrijf, kunnen klanten bijvoorbeeld zelf de relevante documenten opvragen. Het systeem zou het zelf kunnen creëren met behulp van automatisering en het via de CRM-verbinding beschikbaar kunnen stellen aan de klant.

Voordelen van een DMS CRM-integratie

Een voorbeeld van het praktische gebruik van een dergelijke functie heeft rechtstreeks te maken met het onderwerp gegevensbescherming - een onderwerp dat niet te maken heeft met bedrijven van alle bedrijfstakken en groottes.

Volgens de AVG hebben klanten van wie de persoonsgegevens door bedrijven worden verwerkt, het recht om op elk moment informatie te krijgen over het doel en het type gegevensverwerking. Als via de CRM-software een bijbehorend klantverzoek binnenkomt, kunnen moderne systemen automatisch alle relevante informatie in een document samenstellen en in een voor de klant bruikbaar formaat beschikbaar stellen.

Een koppeling tussen DMS en CRM zorgt ook op administratief vlak voor tal van voordelen. Zo kunnen bijvoorbeeld alle belangrijke documenten zoals contracten of facturen voor een klant ook worden opgeroepen in de CRM-software in het betreffende klantenbestand.

Andere belangrijke verbindingen

Naast een koppeling met CRM- en ERP-software kunnen bedrijven ook profiteren van andere DMS-software-interfaces. Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld nog steeds aparte software om boekhoudkundige taken uit te voeren.

Boekhouding: Financiële boekhoudinterface

Als de financiële boekhouding (FiBu) nog niet is aangesloten op het ERP-systeem en ook is gekoppeld aan de DMS-software via de DMS-ERP-integratie, wordt een aparte interface tussen de financiële boekhoudsoftware en de DMS-software aanbevolen. Op deze manier kunnen automatisch documenten zoals facturen worden aangemaakt.

Verbinding met een OCR-scanner

Een andere belangrijke verbinding die het potentieel van DMS-software zelf maximaliseert, is die van een OCR-scanner. Aansluitingen op de bijbehorende hardware zijn dus ook relevant.

De afkorting "OCR" staat voor de Engelse term "Optical character recognition". OCR-scanners kunnen de inhoud van analoge documenten vastleggen als onderdeel van het scanproces. Het resultaat is niet alleen een digitale afbeelding van het analoge document, maar een volwaardig document - bijvoorbeeld in pdf-indeling, waarvan de informatie door computers kan worden vastgelegd.

Door een OCR-scanner te gebruiken, kunnen analoge documenten snel en efficiënt worden gedigitaliseerd. Met tekstherkenning profiteren bedrijven dan van DMS-functies zoals een full-text search, waarmee alle belangrijke bestanden voor een specifieke zoekopdracht binnen enkele seconden kunnen worden weergegeven.

Conclusie: efficiënte processen door holistische IT-infrastructuur

Samenvattend kan het potentieel van een DMS-software worden gemaximaliseerd met behulp van een groot aantal verbindingen. Bedrijfssoftware is alleen efficiënt als deze is aangesloten op bestaande applicaties, bijvoorbeeld via interfaces of door middel van integratie.

Op deze manier krijgt de volledige IT-infrastructuur van het bedrijf een holistische oriëntatie en worden geïsoleerde oplossingen en de bijbehorende mediabreuken vermeden.

Uiteindelijk profiteren bedrijven van de holistische integratie van hun IT-infrastructuur door efficiëntere, slankere processen met talrijke automatiseringen. Deze zorgen er op hun beurt voor dat waardevolle middelen worden bespaard, die nu met winst elders kunnen worden binnengehaald.