Wat is on premises DMS software?

Ontdek alles wat belangrijk is over DMS-software en het on-premises gebruik en licentiemodel.

Voor veel bedrijven is de introductie van DMS-software de eerste stap naar een digitale strategie. De redenen hiervoor liggen voor de hand: het digitaliseren van oude, opeenhopende mappen vol niet-systematisch gearchiveerde documenten kan snel leiden tot merkbare verbeteringen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar hoe slaagt de introductie van Project DMS?

Een essentieel criterium voor een succesvol DMS-project is de keuze van de juiste DMS-software. Het gebruiks- en licentiemodel speelt voor de overgrote meerderheid van de bedrijven een grote rol. In wezen moet een onderscheid worden gemaakt tussen on-premise oplossingen en cloudgebaseerde software. Om deze reden willen we on-premise oplossingen nader bekijken en laten zien wat hen onderscheidt van de cloud.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een overzicht
• Wat is on-premises DMS?
• Implementatie van lokale DMS software
• Onderhoud en service van lokale DMS software
• Voor- en nadelen van lokale DMS software
• Conclusie: gebruik en licentiemodel heeft grote impact

DMS-software: een overzicht

"DMS" is de afkorting voor documentbeheersysteem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. De term "document" omvat niet alleen Open Office- of Word-bestanden, maar bijvoorbeeld ook afbeeldingen, spreadsheet-documenten, video's of formulieren (bijv. vanuit EDI). Een DMS-software wordt gebruikt om alle documenten die in het bedrijf ontstaan centraal op één plek te beheren.

Verbindingen met andere systemen

Via passende koppelingen met andere applicaties zoals CRM- en ERP-software ontstaat een holistische IT-infrastructuur die processen zonder mediaonderbrekingen in kaart kan brengen en zo een continue informatiestroom garandeert. Alle belangrijke documenten kunnen voor elk punt op elk relevant punt worden opgevraagd.

Verschillende gebruiks- en licentiemodellen

DMS-software verschilt onder meer in het respectievelijke gebruik en licentiemodel. Lokale on-cloud-gebaseerde systemen vormen tegengestelde uitersten. Gehoste DMS-software en hybride systemen liggen tussen de twee vormen in.

Wat is on-premises DMS?

Het Engelse voorvoegsel "on-premises" betekent letterlijk "op het terrein". Dit is software die ook op het terrein van het betreffende bedrijf wordt gebruikt en wordt ook wel lokaal genoemd. Alle hardware die nodig is om de DMS-software te laten werken, is daarom eigendom van het bedrijf. Dit gaat hand in hand met zowel volledige controle als volledige verantwoordelijkheid voor het systeem en al zijn componenten.

Lokaal vs. Cloud

Dit is niet het geval met cloudgebaseerde DMS-software. Hier wordt de hardware geleverd door de softwareleverancier. Op het gebied van cloudoplossingen zijn met name tijdgebonden en gebruiksafhankelijke contracten tot stand gekomen. De gebruiker - dus het bedrijf - betaalt meestal een maandelijks bedrag voor het gebruik van de software.
Dit is niet het geval met lokale DMS-software.

Implementatie van een lokale DMS software

Aangezien de hardware en software eigendom zijn van het bedrijf, worden er elders kosten gemaakt. De aanschafkosten van on-premise DMS-software zijn bijzonder hoog in vergelijking met cloudgebaseerde oplossingen. Bedrijven moeten eerst investeren in softwarelicenties en hardwarecomponenten zoals servers die niet mogen worden onderschat.

Door het volledige systeem te bezitten, hebben bedrijven niet alleen de volledige controle over de gegevens die erin worden verwerkt, maar kunnen ze ook vrijwel onbeperkt bijsturen. Op deze manier kan een lokaal systeem individueel worden aangepast aan de respectieve vereisten van een bedrijf.

Verschil met de cloud

Dit is niet het geval met cloudgebaseerde DMS-software. Ze worden geleverd in de vorm van commerciële standaardsoftware. Aanpassingen zijn mogelijk door bijvoorbeeld extra modules of add-ons te boeken. Maar aangezien de software zelf al is geschreven, opereren bedrijven binnen vooraf gedefinieerde grenzen.

Het implementatieproces voor on-premise DMS-software is echter uitgebreider en complexer dan voor een cloudoplossing. Na een korte dataoverdracht is deze vaak nog dezelfde dag beschikbaar, mits vooraf alle benodigde organisatorische maatregelen zijn getroffen.

Onderhoud en service van on-premises DMS software

Ook als het om onderhoud en reparatie gaat, zijn er duidelijke verschillen tussen cloudgebaseerde en lokale DMS-software.

Cloud vs. lokaal

Als een cloud-oplossing wordt gebruikt, hebben bedrijven extreem lage onderhouds- en reparatiekosten. Alle maatregelen voor het onderhoud van hardware en software worden afgehandeld door de DMS-provider en cloudprovider. Bedrijven hoeven er alleen voor te zorgen dat voldoende breedbandsnelheden worden gegarandeerd.

Extra inspanning met lokale DMS software

Bij het gebruik van lokale DMS-software moeten bedrijven meer moeite doen om rechtstreeks te vergelijken. Alle onderhouds- en reparatiewerkzaamheden moet u zelf uitvoeren. Dit omvat bijvoorbeeld het regelmatig doorvoeren van updates en upgrades om het blijvende gebruik en de toegevoegde waarde van het systeem voor het bedrijf te garanderen.

Ook moet ervoor worden gezorgd dat de servers altijd voldoende opslagcapaciteit hebben. Anders is het systeem in een noodgeval in eerste instantie mogelijk niet bruikbaar. In de loop van de huidige klimaatveranderingen, die gepaard gaan met steeds hete zomers, moeten bedrijven ook zorgen voor een betrouwbare airconditioning van het eigen datacenter.

Voor- en nadelen van lokale DMS software

Het wordt nu al duidelijk dat on-premise DMS-software niet alleen met voordelen gepaard gaat. Uiteindelijk heeft elk gebruiks- en licentiemodel zowel positieve als negatieve eigenschappen en bijwerkingen, waarvan bedrijven zich bewust moeten zijn voordat ze een geschikt systeem kiezen.
Naast de genoemde punten zijn er nog een paar andere voor- en nadelen waarmee rekening moet worden gehouden bij het nemen van de uiteindelijke beslissing over een model. Om deze reden moeten de concrete voor- en nadelen van lokale DMS-software hier duidelijk worden weergegeven:

Voordelen van een lokale DMS-software

Volledige controle over de volledige IT-infrastructuur
Hoge personalisatie / individualiseringsmogelijkheden
Volledige controle over het systeem (implementatie van updates etc.)
Volledige controle over opgeslagen / verwerkte gegevens
Geen internetverbinding nodig
Relatief lage vervolgkosten
Nadelen van lokale DMS-software (h3)
Hoge acquisitiekosten
Beperkte schaalbaarheid *
Verantwoordelijkheid voor de beveiliging van de gegevens
Verantwoordelijkheid voor onderhoud en reparatie
Verbindt resources van uw eigen IT-afdeling
Beperkte mobiele beschikbaarheid

* De schaalbaarheid van software verwijst naar het vermogen om zich aan te passen aan de veranderende eisen van een bedrijf op het gebied van prestaties.

Conclusie: gebruik en licentiemodel heeft grote impact

Het kan daarom worden gezegd dat de keuze van het gebruiks- en licentiemodel een van de meest fundamentele beslissingen is bij het kiezen van een geschikte DMS-software. Om deze reden mogen bedrijven de beslissing niet licht nemen, noch op basis van voorbehouden of halve waarheden.

Onderzoeks- en behoefteprofiel

Het vereist eerder zowel gedetailleerd onderzoek als het opstellen van een gedetailleerd eisenprofiel om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen. Zowel on-premise DMS-software als de cloud hebben zowel voor- als nadelen. Om deze reden kan geen algemene uitspraak worden gedaan over welk model in individuele gevallen meer aan te bevelen zou zijn.