7 voordelen van een documentbeheersysteem

De 7 belangrijkste voordelen van een documentbeheersysteem (DMS).

Elke dag lopen er talloze documenten rond in een bedrijf, ongeacht uit welke branche het afkomstig is. Vaak zijn meerdere functies belast met de verwerking van een document en moeten daarom met elkaar afstemmen.

In het verleden betekende dit het maken van kopieën van de nieuwste versie en deze te verspreiden onder alle betrokkenen. Na elke wijziging aan het document moest deze stap worden herhaald totdat een proces is voltooid en het document kan worden gearchiveerd. Fysieke mappen worden gemaakt en lange tijd in een archief bewaard.

Een ongelooflijke verspilling van papier en middelen die vandaag verouderd is. Iedereen die vandaag nog volgens deze regeling werkt, zal waarschijnlijk niet lang op de markt kunnen blijven en zal spoedig worden overspoeld door de concurrentie. Omdat deze manier van werken vooral één ding is: inefficiënt.

Op dit punt willen we u dichter bij de voordelen van een documentbeheersysteem brengen. We willen laten zien welke specifieke voordelen u kunt halen uit dergelijke toepassingen voor uw dagelijkse bedrijfsvoering en hoe u de efficiëntie in uw bedrijf duurzaam kunt verhogen.

Wat is DMS? - een definitie

De eerste vraag is wat documentbeheersystemen (DMS) precies zijn. Documentbeheer is in eerste instantie niets anders dan de administratie, organisatie en verstrekking van alle bedrijfsgerelateerde documenten. In de huidige werkwereld lopen talloze documenten rond voor het verwerken van een grote verscheidenheid aan bedrijfsprocessen.

Het is in wezen een kwestie van correct en efficiënt opslaan, archiveren en beschikbaar maken voor gestructureerde verwerking. Aangezien bijna alle documenten nu in digitale vorm zijn, is een digitale oplossing vereist om deze taak te volbrengen. Dit is waar documentbeheersystemen een rol spelen.

Alle gegevens in één centrale database

Deze brengen alle bedrijfsgerelateerde documenten samen in een centrale database, waardoor ze toegankelijk zijn voor alle actoren in het bedrijf. Op deze manier werken alle functies in het bedrijf met dezelfde geldige documenten. Dit betekent uiteindelijk dat documenten minder vatbaar zijn voor fouten en veel sneller bewegen.

Modern DMS meer dan alleen beheerprogramma's

Maar dit zijn slechts enkele voordelen die zo'n applicatie met zich meebrengt. Moderne documentbeheersystemen doen veel meer dan alleen bestanden en documenten opslaan en ordenen. Integendeel, de verdere ontwikkeling van deze systemen brengt nieuwe functies met zich mee, die allemaal tot doel hebben het bedrijf en zijn processen efficiënter te maken.

Waarom is een spanningsmeter logisch?

Vooral kleine bedrijven vragen zich vaak af of een holistische softwareoplossing een verstandige investering kan zijn voor hun dagelijkse bedrijfsvoering. Om op één ding te anticiperen, profiteren vooral kleine bedrijven op een speciale manier van een DMS.

De eerste stap naar digitalisering

Een digitaal documentbeheersysteem is vaak de eerste stap naar het digitaliseren van een bedrijf: het beheer van documenten en hun revisiebestendige archivering heeft gevolgen voor bijna alle bedrijven, ongeacht hun omvang en tot welke branche ze behoren.

Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste voordelen van een documentbeheersysteem en de praktische voordelen van deze systemen in de praktijk belichten. Omdat een van de meest fundamentele voordelen van een DMS ligt in de revisiebestendige opslag en opslag van documenten.

1. Auditbestendige opslag van documenten

Er lopen tegenwoordig talloze documenten rond in bedrijven. Maar document is niet hetzelfde document. Sommige zijn onderworpen aan wettelijke vereisten en bepalingen voor opslag en opslag. Zo moeten factuurdocumenten gedurende een bepaalde periode aan de belastingdienst kunnen worden voorgelegd.

Voortdurend veranderende eisen

Documenten met persoonsgegevens moeten daarentegen binnen een bepaalde periode worden verwijderd, enzovoort. Veel verschillende specificaties veranderen ook van tijd tot tijd en er moet constant rekening mee worden gehouden.

Voldoet aan GDPR

Het is niet altijd gemakkelijk om aan al deze vereisten te voldoen, maar als deze worden genegeerd, kunnen er zware sancties op volgen. Vooral in de loop van de AVG zijn er enkele prominente casestudy's hierover geweest. De verwijderingsdeadlines werden niet gehaald of er waren geen adequate concepten en instrumenten voor het verwijderen van persoonsgegevens.

Voldoen aan de bewaartermijn

DMS-oplossingen ondersteunen u bij het voldoen aan alle wettelijke voorschriften, bijvoorbeeld door erop te wijzen wanneer een bewaartermijn afloopt en het verwijderingsproces automatisch kan worden uitgevoerd. Omgekeerd kunnen documenten voor verwijdering worden geblokkeerd als ze aan bepaalde termijnen zijn onderworpen.

Volledigheid van gegevens belangrijk

Op deze manier worden onbedoelde verwijderingen door de gebruiker voorkomen en staat alles altijd klaar voor de wetgever. Dit geeft een bedrijf de zekerheid die het nodig heeft om zich aan het eigenlijke bedrijf te kunnen wijden.

2. Toegang tot documenten samen

Een van de meest doorslaggevende voordelen van een DMS is de gedeelde toegang tot alle documenten. Op deze manier kunnen alle actoren altijd precies zien wat de status van een document en het bijbehorende werkproces zijn. Dit heeft verschillende voordelen.

Vermijd fouten direct

Dit vermijdt enerzijds verschillende versies van hetzelfde document, die soms verschillende informatie bevatten. Op deze manier worden fouten voorkomen en bevindt iedereen zich altijd op hetzelfde niveau van informatie.

Veranderingen eenvoudig begrijpen en communiceren

Als bijvoorbeeld een bestelling achteraf verandert, worden alle actoren direct geïnformeerd en werken ze niet met verschillende bestellijsten. De informatie wordt veel sneller verspreid in het bedrijf en daarmee worden processen duurzaam versneld.

3. Workflows ontstaan op veel plaatsen

De gedeelde toegang tot alle documenten maakt ook samenwerken aan verschillende processen mogelijk en maakt ze aanzienlijk efficiënter. Een corresponderende workflow kan automatisch worden ingesteld zodra gegevens zijn ontvangen.

Status in één oogopslag

Elke actor weet dan precies welke stappen nog nodig zijn om een bepaald proces te verwerken en kan het document na voltooiing van zijn eigen verwerking vrijgeven voor verdere verwerking.

Snelle en foutloze workflows

Fouten worden vermeden en processen kunnen sneller worden afgerond. Als er bijvoorbeeld een e-mail met een bestelling wordt ontvangen, wordt deze rechtstreeks doorgestuurd naar de juiste plaats voor controle. Zodra dit is gecontroleerd, kan het rechtstreeks worden geëscaleerd naar verzending en facturering.

4. Bespaar kosten op verschillende niveaus

De reden waarom een DMS voor veel bedrijven zo verleidelijk is, komt grotendeels door het enorme besparingspotentieel van deze systemen. Allereerst het voor de hand liggende - met een digitale oplossing voor documentbeheer kunnen papier- en printkosten worden bespaard.

Verouderde archieven en printers

Door digitale archivering zijn verschillende kopieën, afdrukken en verschillende versies op papier volledig achterhaald. Naast papier- en printkosten bespaart dit ook kosten voor ander kantoormateriaal zoals mappen, maar ook opslagruimte daarvoor.
Fysieke archieven zijn ook niet langer nodig voor zover dit op zijn beurt een immense kostenfactor kan vertegenwoordigen.

DMS bespaart tijd en geld

Op een ander niveau bespaart een spanningsmeter veel tijd. Veel processen kunnen worden omgezet in workflows, gedeeltelijk geautomatiseerd en veel sneller dan voorheen. Dit reliëf maakt middelen vrij die elders kunnen worden gebruikt of kunnen worden opgeslagen. Dit betekent verdere kostenbesparingen.

5. Kennis archiveren en doorgeven

Veel DMS-oplossingen hebben tegenwoordig een modern kennisbeheersysteem. Hiermee is het mogelijk de eigen kennis van het bedrijf te archiveren, voor te bereiden en beschikbaar te stellen voor de gebruikers.

Kennisoverdracht moet slagen

Maar al te vaak komt het voor dat een medewerker bij het verlaten van een bedrijf enorm veel kennis heeft. Deze kennis moet echter wel archiveerbaar en dus redelijk zijn. Vandaar een gericht kennismanagement.

Snel inhoud begrijpen

Met een DMS kunnen alle processen, alle processen en uiteindelijk alle bedrijfsgerelateerde data snel en eenvoudig worden gevolgd. Met eenvoudige en snelle zoekfuncties vinden acteurs precies wat ze zoeken.

Vragen van medewerkers snel beantwoorden

Gebruikers kunnen het systeem ook gebruiken om vragen te stellen aan collega's, die ze vervolgens kunnen beantwoorden. De nieuw verworven kennis wordt dan ook weer gearchiveerd en is beschikbaar voor vervolgvragen.

6. Vind en beheer personeel

Een DMS kan een enorme bijdrage leveren aan het aanzienlijk vereenvoudigen van het zoek- en wervingsproces voor sollicitanten. Als een afdeling bijvoorbeeld een behoefte aan een nieuwe medewerker registreert, wordt eenvoudig een bijbehorend behoefteprofiel gemaakt en in het systeem verzonden.

Geautomatiseerde workflows

Het management beoordeelt deze applicatie en geeft deze indien gewenst vrij. Vervolgens wordt automatisch een vacature aangemaakt vanuit het requirementsprofiel en gepubliceerd op uw eigen website of op andere portals.

Systeem zoekt zelfstandig naar een afspraak

De binnenkomende aanvragen kunnen door de beslissers worden gecontroleerd en geëvalueerd. Pas als alle deelnemers hun OK hebben gegeven, zoekt het systeem naar een geschikte datum in de agenda's van de acteurs en nodigt de aanvrager uit. Als dit dan wordt stopgezet, kunnen de onderhandelde voorwaarden rechtstreeks worden overgedragen aan zijn arbeidsovereenkomst.

Voldoen aan opbergruggen

Het gehele sollicitatie- en wervingsproces wordt tot een minimum beperkt. Daarnaast kan het systeem er zelfstandig voor zorgen dat de aanvraagdocumenten binnen de wettelijke termijn worden verwijderd.

7. ECM - de nieuwe generatie

Documentbeheersystemen kunnen tegenwoordig veel meer dan alleen documenten toewijzen en archiveren op basis van hun metadata. Het gaat veel meer om de concrete inhoud van een document.

Inhoud weer scherp

Enterprise content management gaat dus niet alleen over documentbeheer, maar over

Vastleggen
opslag
toediening
output
en behoud

van inhoud. Naast puur documentbeheer gaat het ook om kennisbeheer of workflowbeheer. De inhoud moet snel en gemakkelijk voor iedereen in het bedrijf beschikbaar zijn in een duidelijke database.

Conclusie - Meer dan alleen documenten opslaan

Moderne DMS-oplossingen zijn veel meer dan alleen softwareprogramma's voor het opslaan en beheren van gegevens en documenten. De afgelopen jaren zijn er steeds meer functies en automatisering rondom documentbeheer ontstaan.

Inhoud wordt belangrijker 

De focus ligt steeds meer op de inhoud. Moderne systemen kunnen de inhoud begrijpen en dienovereenkomstig toewijzen. Fysieke documenten kunnen ook worden uitgelezen met OCR en worden overgebracht naar het systeem.

Bespaar kosten en verminder fouten

Uiteindelijk kan een DMS in het bedrijf veel kosten besparen en zijn processen met deze oplossingen ook eenvoudiger, sneller en vooral minder foutgevoelig.