Hoe stelt u het kader voor uw DMS-project?

Lees hier welke randvoorwaarden u moet definiëren voordat u met uw DMS-project begint.

Iedereen die heeft besloten om nieuwe DMS-software in zijn bedrijf te introduceren, wordt vanaf het begin geconfronteerd met een veelheid aan verschillende vragen. Naast budgettering en de projectperiode zijn er ook technische issues, verantwoordelijkheden en vragen over de omvang van de gewenste oplossing.

Hoe u al deze vragen het beste kunt beantwoorden en waarom het aanpakken ervan in het begin zo belangrijk is, willen we in het volgende precies verduidelijken. Voorafgaand willen we echter de algemene functionaliteit van DMS-oplossingen nader bekijken, zodat we beter kunnen begrijpen waarom deze vragen zo belangrijk zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS?
• Technische kant van DMS-software
• Stel randvoorwaarden voor uw DMS-project
• Maak de verantwoordelijkheden duidelijk
• Stel het tijdsbestek in
• Stel het budget in
• Verduidelijk technische vereisten
• Conclusie: er moeten randvoorwaarden worden gesteld

Wat is DMS?

Met DMS wordt in het algemeen het documentbeheersysteem bedoeld. Dit betreft de organisatie van alle maatregelen voor de strategische omgang met bedrijfsgerelateerde documenten en de archivering ervan.

Waar vroeger de nadruk vooral lag op analoge documenten en de bijbehorende bestandsmappen en fysieke archieven, zijn de meeste documenten tegenwoordig bijna uitsluitend digitaal. Daarom wordt een digitaal documentbeheersysteem steeds belangrijker voor moderne bedrijven.

Voorkom fouten

Vaak worden documenten gegenereerd, opgeslagen en doorgestuurd op de individuele computers van de acteurs. Dit zorgt voor talloze verschillende versies van hetzelfde document. Dit zorgt niet alleen voor fouten, maar ook voor onnodig extra werk.

Alles op een centrale database

Digitale documentbeheersystemen zijn softwaretoepassingen die alle documenten van een bedrijf samenbrengen in een centrale database en ze beschikbaar maken voor alle belanghebbenden. Op deze manier is er altijd maar één geldige versie van een document, wat fouten vermijdt en ook zorgt voor snellere processen.

Slanke en efficiëntere processen

Als een document verandert, kunnen alle andere actoren in het bedrijf de wijzigingen ook direct zien. Dit zorgt voor veel nieuwe, efficiëntere processen in het hele bedrijf. In sommige gevallen worden processen zelfs volledig geautomatiseerd door het systeem, waardoor veel resources vrijkomen.

Bespaar kosten op veel gebieden

DMS-softwaretoepassingen hebben ook een enorm besparingspotentieel in termen van papier- en printkosten. Ook fysieke archieven raken verouderd, aangezien de weinige analoge documenten gewoon aan het digitale archief worden toegevoegd. Alle documenten kunnen hier worden opgeslagen met betrekking tot hun specifieke bepalingen en deadlines. Het systeem herinnert u er vervolgens aan om ze te verwijderen of te voorkomen.

Technische kant van DMS-software

DMS-softwareoplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules, die allemaal een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. Een DMS-oplossing bestaat bijvoorbeeld uit de volgende modules:

• Workflow
• Elektronische inkomende en uitgaande facturen
• Zoekfuncties
• Documentverwerking
• Kennisportaal
• Toepassingsportaal
• Import en export van documenten, etc.

Niet elk bedrijf heeft al deze modules direct nodig, andere hebben er nog meer nodig. Naast het scala aan functies is het ook van belang welk licentiemodel je kiest. Meestal koopt u software van de provider en installeert u deze op uw interne servers, waar de gegevens ook worden opgeslagen. In dit geval spreekt men van on premises.

Cloud of lokaal?

In tegenstelling hiermee heeft een bedrijf de mogelijkheid om DMS-software via internet te gebruiken. De software en de gegevens worden opgeslagen op de servers van een cloudprovider. U schaft licenties aan op basis van uw behoeften en u kunt direct aan de slag. Het model van cloud computing is vooral de laatste jaren steeds populairder geworden.

Stel randvoorwaarden voor uw DMS-project

Al deze factoren spelen een belangrijke rol bij het kiezen van een DMS. Daarom is het zo moeilijk om uiteindelijk de juiste oplossing voor uw doeleinden te vinden. Veel bedrijven weten niet eens wat ze zoeken voordat ze daadwerkelijk gaan zoeken. Het is daarom aan te raden om je goed voor te bereiden op het hele DMS-project.

Deze voorbereiding omvat allereerst het definiëren van de randvoorwaarden voor het project. We willen deze randvoorwaarden op dit punt nader bekijken.

Veel factoren om rekening mee te houden

Allereerst, wat zijn de algemene voorwaarden voor een DMS-project? Klassiek gaat het natuurlijk, net als bij elk ander project, om het tijdschema, de verantwoordelijkheden en het budget. Bij softwareprojecten geldt ook het feit dat zowel de technische omstandigheden als de aanwezige expertise in het bedrijf zorgvuldig moeten worden onderzocht.

Verduidelijk de verantwoordelijkheden

Aan het begin van het project is het belangrijk om aan te geven wie er de leiding over heeft, wie erbij betrokken is en of uw eigen personeel de capaciteit heeft om bepaalde rollen in het project op zich te nemen. Het is in ieder geval aan te raden om een projectteam samen te stellen bestaande uit key users van elke afdeling en een projectmanager.

Interface tussen provider en personeel

Hun rol moet dan worden verduidelijkt op basis van uw expertise. Veel bedrijven maken ook gebruik van externe adviesdiensten omdat ze simpelweg niet over eigen capaciteiten beschikken. Een toegewijd projectteam is zeker niet achterhaald. Het vormt eerder de interface tussen het project en de rest van het personeelsbestand.

Acceptatiekans vergroten

Medewerkers er vanaf het begin bij betrekken, heeft ook tal van andere voordelen. Ze kunnen relevante ideeën inbrengen en de huidige probleemgebieden aanwijzen. Bovendien leiden de belangrijkste gebruikers de rest van het personeel op wanneer het systeem live gaat. Dit bespaart niet alleen geld dat anders voor externe diensten zou moeten worden gebruikt, maar verhoogt ook enorm de kans op acceptatie door het hele bedrijf.

Noem dus een projectverantwoordelijke en een projectteam en geef ze de tijd om intensief met het project om te gaan. Als DMS-software van bovenaf aan de medewerkers wordt opgelegd, reageren velen met afwijzing, waardoor in het ergste geval het hele project kan mislukken.

Tijdsbestek instellen

Naast de verantwoordelijkheden voor uw DMS-project, moet ook het tijdschema worden verduidelijkt. Ook hier komen veel zaken bij kijken en zijn veel projectprocessen grotendeels afhankelijk van beslissingen die tijdens het project worden genomen.

Een vraag naar het type implementatie

Zo kan een DMS-implementatie in de cloud doorgaans veel sneller worden geïmplementeerd dan een on-premise variant. Er kunnen ook tijdelijke verschillen zijn met betrekking tot het type implementatie. Ofwel activeer je alle functies in één keer tijdens de go-live, ofwel implementeer je de afzonderlijke functies geleidelijk.

Het tijdsbudget is opgebouwd uit verschillende factoren. Dit zijn in de regel de volgende:

• Voorbereidingstijd (analyse huidige situatie, opstellen specificaties, etc.)
• DMS-zoekopdracht (longlist, shortlist, selectie)
• Testfase (vergelijk en test systemen)
• Aanpassingsfase (individuele aanpassingen aan het systeem)
• Opleidingsfase (opleiding van medewerkers)
• Implementatie (de oplossing live schakelen)
• Herzieningsfase (functionele testen, eventuele verdere aanpassingen)
• Afronding van het project (evaluatie en projectanalyse)

Daarom moet u een DMS-introductie niet lichtvaardig opvatten en moet u niet proberen de processen onnodig te versnellen. Een goede introductie bepaalt het slagen of mislukken van het hele proces. De tijd die op dit punt geïnvesteerd wordt, wordt uiteindelijk toch terugverdiend door de snellere processen.

Stel het budget in

Monetaire budgettering is een zeer belangrijke zaak en vormt een grote uitdaging.Wat velen vergeten, zijn de verborgen en lopende kosten die bij een dergelijk project ontstaan. Laten we dus eens kijken naar deze verborgen kosten. Deze kunnen bijvoorbeeld als volgt worden samengesteld:

• Opleidingskosten
• Budget voor het projectteam
• Verlies van inkomsten voor het projectteam
• Kosten voor individuele aanpassingen
• Kosten voor nieuwe aankopen (hardware, etc.)
• Kosten voor overige externe diensten Enzovoort.

Dit zijn echter alleen de kosten die kunnen ontstaan tijdens een DMS-project. Vaak worden de lopende kosten die aan de oplossing zijn verbonden, volledig vergeten. Onderhoudsdiensten en eventueel licentievergoedingen, enz. Bij het plannen van uw budget dient u daarom vooraf een bepaalde buffer te plannen om uiteindelijk niet overweldigd te worden door de kosten.

Verduidelijk technische vereisten

Ook met betrekking tot de technische omstandigheden in het bedrijf rijzen verschillende vragen, die vooraf moeten worden opgehelderd. Beschikt het bedrijf over de IT-infrastructuur om lokale DMS-software te implementeren en, zo niet, hoeveel zijn de noodzakelijke investeringen in aanpassingen achteraf?

Gebruik uw eigen scanner of service

Ook moet duidelijk zijn welke scanners er in gebruik zijn en of deze voldoende zijn om alle fysieke documenten over te zetten naar digitaal documentbeheer. Veel bedrijven maken ook gebruik van externe diensten bij het scannen van hun documenten. Maar bij gevoelige documenten rijzen hier vragen over gegevensbescherming.

Serverbeveiliging

Men heeft ook te maken met de kwestie van veiligheid in het algemeen. Hoe worden de serverruimtes beschermd tegen fysieke en digitale bronnen van schade? Pas als u al deze vragen adequaat kunt beantwoorden, kunt u bepalen welk type DMS-software geïmplementeerd moet worden.

Conclusie: er moeten randvoorwaarden worden gesteld

Elk bedrijf heeft te maken met de randvoorwaarden voordat een nieuw documentbeheersysteem wordt ingevoerd. Naast de vragen over het budget en het tijdsbestek waarin het project moet worden uitgevoerd, moeten ook verantwoordelijkheden worden gedefinieerd en moeten de technische problemen in het bedrijf worden aangepakt.

Pas als de randvoorwaarden zijn gesteld, kan het project beginnen. Bedrijven die het project maar al te onvoorbereid benaderen, mislukken significant vaker. En het mislukken van een dergelijk project kan soms het voortbestaan van het bedrijf bedreigen. Neem daarom de tijd.