Technologie verandert de DMS-markt

De technologie staat niet stil en dat merkt de DMS-markt ook. Door het ontstaan van nieuwe technologie en het doorontwikkelen van de huidige technologie ontstaan meer toepassingen binnen van een ‘Document Management Systeem’.

Dit zou het voor u een stuk aantrekkelijker kunnen maken om een DMS-systeem te gebruiken. Wij willen u graag inlichten over de meest recentste ontwikkelingen binnen de wereld van DMS. Maar wij gaan het eerst even kort over wat DMS precies is.

Inhoudsopgave

•    Wat is DMS?

•    DMS in de cloud

•    Veiligheid

•    Gebruikersgemak

•    Mobiele functies

•    Documentenbeheer en AI

Wat is een DMS?

De afkorting ‘DMS’ staat voor: Document Management Systeem. Het helpt bij de opslag en verwerking van verschillende soorten documenten. Het doel van DMS is om alle documenten digitaal te maken en op een digitale wijze te archiveren. Dit laat toe om op elk moment een document eenvoudig terug te vinden. Daarbij biedt DMS-software veel functies aan om documenten aan te maken, te coördineren, aan te passen en te controleren.

Zoals rond ieder zakelijk ICT thema gaan ook de ontwikkelingen rond document management snel. Dezelfde trends en ontwikkelingen die we ook tegen komen bij andere bedrijfssoftware spelen ook een rol bij DMS. De steeds verder gaande digitale transformatie, veelzijdigere cloudoplossingen, toenemend gebruik van artificial intelligence en hogere eisen aan gebruiksvriendelijkheid zijn voorbeelden van actuele DMS trends.

DMS in de cloud

De onzekerheid over de veiligheid van online opslag en verwerking van data en documenten ligt nu ver achter ons. Zoals inmiddels alle bedrijfssoftware, data opslag en andere zakelijke applicaties massaal online toegepast worden, geldt dat natuurlijk ook voor DMS systemen. Steeds meer documentbeheeroplossingen worden als cloudoplossing gebruikt, waarbij toegang mogelijk is via laptops, tablets en andere mobiele apparaten. Cloudtoepassingen zullen zich blijven ontwikkelen de komende jaren.

Veiligheid

Documenten kunnen persoonsgebonden zijn of om andere redenen privacygevoelige informatie bevatten. Vanuit de wetgeving (AVG) worden er daarom eisen gesteld aan de veiligheid van de opslag van documenten. In moderne DMS software is dit tegenwoordig goed geregeld en blijft het zich ook verbeteren. Door de toenemende cybercriminaliteit worden de eisen aan dataveiligheid echter ook om die reden natuurlijk steeds hoger. Geavanceerdere maatregelen om de veiligheid te waarborgen blijven dan ook de komende jaren behoren tot de ontwikkelingen.

Gebruikersgemak

Hoe eenvoudiger, logischer en flexibeler een DMS systeem is om mee te werken, des te groter zal de acceptatie ervan zijn bij gebruikers en des te meer mensen het gaan gebruiken. Ontwikkelaars van DMS systemen hebben hierom de laatste jaren steeds meer aandacht besteed aan dit gebruiksaspect van DMS oplossingen. Omdat er steeds vaker van kleine schermen gebruik gemaakt wordt, nemen de eisen aan schaalbaarheid van schermpresentaties toe.

Mobiele functies

Werkplekken zijn steeds mobieler en steeds vaker thuis, zelfs in 2022. En medewerkers die onderweg zijn, willen ook eenvoudig toegang houden tot documenten. Dit stelt steeds hogere eisen aan de mobiele toegankelijkheid van een DMS systeem. Apps voorzien in eenvoudige toegang via smartphones en tablets.

Documentbeheer en AI

De hoeveelheid documenten neemt toe. Het terugvinden van content, maar ook het documentbeheer zelf met alle veiligheidseisen, bewaartermijnen en verwijdermomenten wordt hierdoor steeds complexer. Artificial intelligence (AI) kan hierbij een belangrijke rol spelen. De volgende stap is dat dankzij AI data-analyses mogelijk zijn, dit op basis van de content van documenten.