kosten van Cloud DMS

De kosten van Cloud DMS

Als u DMS-software uit de cloud haalt, zijn de kosten anders dan bij een lokale oplossing. We laten je zien hoe ze verzonnen zijn.

Als u uw DMS-software uit een cloud wilt halen, u veel services uitbesteden die nodig zouden zijn als u deze implementeert op een lokale markt. Daarom zijn de kosten van een cloud DMS-software volledig verschillend. 

Op dit punt willen we een kijkje nemen op deze kosten en hun specifieke samenstelling. Het doel is om te laten zien waar deze variabelen en waar ze zijn rigide. Voordat we dit doen, laten we echter eens kijken naar de algemene functionaliteit van DMS-software. 
Dit zal ons helpen om precies te begrijpen waar de kosten zich voordoen en waar kosten zo goed mogelijk kunnen worden bespaard. 

Inhoudsopgave

Definitie: Was ist DMS-Software? 
Hoe is een DMS software technisch gestructureerd? 
Definitie: Wat is het SaaS-model? 
Factor 1: Het gebruik van de software 
Factor 2: Geheugen en rekenkracht 
Factor 3: Onderhoud en onderhoud 
Factor 4: Beveiligingsmaatregelen om gegevens te beschermen 
Conclusie: Kosten zijn veelzijdig

Definitie: Wat is DMS-Software?

DMS staat voor het zogenaamde document management systeem. In de kern gaat het om de organisatie van alle maatregelen voor de behandeling van documenten die rond het bedrijf lopen. Elke dag produceert en ontvangt een bedrijf talloze verschillende documenten, met verschillende kenmerken. 

Deze moeten worden doorgestuurd, verwerkt en uiteindelijk correct worden opgeslagen, zonder fouten of zelfs verlies van documenten. Dit is niet altijd een gemakkelijke taak, vooral wanneer er een gebrek aan een uniforme structuur. In het verleden werd dit gegeven in de vorm van papieren mappen en fysieke archieven. 

Digitale documenten vereisen digitale DMS

Met de opkomst van steeds meer digitale documenten werd ook de wens naar digitale DMS-strategieën steeds groter. Terwijl alle documenten werden afgedrukt en toegevoegd aan het fysieke archief aan het begin, deze relatie wordt omgekeerd in de huidige dag. In plaats daarvan worden de laatste analoge documenten gescand en toegevoegd aan een digitaal archief. 

Voor deze digitale archieven is een holistische documentmanagementsysteemsoftware vereist, die in staat is om alle bedrijfsgerelateerde documenten centraal te beheren en te controleren. Moderne DMS-oplossingen voegen alle documenten en gegevens van elke afdeling samen in een centrale database en slaan ze op in een vooraf bepaalde mapstructuur. 

Alle acteurs werken met dezelfde gegevens

Op deze manier hebben alle actoren toegang tot alle documenten, die enerzijds de informatiestroom versnellen en anderzijds fouten door meerdere invoer of onjuiste overdracht voorkomen. Maar DMS-softwareoplossingen bieden veel meer voordelen. Door bijvoorbeeld afdelingsgrenzen te overschrijden, kunnen snellere en efficiëntere workflows overal langs specifieke documenten worden vastgelegd. 

Snellere workflows dankzij DMS

Wanneer een document binnenkomt, kan het systeem het herkennen met betrekking tot de inhoud en het direct doorsturen naar de juiste plaatsen. Zodra de bewerking is voltooid, stuurt het systeem het document automatisch door naar de volgende locaties totdat het uiteindelijk in een definitieve versie naar het digitale archief wordt overgebracht. 

Hoe is een DMS software technisch gestructureerd?

DMS software oplossingen zijn meestal modulair. Elk van deze modules bevat specifieke functies en bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Vaak zijn de volgende modules en functies te vinden in een digitale DMS: 

Werkstroom, functie
Elektronische inkomende en uitgaande facturen
Zoek
Dokumentenbearbeitung
Kennisportaal
Bewerbungsportal
In- en uitvoer van documenten, enz.

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden functies toegevoegd of in eerste instantie uitgesloten. Niet alleen in termen van functionaliteit, maar ook gezien het desbetreffende licentiemodel verschillen de DMS-oplossingen op de markt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een systeem lokaal te bedienen op de interne servers, of om software te verkrijgen vanuit de cloud. 

Verschillen tussen licentiemodellen

Deze twee varianten verschillen in vele opzichten. Maar bovenal zijn ze gebaseerd op verschillende kostenmodellen. We willen in meer detail evalueren hoe de kosten van een cloudvariant van een DMS in detail worden gepresenteerd en waar deze verschilt van andere licentiemodellen. 
In tegenstelling tot een lokale variant onderzoeken we de individuele factoren die betrokken zijn bij de prijsstelling van de licentievergoeding en laten we zien hoe deze concreet worden samengesteld. We willen ook een kijkje nemen op de verborgen en indirecte kosten van DMS-software vanuit de cloud. 

Definitie: Wat is het SaaS-model?

In het kader van cloudsoftware hebben we het vaak over het zogenaamde SaaS-model. SaaS staat voorsoftware-as-a-serviceen beschrijft een model waarin software via een cloud wordt geïmplementeerd. De software hoeft niet te worden geïmplementeerd en onderhouden op uw eigen servers, maar kan gemakkelijk worden gebruikt via internettoegang. 

Meer dan alleen softwaregebruik

De service is dat de software niet hoeft te worden geïnstalleerd, of geweldig, aangepast en onderhouden. De provider is ook verantwoordelijk voor de opslag- en rekenkracht, wat de inspanning aanzienlijk vermindert. In de regel betaalt u licentiekosten voor elke account die wordt gebruikt. 
In tegenstelling tot een lokale DMS-software betaalt u alleen voor de accounts en de functies die daadwerkelijk worden gebruikt. Hier is hoe de kosten van royalty's is in detail.

Factor 1: Gebruik van de software

Eerst en vooral koopt u licenties in de cloud met DMS-software volgens uw behoeften. Elke werknemer die toegang tot het systeem nodig heeft, ontvangt een account en kan de software via internet gebruiken. Niet elke werknemer heeft elke functie nodig, daarom kunnen er verschillen ontstaan tussen de afzonderlijke licenties. Uiteindelijk zal dit het bedrijf in staat stellen om geld te besparen. 
U betaalt dus alleen voor de licenties en functies in het systeem, die daadwerkelijk worden gebruikt. Niet elk bedrijf heeft elke functie nodig, dus waarom betalen. Sommige SaaS-modellen voorzien ook in het gebruik van bepaalde opslagcapaciteiten als betalingsmodel. Dit gaat minder over het aantal licenties, dus veel meer over het gegevensvolume. 

Factor 2: Geheugen en rekenkracht

De lokale DMS-implementatie vereist de inkoop van servers die alle gegevens die u wilt verwerken in het systeem kunnen opslaan. Hier zijn soms enorme capaciteiten nodig. In een DMS-oplossing worden deze items verwerkt door de cloudprovider. In grote datacenters worden alle gegevens verwerkt en opgeslagen. 

Deze dienst komt uiteindelijk tot uiting in de samenstelling van de kosten. Zo bestaan de royalty's niet alleen uit de werkelijke software, maar ook uit die computerdiensten. Daarnaast zijn er regelmatig back-ups die ook opslagcapaciteit vereisen. 

Factor 3: Onderhoud en onderhoud

Als u software aanneemt en op uw eigen servers installeert, bent u ook verantwoordelijk voor het onderhoud en onderhoud van het systeem zelf. Anders in de cloud. In dit verband is deze taak voor de exploitant of aanbieder van het systeem. Regelmatige updates en upgrades worden automatisch uitgevoerd. Ook deze service vertaalt zich uiteindelijk in de kosten van DMS-software vanuit de cloud. 

Factor 4: Beveiligingsmaatregelen ter bescherming van gegevens

Gegevensbeveiliging is een uiterst belangrijk en kostbaar probleem. Vooral wanneer gegevens het bedrijf verlaten, moet de bescherming ervan het grootst en te allen tijde worden gewaarborgd. Hiervoor brengen cloudoperators enorme bedragen in rekening. Om passende maatregelen te nemen. 

Naast de fysieke bescherming van de servers is ook een uitgebreide digitale beveiligingsstrategie vereist. Het voordeel voor bedrijven is dat zij op dit moment zelf geen actie hoeven te ondernemen, hoewel niet mag worden vergeten dat elk bedrijf wettelijk verantwoordelijk is voor de bescherming van haar eigen gegevens. Ook deze dienst is uiteindelijk inbegrepen in de kosten van de licenties. 

Conclusie: Kosten zijn veelzijdig

De kosten van een cloud DMS-licentie bestaan uit veel verschillende factoren. U betaalt meestal een maandelijks bedrag voor elke gebruikte licentie en de software binnen het juiste kader gebruiken. Naast het daadwerkelijke gebruik, echter, betaalt men ook voor diverse andere diensten tezelfdertijd, dat is waarom één in deze context van de softwareals-een-dienstmodel spreekt. 

Of het nu gaat om onderhoud en onderhoud, opslag- en rekenkracht of maatregelen om de gegevens te beschermen, de kosten zijn veelzijdig. Als u uw DMS-software uit de cloud wilt halen, moet u zich bewust zijn van welke services u de maandelijkse licentiekosten krijgt en deze afwegen tegen een lokale implementatie. 

Lees meer over:

Start uw DMS selectie

Ontdek welke DMS systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie: DMS systemen worden over het algemeen niet ontwikkeld voor specifieke sectoren. Toch is het belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens de zoektocht naar de juiste software. Leveranciers met ervaring in uw branche snappen sneller uw bedrijfsprocessen waardoor de implementatie soepeler verloopt.

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s) (optioneel)

Waar gaat u het DMS systeem vooral voor gebruiken?

Wilt u het DMS systeem integreren met andere software?

Hoeveel tijd wilt u uittrekken voor de implementatie van het DMS?

Overige vragen

Moet het DMS mobiel beschikbaar zijn?
Moet het DMS offline kunnen werken?
Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging in Nederland?
CRM leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden DMS leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

Verborgen kosten van een DMS implementatie

Niet alle kostenfactoren zijn duidelijk op het eerste gezicht. Meer informatie over DMS-projecten en de verborgen kosten ervan. 

Lees verder

De kosten van een hybride DMS software

De kosten van DMS-software zijn onder andere afhankelijk van het licentiemodel van het systeem. U hier zien hoeveel een DMS-software kost. 

Lees verder

De kosten van lokale DMS-software 

Een lokale DMS software komt op veel verschillende kosten. U hier lezen welke zijn deze en wat je moet overwegen bij het selecteren van DMS. 

Lees verder