De kosten van lokale DMS-software 

Een lokale DMS software komt op veel verschillende kosten. U hier lezen welke zijn deze en wat je moet overwegen bij het selecteren van DMS. 

Iedereen die zich bezighoudt met een nieuwe DMS software wordt altijd geconfronteerd met de vraag van de respectieve licentie model. De basisfunctie hier is de keuze tussen een systeem uit de cloud of een lokale DMS-oplossing. 

Beide varianten zijn gebaseerd op verschillende kostenmodellen. We willen een kijkje nemen op hoe de kosten van een lokale DMS software zijn samengesteld. Voordat we dit doen, laten we echter eens kijken naar de algemene functionaliteit van DMS-software. Dit helpt ons om te begrijpen hoe de verschillende kostenstructuren van deze varianten tot stand komen. 

Inhoudsopgave

• Definitie: Was ist DMS-Software?
• Hoe is een DMS software technisch gestructureerd?
• Wat zijn de kosten van DMS software?
• Factor 1: Acquisitiekosten 
• Factor 2: Hardwarekosten 
• Factor 3: Verborgen kosten 
• Factor 4: De follow-upkosten
• Conclusie: Let op alle kosten van DMS selectie

Definitie: Wat is DMS-Software?

DMS is de afkorting voor het zogenaamde document management systeem. In de kern gaat het om de organisatie van alle maatregelen die een bedrijf heeft genomen om hun documenten die rondlopen, evenals hun audit-proof opslag en archivering te behandelen. 

In vroegere tijden betekende dit vooral papieren mappen die handmatig moesten worden gelabeld en opgeslagen in fysieke archieven. Opslagperioden moesten handmatig in aanmerking worden genomen, wat bij veel bedrijven tot problemen leidt. Maar met de komst van steeds meer digitale documenten groeide de behoefte aan een digitaal documentmanagementsysteem. 

Voer analoge documenten naar de digitale DM

Aanvankelijk werden digitale documenten uitgeprint en aan de fysieke DMS gevoerd. Vandaag is dit omgekeerd. De weinige analoge documenten die nog steeds cirdied worden gescand en gevoed aan digitaal documentbeheer. Maar hoe ziet zoiets er eigenlijk uit?
Moderne documentbeheersystemen slaan alle documenten van een bedrijf op in een centrale database. Deze worden vervolgens opgeslagen in een eerder gedefinieerde mapstructuur. Elke medewerker in het bedrijf heeft dan toegang tot de documenten. Aan de ene kant zorgt dit voor een snellere informatiestroom en anderzijds worden fouten proactief vermeden. 

Slechts één versie tegelijk

Slechts één versie van elk document wordt opgeslagen, zodat verwarring of fouten kunnen worden vermeden door verouderde versies. Dit resulteert in snellere en efficiëntere processen over de respectievelijke afdelingsgrenzen in het hele bedrijf. Overal worden nieuwe snellere workflows gemaakt, waarvan sommige worden ondersteund door automatisering door het systeem. 

Hoe is een DMS software technisch gestructureerd?

Een DMS software bestaat uit modules, elk met betrekking tot een specifiek gebied van verantwoordelijkheid in het bedrijf. De volgende modules zijn vaak te vinden: 

Werkstroom, functie
Elektronische inkomende en uitgaande facturen
Zoek
Dokumentenbearbeitung
Kennisportaal
Bewerbungsportal
In- en uitvoer van documenten, enz.

Afhankelijk van uw behoeften worden veel meer functies toegevoegd of in eerste instantie uitgesloten. DMS-oplossingen verschillen niet alleen qua functionaliteit, maar ook qua licentiemodellen. 

Lokale vs. Cloud-DMS

Een bedrijf heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om software van een leverancier aan te schaffen en op zijn eigen servers te implementeren. Het is ook mogelijk om de software via het internet vanuit een cloud te gebruiken. Beide varianten hebben hun eigen specifieke voor- en nadelen. 

Een vraag over locatie

Terwijl een lokale DMS-software de gegevens in huis houdt, slaat een cloudvariant alle gegevens op op de servers van de cloudprovider op. Op dit moment doen zich altijd problemen met de gegevensbescherming voor. Tegelijkertijd betekent een lokale variant echter altijd een toename van inspanning, capaciteit en vermijdbare kosten. 

Wat zijn de kosten van DMS software?

Op dit punt willen we een meer gedetailleerde blik op de laatste te nemen en laten zien hoe deze kosten zijn samengesteld in een lokale DMS-implementatie. We willen ook het vooroordeel dat een lokale implementatie altijd duurder moet zijn dan een oplossing uit de cloud, ontkrachten. 
De kosten in een DMS-project bestaan uit veel verschillende factoren, die allemaal in aanmerking moeten worden genomen om een echte vergelijking te maken met systemen uit de cloud. Aan de ene kant moeten de directe kosten echter ook in de berekening worden opgenomen. 

Factor 1: Acquisitiekosten

Een belangrijk verschil tussen on-premises en cloud DMS-oplossingen is initiële investering. In het geval van lokale software wordt het volledig bij de leverancier gekocht en geïnstalleerd op de interne servers. Het grote voordeel, men heeft de mogelijkheid om het systeem vrij aan te passen aan uw ideeën en verlangen. 

Aanpassingen kosten tijd en geld

Deze aanpassingen brengen meestal extra kosten met zich mee, omdat externe dienstverleners hiervoor de opdracht krijgen. Zelfs als de expertise beschikbaar is in onze eigen gelederen, dit proces bindt een enorme hoeveelheid middelen en dus kost geld. Elke individuele aanpassing moet voldoende worden getest, wat op zijn beurt tijd kost. 

Software gebruiken in zijn geheel

Echter, door het verwerven van de software in zijn geheel, u ook gebruiken om de volledige omvang. Functies die pas later zinvol zijn, zijn beschikbaar en een willekeurig aantal medewerkers kan met de oplossing werken. Een belangrijk voordeel ten opzichte van de cloud. 

Factor 2: Hardwarekosten

In een lokale DMS-oplossing wordt de software geïmplementeerd op de interne servers. Dit betekent dat er voldoende opslagcapaciteit op staat. Als dit niet het geval is, moet extra capaciteit worden gecreëerd. Dus dat betekent weer investeren. DMS-systemen verwerken dagelijks talloze documenten. 

Servercapaciteit maken

Dit verzamelt snel een hoeveelheid geheugen die de capaciteit van een gewone server overschrijdt. Het netwerk moet ook worden aangelegd en indien nodig moeten nieuwe terminals worden aangeschaft. Last but not least moeten er regelmatig back-ups worden gemaakt. Deze moeten onafhankelijk van de servers worden opgeslagen. Dit betekent dat er meer opslagmedia nodig zijn. 

Fysieke ruimten maken

Naast de hardware zijn ook de lokalen nodig. De servers moeten worden beschermd tegen externe toegang. Dit is digitaal waar, maar ook fysiek. Daarom zijn lokalen vereist die alleen door bepaalde personen kunnen worden binnengebracht, die beschermd zijn tegen brand en ook tegen waterschade en die ook een adequate ventilatie garanderen. 

Factor 3: Verborgen kosten

Als elke resource een geldwaarde krijgt, zijn verborgen kosten zichtbaar binnen een DMS-project. Zo bindt een lokale DMS-implementatie niet alleen financieel kapitaal, maar ook vastgoed, personeel, IT-infrastructuur, enz. Vooral de personeelsfactor speelt hierbij een essentiële rol.

Externe diensten in het softwareproject

Voor veel stappen binnen een softwareproject zijn er overeenkomstige diensten van externe providers. Van zoeken, via maatwerk tot implementatie en training van medewerkers. Al deze diensten kunnen extern worden verkregen. Als bedrijf is het daarom noodzakelijk om af te wegen wanneer een externe dienst de moeite waard is en waar je eigen middelen gebruiken. 

Externe service of eigen capaciteiten gebruiken?

Want op de een of andere manier kost het werk geld. Verborgen kosten kunnen echter niet van een andere aard zijn. Door de verschillende aanpassingen aan het systeem kunnen er fouten optreden, die pas later merkbaar worden. Al in bedrijf, produceert het systeem niet de macht die het zou moeten. Ook hier kan een monetair verlies ontstaan. Daarom zijn voldoende testfasen vereist. 

Factor 4: De follow-upkosten

De aankoop van de software is niet genoeg. Er zijn vervolgkosten door het onderhoud en onderhoud van de software. Aan de ene kant in-house en aan de andere kant door nieuwe updates bij de provider. Medewerkers moeten het systeem voortdurend onderhouden, back-ups opzetten, firewalls vernieuwen, enz. Er zijn extra kosten.

Licentieovereenkomsten met de aanbieder

Om deze updates te ontwikkelen door de provider, de provider vereist meestal ook geld. Via het aankoopbedrag, of via een maandelijkse licentieovereenkomst. Hoe dan ook, deze kosten mogen niet worden vergeten, als je op zoek gaat naar een geschikte DMS-software.

Conclusie: Let op alle kosten van DMS selectie

Lokale DMS-software biedt veel voordelen. De belangrijkste redenen waarom bedrijven nog steeds de voorkeur geven aan een on-premises versie liggen voor de hand. Het systeem kan worden aangepast volgens uw eigen ideeën en de gegevens verlaten uw eigen huis niet. In tegenstelling tot de cloud. 

Maar dit resulteert ook in een ander kostenmodel. Dit is waar hoge initiële investeringen worden gegenereerd, vooral aan het begin van het project, maar lage follow-up kosten. In het geval van de cloud betaalt u daarentegen een constant maandelijks bedrag per gebruiker. Uiteindelijk moet precies worden berekend welke variant het meest geschikt is voor zijn bedrijf. Het feit dat de cloud altijd goedkoper is dan een lokale versie is echter niet houdbaar.