Verborgen kosten DMS

Verborgen kosten van een DMS implementatie

Niet alle kostenfactoren zijn duidelijk op het eerste gezicht. Meer informatie over DMS-projecten en de verborgen kosten ervan. 

In elk project spelen de (potentiële) kosten een doorslaggevende rol. Belangrijke factoren worden echter vaak over het hoofd gezien wanneer de kosten van een softwareproject voor het eerst worden overschreden. Daarom willen we de kosten van een DMS-project onder de loep nemen en laten zien welke gebieden extra kosten kunnen maken naast de werkelijke licentiekosten. 

Inhoudsopgave

DMS-software: een definitie 
Voordelen van DMS-software 
Kosten van DMS-software 
1. Opleiding van werknemers 
2. Individuele aanpassingen 
3. Onderhoudskosten 
Conclusie: Verborgen kosten variëren ook 

DMS Software: Een definitie

"DMS" is een acroniem en is een document management systeem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. 
Alle documenten die in een bedrijf worden gegenereerd, worden centraal op één plaats beheerd. Deze omvatten bijvoorbeeld: 

Tekstdocumenten 
Documenten uit spreadsheet 
Graphics 
Foto 's 
Video 
Audio 
Cad-bestanden (Computer Aided Design) 
COLD-documenten (computeruitvoer naar laserschijf) 
Documenten van EDI (Electronic Data Interchange)

Voordelen van DMS Software

De centrale oriëntatie van een DMS brengt verschillende voordelen met zich mee. 

Verbeterde samenwerking

De samenwerking tussen afdelingen wordt bijvoorbeeld verbeterd omdat alle medewerkers met dezelfde juiste gegevens werken. De integratie van het systeem in de centrale IT-infrastructuur van het bedrijf breekt niet de media. In plaats daarvan wordt een volledige informatiestroom gewaarborgd. 

Minder administratieve inspanning

Aangezien alle gegevens altijd en overal beschikbaar zijn, is dubbel gegevensonderhoud ook verouderd. Dit vermindert de administratieve lasten voor het personeel aanzienlijk. Daarnaast hebben moderne softwareoplossingen automatiseringen die medewerkers bovendien ontlasten op het gebied van administratieve activiteiten. 

Tevreden medewerkers

Aan de ene kant profiteert het bedrijf hiervan, omdat medewerkers in plaats daarvan kunnen overslaan naar meer doelgerichte taken. Maar het personeel wordt ook steeds tevredener, omdat het aandeel monotone taken afneemt. 

Hogere gegevenskwaliteit

Het elimineren van duplicaat gegevensonderhoud vermindert ook het risico op transmissiefouten. Dit verhoogt de kwaliteit van de gegevens die in het systeem worden beheerd. Aangezien gegevens niet zonder reden ook wel "21e-eeuwse olie" worden genoemd, kan een hoge datakwaliteit bedrijven een beslissend concurrentievoordeel geven; op voorwaarde dat ze de bestaande data voor zichzelf laten werken, evalueren en zo waardevolle inzichten krijgen over hun eigen klanten, hun eigen werking of ontwikkelingen in de markt. 

Kosten van DMS software

Het is dan ook duidelijk waarom steeds meer bedrijven kiezen voor bedrijfssoftware zoals DMS. Aan het begin van elk project is het echter belangrijk om te bepalen welke kosten het bedrijf waarschijnlijk zal maken. 

Diverse DMS markt

In feite kunnen de kosten van DMS-software niet forfaitair worden gedefinieerd. De DMS-markt is zeer divers. Van eenvoudige open source oplossingen tot high-performance DMS voor bedrijven, een geschikt systeem kan worden gevonden voor elk bedrijf. 

Directe kosten

Kortom, hoe krachtiger een DMS, hoe hoger de kosten zijn meestal. Dit geldt niet alleen voor het bereik van functies, maar ook voor de capaciteiten van het systeem. Als slechts drie gebruikers nodig zijn, het systeem is meestal veel minder duur dan een DMS-software voor 500 gebruikers. 

Licentiemodel

Daarnaast speelt ook het betreffende licentiemodel een rol. De aankoop van een lokale DMS-software wordt geassocieerd met een relatief hoge investering, omdat zowel hardware als software eerst moeten worden aangeschaft. 
Als daarentegen een cloudgebaseerde software moet worden gebruikt, worden de hoge acquisitiekosten geëlimineerd. In plaats daarvan moet een maandelijkse vergoeding voor het gebruik van het systeem worden betaald aan de cloudoperator. 
Op deze manier is het niet mogelijk om een vast tarief te maken welk licentiemodel duurder is. Het licentiemodel beïnvloedt veeleer wanneer de kosten worden gemaakt. 

Indirecte kosten

Naast de directe kosten zijn er echter ook "indirecte" of "verborgen" kosten. Deze variëren ook van systeem tot systeem en zijn niet alleen afhankelijk van de werkelijke software. 

1. Opleiding van werknemers

Vaak wordt geen rekening gehouden met de kosten van het opleiden van werknemers. Het is van essentieel belang dat het personeel adequaat in het gebruik van het systeem wordt betrokken. Uiteindelijk zijn het de medewerkers die het systeem regelmatig zullen gebruiken in de dagelijkse gang van zaken. Een nieuwe DMS-software kan dus alleen zijn volledige potentieel bereiken als het door het personeel correct wordt geaccepteerd en gebruikt. 

Het is niet mogelijk om de kosten op dit gebied te betalen. DMS-software met een klein scala aan functies is meestal relatief intuïtief in gebruik, terwijl complexere systemen externe training kunnen vereisen. Deze vertegenwoordigen dan een extra kostenfactor. 

Kosten verlagen

Om kosten te besparen, kunnen bedrijven indien nodig intern trainingen aankunnen. Daartoe worden belangrijke gebruikers aangesteld aan het begin van het project, die praktijkervaring kunnen opdoen in het gebruik van het systeem als eerste praktijkervaring en de rest van het personeel op een later moment kunnen opleiden. In geen geval mogen bedrijven de opleiding van werknemers volledig verwaarlozen om kosten te besparen, aangezien dit op lange termijn een negatief effect kan hebben op de toegevoegde waarde van het systeem. 

2. Individuele aanpassingen

Bovendien moeten bedrijven rekening houden met de mate waarin de nieuwe DMS moet worden aangepast aan hun eigen structuren en processen. Moet interfaces hebben; zelfs zelfgeschreven programma's, indien nodig; dit betekent ook een extra kostenfactor. 

Niet opslaan aan de verkeerde kant

Nogmaals, bedrijven moeten echter niet op de verkeerde plaats opslaan om een volledige uitwisseling van gegevens tussen alle toepassingen niet in gevaar te brengen. 

3. Onderhouds- en onderhoudskosten

Een van de meest verwaarloosde kostenfactoren is onderhoud en onderhoud. Deze worden van tijd tot tijd noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het systeem nog steeds van het systeem wordt geprofiteerd. 

Op het gebied van onderhouds- en onderhoudskosten speelt het desbetreffende licentiemodel een doorslaggevende rol. Terwijl bedrijven verantwoordelijk zijn voor de planning en implementatie van passende maatregelen in het geval van lokale DMS-software, zijn cloudsystemen de verantwoordelijkheid van de operator en zijn ze al opgenomen in de maandelijkse kosten. Dit betekent echter niet dat lokale systemen op de lange termijn niet rendabeler kunnen zijn. Om te besparen op onderhoudskosten moeten bedrijven echter intern over de nodige technische knowhow en voldoende capaciteit beschikken. Als er geen specifieke IT-afdeling is om deze taken op zich te nemen, moet een externe dienstverlener worden aangenomen; een andere kostenfactor. 

Conclusie: Verborgen kosten variëren ook

Samengevat kan worden gezegd dat naast de directe kosten in verband met de overname, ook verborgen kosten kunnen ontstaan in het DMS-project. Deze mogen echter bedrijven niet ontmoedigen; zij moeten zich hiervan alleen bewust zijn. 

Mogelijke kostenposten waarmee rekening moet worden gehouden zijn 

  • Opleiding van werknemers 
  • Aanpassingen 
  • Onderhoud en onderhoud 

Door bepaalde taken zelf uit te voeren, kunnen kosten op verschillende plaatsen worden bespaard. Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat hiervoor intern extra capaciteit nodig is. 

Lees meer over:

Start uw DMS selectie

Ontdek welke DMS systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie: DMS systemen worden over het algemeen niet ontwikkeld voor specifieke sectoren. Toch is het belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens de zoektocht naar de juiste software. Leveranciers met ervaring in uw branche snappen sneller uw bedrijfsprocessen waardoor de implementatie soepeler verloopt.

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s) (optioneel)

Waar gaat u het DMS systeem vooral voor gebruiken?

Wilt u het DMS systeem integreren met andere software?

Hoeveel tijd wilt u uittrekken voor de implementatie van het DMS?

Overige vragen

Moet het DMS mobiel beschikbaar zijn?
Moet het DMS offline kunnen werken?
Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging in Nederland?
CRM leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden DMS leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

De kosten van Cloud DMS

Als u DMS-software uit de cloud haalt, zijn de kosten anders dan bij een lokale oplossing. We laten je zien hoe ze verzonnen zijn.

Lees verder

De kosten van een hybride DMS software

De kosten van DMS-software zijn onder andere afhankelijk van het licentiemodel van het systeem. U hier zien hoeveel een DMS-software kost. 

Lees verder

De kosten van lokale DMS-software 

Een lokale DMS software komt op veel verschillende kosten. U hier lezen welke zijn deze en wat je moet overwegen bij het selecteren van DMS. 

Lees verder