DMS-software voor groeiende bedrijven

Snelgroeiende bedrijven hebben flexibele DMS-software nodig die met hen meegroeit.

Voor veel bedrijven is de introductie van DMS-software de eerste, belangrijke stap in de richting van holistische digitalisering van hun bedrijfsprocessen. Het kiezen van het juiste systeem is navenant belangrijk.

Dit moet uiteindelijk de basis leggen voor verdere digitaliseringsmaatregelen. Om deze reden willen we hieronder in detail ingaan op de eisen van groeiende en groeiende bedrijven aan DMS-software.

Inhoudsopgave

• DMS: een definitie
• DMS, ECM, EIM - wat is het verschil?
• Bedrijven uitbreiden
• DMS-software voor organische groei
• DMS-software voor fusies en overnames
• Conclusie: DMS-software voor groeiende bedrijven

DMS: een definitie

Het acroniem "DMS" geeft een documentbeheersysteem aan. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit software voor het beheren van digitale documenten. Vaak wordt de term "documenten" bijna uitsluitend geassocieerd met tekstdocumenten.

Soorten documenten

Veel andere soorten documenten maken deel uit van de dagelijkse werkzaamheden van de meeste bedrijven. De documenten die met DMS-software worden beheerd, omvatten bijvoorbeeld ook:
foto's
Afbeeldingen
Computer Aided Design (CAD) -bestanden
Video-opnamen
Audio-opnamen
KOUDE documenten Computeruitvoer naar laserschijf)
Documenten van EDI (Electronic Data Interchange)
Op deze manier wordt de DMS-software het centrale beheerpunt voor alle bedrijven in het bedrijf.

DMS, ECM, EIM - wat is het verschil?

De afkortingen ECM (Enterprise Content Management) en Enterprise Information Management (EIM) worden vaak gebruikt in combinatie met DMS-software. In normaal taalgebruik worden ze vaak als synoniemen gebruikt. Ook in de praktijk vloeien ze vaak in elkaar over, zodat moderne DMS-software vaak ook ECM- en EIM-functies bevat.

In theorie is ECM-software echter superieur aan DMS-software en ondergeschikt aan EIM-software.

ECM-software

De taak van enterprise content management is niet alleen het beheren van documenten, maar ook de gerichte verstrekking en distributie ervan in het bedrijf.

EIM-software

Enterprise Information Management gaat nog een stap verder. EIM-software houdt zich ook bezig met het optimaliseren van samenwerking in de context van documentbeheerprocessen.

In de praktijk lopen echter, zoals reeds vermeld, de verschillende gebieden meestal in elkaar over, zodat moderne DMS-software vaak ook ECM- en EIM-componenten kan bevatten.

Uitbreidende bedrijven

"Bedrijfsgroei" in zakelijke zin verwijst naar de duurzame toename van de bedrijfsomvang. Deze groei kan zowel organisch als anorganisch van aard zijn.

Organische groei van het bedrijf

Van organische groei wordt altijd gesproken als de groei alleen of "van binnenuit" plaatsvindt. In tegenstelling tot organische groei vindt anorganische groei niet over een langere periode plaats. Dit zijn eerder acute zakelijke beslissingen die leiden tot een ad-hocuitbreiding van het bedrijf. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijfsovernames of fusies (Mergers & Acquisitions, M&A). Afhankelijk van de groei moet geschikte DMS-software aan andere criteria voldoen.

DMS-software voor organische groei

Als een bedrijf organisch groeit, zal het personeelsbestand in de loop van de tijd blijven groeien. Nieuwe medewerkers worden aangenomen en hebben ook hun eigen toegang tot relevante applicaties nodig. Dit geldt ook voor de eigen DMS-software van het bedrijf.

Schaalbaarheid

Om deze reden speelt de schaalbaarheid van DMS-software een bijzonder belangrijke rol voor groeiende bedrijven.
Schaalbaarheid beschrijft het vermogen van software om zich aan te passen aan de veranderende eisen van een bedrijf in termen van prestaties. Dit betreft enerzijds het flexibele aantal toegangen en anderzijds de opslagcapaciteit.

DMS-software uit de cloud: onbeperkte schaalbaarheid

Met cloudgebaseerde DMS-software hebben bedrijven geen bovengrenzen op het gebied van schaalbaarheid. Dit betekent dat extra capaciteit flexibel kan worden geboekt of indien nodig kan worden geannuleerd. Lokale systemen bereiken echter vroeg of laat hun grenzen. Maar ook hier is er in principe de mogelijkheid om extra capaciteiten in te richten. Dit vereist echter in de meeste gevallen extra werk en kosten.

Modulaire opbouw

Daarnaast kan het gebruik van modulaire DMS-software voordelig zijn voor bedrijven die groeien. Een module combineert meestal functies uit een specifiek bedrijfsgebied. Als het bedrijf wordt uitgebreid met een nieuw bedrijventerrein - bijvoorbeeld omdat de productie nu in eigen huis wordt gedaan - kan eenvoudig een bijbehorende module met extra functies worden toegevoegd.

DMS-software tijdens fusies en overnames

Bij fusies en overnames spelen andere criteria een rol. Als twee bedrijven fuseren of het ene bedrijf wordt overgenomen door een ander, komen vaak verschillende IT-infrastructuren samen. De markt voor DMS-software of bedrijfssoftware in het algemeen is zeer divers en groot, zodat kan worden aangenomen dat er verschillende systemen in gebruik zijn.

IT-infrastructuur consolideren

Om het nieuw gevormde bedrijf echter efficiënt te laten opereren, is het nu nodig om de verschillende applicaties onder één dak te brengen en ze te consolideren in een holistische IT-infrastructuur. Afhankelijk van de gegeven interne structuren kan dit een uiterst complex project zijn.

Media-onderbrekingen ...

Niettemin is het een "noodzakelijk kwaad". De werking van geïsoleerde oplossingen resulteert meestal in mediabreuken, die op hun beurt dubbel gegevensonderhoud noodzakelijk maken.

... en vermijd dubbel data-onderhoud

Dit bevordert op zijn beurt transmissiefouten, zodat de kwaliteit van de in de systemen beheerde gegevens afneemt. Dit moet worden vermeden in een tijd waarin gegevens ook wel "olie van de 21e eeuw" worden genoemd. Een bijkomende complicerende factor is dat dubbel gegevensonderhoud altijd gepaard gaat met een overeenkomstige extra administratieve inspanning.

Als de IT-infrastructuur niet volledig kan worden geconsolideerd, moeten er op zijn minst geschikte interfaces worden opgezet om inefficiënties en fouten te voorkomen.

Een unit of een zelfstandig bedrijf?

Maar zelfs anorganisch groeiende bedrijven konden niet op één hoop worden gegooid. De vereisten voor DMS-software worden voornamelijk bepaald door de interne structuren die bestaan na de aankoop of fusie. Moeten de bedrijven als een eenheid opereren of handelt het ene bedrijf nog als een zelfstandige eenheid en is het slechts een onderdeel van het andere bedrijf?

Deze structuren hebben een doorslaggevende invloed op de criteria waaraan geschikte DMS-software moet voldoen. Waar standaardisatie van de IT-infrastructuur voorop staat bij een complete fusie, speelt de multi-client capaciteit van de DMS-software ook een grote rol bij zelfstandig opererende bedrijven.

Conclusie: DMS software voor groeiende bedrijven

Het wordt duidelijk dat groeiende bedrijven zeer verschillende eisen kunnen stellen aan geschikte DMS-software. Deze hebben enerzijds betrekking op de grootte van het bedrijf en vooral op de branche waartoe het behoort.

Vereisten variëren

Daarnaast moet er altijd onderscheid worden gemaakt tussen organische en anorganische groei. Biologisch groeiende bedrijven stellen doorgaans totaal andere eisen aan een adequaat DMS-softwaresysteem dan bedrijven die uitbreiden door een fusie of de aankoop van een ander bedrijf.