DMS-software voor internationale bedrijven

Bedrijven die over de hele wereld opereren, stellen speciale eisen aan DMS-software. We laten je zien welke.

Voor bedrijven die over de hele wereld opereren, meerdere locaties over de hele wereld hebben en klanten van over de hele wereld aantrekken, is het netwerken van bedrijven van fundamenteel belang. Documenten moeten real-time beschikbaar zijn op alle locaties over de hele wereld, gelijktijdig en uniform.

Al deze bedrijven die wereldwijd actief zijn, stellen speciale eisen aan softwaresystemen en vooral aan documentbeheersystemen. Deze moeten de globale structuren van bedrijven kunnen bestrijken. We willen graag nader bekijken hoe deze oplossingen deze uitdaging aangaan, wat deze uitdagingen precies zijn en wat een DMS nog meer moet bereiken voor wereldspelers.

Voordien zullen we echter ingaan op de algemene functionaliteit van dergelijke documentbeheersystemen, ook om beter te begrijpen waarom mondiale spelers niet zomaar kunnen terugvallen op een standaard DMS.

Inhoudsopgave

• Definitie: wat is DMS-software?
• Technische kant van DMS-software
• Een DMS voor internationale bedrijven
• Meertaligheid voor drempelvrij gebruik
• Gemeenschappelijke database voor alle documenten
• Kennisdatabase voor alle actoren
• Conclusie: meer dan alleen documentbeheer

Definitie: wat is DMS-software?

DMS staat voor Document Management System en beschrijft de taak van een bedrijf om de verhuisdocumenten te organiseren. Met andere woorden: alle maatregelen voor de organisatie, archivering en distributie van alle inkomende en uitgaande en alle interne documenten worden beheerd en uitgevoerd met het DMS.

Gegevens veilig opslaan

Wat vroeger vooral werd geassocieerd met fysieke archieven, talloze mappen en duizenden en duizenden kopieën en afdrukken per dag, is nu verschoven naar de digitale sfeer. Tegelijkertijd is het echter nog steeds van fundamenteel belang om een goed gestructureerde en begrijpelijke archivering te garanderen, zodat het dagelijkse werk kan worden bewaard en aan de wettelijke vereisten kan worden voldaan.

Stuur analoge documenten naar het digitale archief

Het is niet belangrijk om de digitale documenten af te drukken en toe te voegen aan de fysieke archieven, maar om de laatste analoge documenten te scannen en toe te wijzen aan het digitale archief. Dit vraagt om een digitale oplossing die wordt aangeboden in de vorm van DMS-software.

Alle gegevens op één plek

Deze bedrijfssoftwaretoepassingen slaan alle documenten van het bedrijf op een centrale locatie op en slaan ze automatisch op in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur op basis van hun inhoud. Met speciale zoekfuncties kunnen de documenten snel en eenvoudig worden gevonden door alle partijen met toegangsrechten.

Versiebeheer voor beveiligde processen

Doordat er maar één versie van een document is, worden fouten veroorzaakt door duplicaten bijna geëlimineerd en wordt informatie sneller en beter gedeeld door het hele bedrijf. Hierdoor kunnen diverse processen veel efficiënter en sneller worden gemaakt.

Technische pagina van DMS-software

DMS-softwareoplossingen zijn vaak opgebouwd uit verschillende modules, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. De volgende modules en functies zijn meestal te vinden in moderne DMS-oplossingen:

• Workflow-functie
• Elektronische inkomende en uitgaande facturen
• Zoekfuncties
• Documentverwerking
• Kennisportaal
• Toepassingsportaal
• Import en export van documenten, etc.

Niet elk bedrijf heeft elk van deze functies op dezelfde manier nodig, andere bedrijven hebben echter veel andere vereisten voor hun DMS. De verschillende systemen verschillen niet alleen van elkaar in functionele omvang. Er zijn ook enkele serieuze verschillen met betrekking tot de respectieve licentiemodellen.

Een DMS kan worden geïnstalleerd en beheerd op de eigen servers van het bedrijf, of vanuit de cloud. Bij de laatste variant wordt de software toegankelijk gemaakt via internettoegang. De IT-infrastructuur wordt verzorgd door de cloudprovider en betaald met een maandelijkse licentievergoeding.
In de afgelopen jaren zijn er verschillende modellen op de markt gekomen met elk hun eigen voor- en nadelen. Op de DMS-markt zijn doorgaans de volgende varianten te vinden:

• DMS op locatie
• Cloud DMS
• Hybride DMS
• Gehoste DMS

De laatste twee varianten vertegenwoordigen compromisoplossingen van de eerste varianten: een hybride DMS maakt bijvoorbeeld gebruik van de voordelen van de cloud, maar maakt het tegelijkertijd mogelijk om bijzonder gevoelige data op de eigen servers op te slaan. Met een gehost DMS kunnen de voordelen van een on-premise variant worden benut zonder dat je een eigen server nodig hebt. Deze worden gewoon bij een aanbieder gehuurd.

Verschillende kostenmodellen

Al deze modellen zijn gebaseerd op verschillende kostenmodellen. Terwijl u wordt geconfronteerd met relatief hoge initiële investeringen met lokale DMS-software, worden bij een cloudoplossing de kosten gelijk verdeeld over de gehele gebruiksperiode. Waar een bedrijf uiteindelijk over beslist, hangt af van zijn eigen doelen en omstandigheden.

Een DMS voor internationale bedrijven

Wereldwijde spelers stellen bijvoorbeeld aanzienlijk hogere en diepere eisen aan DMS-software dan bijvoorbeeld het MKB. We willen nu verduidelijken welke deze hieronder in meer detail staan.

Wat zijn wereldspelers

Allereerst is het de moeite waard om aan te geven op wie de term wereldspeler eigenlijk betrekking heeft. Dit betekent bedrijven die over de hele wereld goederen produceren, verhandelen, kopen of verkopen. Wereldwijde spelers kunnen hun goederen niet alleen regionaal verkopen, maar over de hele wereld.

Profiteer van globale verschillen

Wereldwijde spelers gebruiken vaak de voorwaarden in andere landen om hun goederen goedkoper te produceren en ze vervolgens weer in andere landen te verkopen. Dit vereist een wereldwijd verkoopnetwerk dat uniform beheerd moet worden. Hetzelfde geldt voor de benodigde documenten die binnen het bedrijf over de hele wereld circuleren.

Meertaligheid voor drempelvrij gebruik

De meertaligheid van het systeem is een basisvereiste voor internationale bedrijven. Het systeem moet overal ter wereld kunnen worden gebruikt zonder dat taalbarrières in de weg zitten.

Werk in je eigen moedertaal

Veel DMS-providers bieden hun systemen daarom in veel verschillende talen aan, zodat medewerkers over de hele wereld te allen tijde begrijpen hoe het systeem moet worden gebruikt. Sommige systemen gaan zelfs een stap verder en hebben automatische vertaalprogramma's geïntegreerd in hun DMS.

Vertalingen rechtstreeks in het systeem

Hierdoor is het zelfs mogelijk om e-mails, facturen of productbeschrijvingen snel en eenvoudig te vertalen. Zeker voor een geïntegreerde kennisdatabase kan dit een zeer voordelige functie zijn.

Opties voor meerdere valuta's

Wat voor taal geldt, moet ook voor valuta gelden. Het systeem zou ook in staat moeten zijn om meerdere valuta's te verwerken. Als producten over de hele wereld worden aangeboden, dan worden deze ook in de lokale valuta afgerekend. Het systeem moet dus facturen in de betreffende nationale valuta kunnen verwerken.

Gemeenschappelijke database voor alle documenten

Kort gezegd is een DMS een database-gebaseerde applicatie die alle bewegende documenten in deze database centraliseert. Als een bedrijf wereldwijd actief is, is het moeilijk om alle afdelingen toegang te verlenen tot deze database, deze wordt op de interne servers geïnstalleerd.
Veel bedrijven gebruiken hiervoor een private cloud waarin alle documenten zijn opgeslagen. De database is overal ter wereld toegankelijk via een geschikte netwerktoegang.

Kennisdatabase voor alle actoren

Interne bedrijfscommunicatie is van enorm belang voor wereldspelers. Kennis moet van de ene kant van de aarde naar de andere worden getransporteerd, zodat alle lichamen te allen tijde weten wat ze moeten doen. Een gemeenschappelijke kennisdatabase helpt enorm.

Snel antwoord op specifieke vragen

Medewerkers kunnen hier vragen stellen, die vervolgens door alle belanghebbenden over de hele wereld kunnen worden beantwoord en vervolgens kunnen worden gearchiveerd. Op deze manier wordt mondiale kennis geleidelijk verzameld en is deze op lange termijn beschikbaar voor alle belanghebbenden in het bedrijf.

Bouw interne wiki

Op dit punt kan ook een interne wiki worden aangemaakt zodat eenvoudige vragen van medewerkers snel zelf kunnen worden beantwoord. De interne communicatie wordt enorm verbeterd en de kennis blijft voor de lange termijn in het bedrijf.

Conclusie: meer dan alleen documentbeheer

Moderne DMS-oplossingen kunnen op veel verschillende niveaus veel voordelen opleveren. Er zijn momenteel oplossingen op de markt die in staat zijn om adequaat te voldoen aan de specifieke vereisten van wereldwijd actieve bedrijven.

Naast meertaligheid en een multi-valutafunctie omvatten deze ook een globale databasestructuur en een uitgebreide kennisdatabase. Het is ook belangrijk ervoor te zorgen dat het systeem wereldwijd uniform kan worden gebruikt, zelfs met verschillende wettelijke vereisten van de verschillende overheden.

Bij het zoeken naar een geschikte DMS-software voor de doeleinden, is het belangrijk ervoor te zorgen dat het systeem ook wereldwijd aan de specifieke eisen kan voldoen. Daaronder vallen naast het bovenstaande bijvoorbeeld ook de verschillende belastingvereisten in de verschillende landen.