DMS-software voor startups

Start-ups staan ​​nog aan het begin en hebben behoefte aan DMS-softwareoplossingen die optimaal in hun behoeften voorzien.

In onze snel bewegende tijden geldt voor bedrijven het volgende: Innoveren of sterven. Wie zichzelf niet opnieuw uitvindt en geen duurzame strategieën ontwikkelt, loopt het risico op de lange termijn het contact te verliezen en bijvoorbeeld ingehaald te worden door een innovatieve start-up.

Startende bedrijven gaan echter altijd gepaard met een extreem hoog risico. Hieronder leest u hoe een geschikte DMS-software start-ups die nog aan het begin staan optimaal kan ondersteunen.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software?
• Een blik op startups
• Criteria voor een DMS-software
• 1. Ongecompliceerde introductie van DMS
• 2. Gebruiksgemak
• 3. Uitgebreide ondersteuning
• 4. Schaalbaarheid
• Conclusie: het juiste DMS voor startups

Wat is DMS-software?

"DMS" is een acroniem en beschrijft een documentbeheersysteem. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit een software voor het beheren van digitale documenten. Moderne DMS-software is veel meer dan alleen een digitaal archiefsysteem.

ECM en EIM

Tegenwoordig in combinatie met DMS-software, ECM of. EIM-software het gesprek. Deze afkortingen duiden respectievelijk Enterprise Content Management en Enterprise Information Management aan.

Enterprise content management houdt zich in wezen bezig met de gerichte distributie van documenten, gegevens en informatie op afdelingsoverschrijdend niveau in het bedrijf. Enterprise Information Management gaat nog een stap verder. Het doel van de EIM is om de samenwerking tussen de divisies te verbeteren.

Geïntegreerde DMS-software

Bij normaal gebruik worden de termen DMS, ECM en EIM echter vaak als synoniemen gebruikt. Ook in de praktijk verloopt de overgang soepel. Om deze reden zijn er nu verschillende DMS-softwaresystemen met geïntegreerde ECM- of EIM-functies.

Een blik op start-ups

Over het algemeen is een start-up een bedrijfsformatie.

Innovatie en groei

Daarnaast kenmerkt deze stichting zich ook door een innovatief bedrijfsidee en een hoog groeipotentieel.

Populaire start-up industrieën

Start-ups zijn aanwezig in vrijwel elke branche. Toch zijn er bedrijfstakken en bedrijfstakken die beduidend meer start-ups produceren dan andere.
De meeste start-ups bevinden zich in de informatie- en communicatietechnologiesector. Deze bedrijven vormen bijna een derde (30,2 procent) van alle Duitse start-ups.

Vraag naar consumptiegoederen en gezondheidszorg

Deze sector wordt gevolgd door voeding en voedsel of consumptiegoederen in het algemeen met een aandeel van 10,6 procent. Met 8,5 procent staat de geneeskunde en de gezondheidszorg op de derde plaats van de meest populaire industrieën voor start-ups.

Hoog risico

Aangezien startende bedrijven zich eerst op de markt moeten vestigen, gaat het investeren in zo'n bedrijf gepaard met een navenant hoog risico. Start-ups hebben vaak te maken met jonge, kleine of niet-bestaande markten en moeten eerst een functionerend en schaalbaar bedrijfsmodel vinden.

Financiering van start-ups

Om deze reden wordt de financiering meestal niet afgehandeld door traditionele banken. In plaats daarvan zijn vaak ontwikkelingsbanken, crowdfunding of risicokapitaal betrokken.

De 4 criteria van DMS-software voor start-ups

Het wordt dus duidelijk dat start-ups een bijzonder type bedrijf zijn. De eisen die startups stellen aan geschikte DMS-software zijn navenant bijzonder. Hieronder willen we ingaan op 4 fundamentele eigenschappen die DMS-software voor start-ups zeker zou moeten hebben.

1. Ongecompliceerde introductie van DMS

Start-ups hebben doorgaans een relatief klein aantal werknemers in dienst. De capaciteiten die beschikbaar zijn als onderdeel van een DMS-implementatie zijn ook dienovereenkomstig beperkt.

Om deze reden moet de introductie van de nieuwe DMS-software zo snel en ongecompliceerd mogelijk zijn.

De cloud als ongecompliceerd ...

Veel jonge ondernemers maken daarom steeds vaker gebruik van DMS-software uit de cloud. Cloudgebaseerde DMS-software kan desgewenst worden geboekt en is vaak dezelfde dag beschikbaar. De overdracht van belangrijke documenten kan meestal snel worden uitgevoerd met behulp van drag & drop-functies.

... en goedkope instap

Bovendien is de cloud voor veel start-ups aantrekkelijk vanwege de lage acquisitiekosten. Alleen de maandelijkse gebruikskosten worden in rekening gebracht, mits er al een snelle, stabiele netwerkverbinding beschikbaar is.

De aanschaf van lokale DMS-software gaat meestal gepaard met een hogere initiële investering en dus ook met een bijbehorend risico, aangezien financiële middelen vastlopen. Aangezien de liquiditeit bij start-ups meestal vrij beperkt is, vooral in het begin, moet deze beslissing goed worden doordacht.

Overweeg ook andere licentiemodellen

Dit betekent echter in principe niet dat alle andere gebruiks- en licentiemodellen ongeschikt zijn voor start-ups en categorisch moeten worden uitgesloten. Bij de keuze van het juiste platform dient daarom altijd rekening te worden gehouden met interne structuren en omstandigheden.

2. Gebruikersvriendelijkheid

Een ander belangrijk criterium is de gebruiksvriendelijkheid van de DMS-software. Start-ups die bijzonder ver van de branche staan, hebben vaak geen uitgebreide IT-expertise of zelfs geen eigen IT-afdeling.

Om deze reden moet de DMS-software zo intuïtief mogelijk zijn. Dit scheelt ook kosten voor een uitgebreide opleiding van medewerkers, omdat dit indien nodig snel intern kan.

Aan eisen moet worden voldaan

Gebruiksgemak mag echter niet tegen elke prijs de hoogste prioriteit krijgen. Uiteindelijk moet er ook voor worden gezorgd dat alle relevante functies en kenmerken zijn opgenomen. Alleen DMS-software die optimaal is aangepast aan de individuele, branchespecifieke eisen van de start-up, kan de grootst mogelijke toegevoegde waarde voor het bedrijf opleveren.

3. Uitgebreide ondersteuning

Passende ondersteuning gaat hand in hand met de gebruiksvriendelijkheid van de DMS-software. Start-ups zonder eigen IT-afdeling kunnen complexe technische problemen meestal niet zelf oplossen.

Voorkom vervolgstoringen

Als er geen externe middelen worden gebruikt, betekent dit dat in geval van nood de DMS-software niet kan worden gebruikt en de normale werking slechts in beperkte mate mogelijk is of volledig tot stilstand is gekomen. Daarom moeten start-ups er altijd voor zorgen dat de juiste ondersteuning wordt geboden door de aanbieder of, indien nodig, een externe dienstverlener.

Het belang van SLA's

Bij cloudgebaseerde DMS-softwaresystemen worden onderhoud en reparatie van het systeem grotendeels gedekt door de maandelijkse vaste prijs. Bij lokale DMS-software moet speciale nadruk worden gelegd op een Service Level Agreement (SLA) die alle vereisten van de start-up dekt.

4. Schaalbaarheid

Last but not least is de schaalbaarheid van de DMS-software een fundamenteel criterium van een DMS-software voor start-ups.

Wat is schaalbare software?

De schaalbaarheid van software beschrijft het vermogen om zich aan te passen aan de veranderende eisen van een bedrijf in termen van prestaties. Twee factoren spelen een rol:
aantal gebruikers
Opslagcapaciteit

Schaalbare DMS-software ondersteunt start-ups optimaal en bij alle zaken die met groei te maken hebben. DMS-softwaresystemen met beperkte schaalbaarheid zullen vroeg of laat hun limiet bereiken. In deze gevallen is vaak relatief veel extra inspanning vereist om extra capaciteiten op te zetten.

Schaalbaarheid van de cloud

Cloudgebaseerde DMS-software is in principe theoretisch onbeperkt schaalbaar vanwege de infrastructuur. Extra capaciteiten kunnen doorgaans eenvoudig worden bijgeboekt tegen een bijbehorende toeslag.

Conclusie: het juiste DMS voor start-ups

Samenvattend kan worden gesteld dat bedrijven van elke omvang uiteindelijk individuele eisen stellen aan geschikte DMS-software. Ook start-ups stellen bijzondere eisen aan geschikte bedrijfssoftware, omdat ze zich eerst in de markt moeten vestigen, terwijl ze tegelijkertijd meestal een zeer beperkte financiële speelruimte hebben.

DMS: de 4 belangrijkste criteria voor start-ups

Om deze reden moet bij het kiezen van de juiste DMS-software voor start-ups bijzondere nadruk worden gelegd op
Een ongecompliceerde implementatie
Een hoog gebruiksgemak
Uitgebreide ondersteuning
Een hoge schaalbaarheid
Geplaatst worden. Veel start-ups vallen daarom terug op DMS-software uit de cloud, omdat dit voor hen een lager risico inhoudt door het flexibele gebruik.

Vereisten variëren

Dit betekent echter niet dat lokale DMS-software niet kan voldoen aan de eisen van een start-up. Start-ups dienen zich daarom bewust te zijn van hun individuele randvoorwaarden alvorens te beslissen over DMS-software.