Evaluatie van het DMS-project: hiermee moet rekening worden gehouden

Lees hier hoe u het succes van uw DMS-implementatie kunt evalueren.

Een DMS-project is voor veel bedrijven vaak de eerste stap naar digitalisering. Als dit vervolgens is vastgelegd, vraagt men zich snel af hoe men zo lang met het oude analoge systeem kan doorgaan. Alles gaat nu sneller, beter en vooral op veel plaatsen bespaard. Werktijden, middelen en uiteindelijk geld.

Maar is dat wel zo? De perceptie suggereert vaak dat dankzij eenvoudige processen alles nu is geoptimaliseerd en je vrolijk de volgende stappen van digitalisering kunt zetten.

Hulpbronnen worden elders verspild

Maar al te vaak blijkt uiteindelijk dat de vrijgekomen middelen nu elders worden verspild, dat processen in de praktijk nog op de oude vertrouwde manier verlopen en dat slechts een deel van de voordelen echt tot stand is gekomen. Daarom is het zo belangrijk om na verloop van tijd het hele project te evalueren.

Achtergrond van de evaluatie van het DMS-project

De verkeerde veronderstellingen moeten worden geverifieerd of vervalst, zodat eventuele maatregelen kunnen worden genomen.

Het evaluatieproces begint voordat het project begint. Omdat er in het begin altijd de as-is-analyse is, waarin de huidige situatie wordt vastgelegd en geanalyseerd.

Zijn de gestelde doelen behaald?

Hierop voortbouwend vinden dan veel verschillende projectstappen plaats die allemaal gericht zijn op een functionerend DMS. Als dit aan het einde is, moet worden beoordeeld of die doelen zijn gesteld met de DMS of dat ze zelfs zijn gemist.

Voordat het project begint, moet je goed kijken hoe het bedrijf momenteel werkt voordat je zelfs maar kunt nadenken over het gebruik van een DMS. We zullen later opnieuw praten over de huidige statusanalyse, maar op dit punt willen we opnieuw samenvatten hoe DMS-oplossingen precies werken in het bedrijf en waar ze uiteindelijk werken.

Wat is een DMS? - een definitie

Met een zogenaamd documentmanagementsysteem (DMS) beheren, organiseren, structureren en archiveren bedrijven alle documenten die erin bewegen. Momenteel kan dit met minder dan duizenden verschillende documenten in slechts één week.

Analoge archiveringssystemen verouderd

Met een analoog archiveringssysteem bereiken veel bedrijven snel hun grenzen. Tegenwoordig worden facturen bijna alleen per e-mail ontvangen. Als elk van deze documenten zou moeten worden uitgeprint en ingediend, zou er ongelooflijk veel tijd het land in gaan en zou er bovendien een grote belasting van de natuur en ook van de begroting komen.

Digitaal documentbeheer biedt tal van voordelen

Om dit tegen te gaan, vertrouwen bedrijven steeds meer op digitale oplossingen die alle documenten bundelen, opslaan en archiveren in een centrale database. DMS-softwareoplossingen kunnen deze gegevens niet zomaar opslaan en indien nodig beschikbaar maken. Ze hebben eerder het potentieel om veel processen in het bedrijf te verbinden en te automatiseren.

Mede door het gedeelde gebruik van data, omdat er voortaan maar één actuele versie van een document is, wordt de communicatie in het bedrijf enorm verbeterd en worden ook de foutenpercentages verlaagd.

De 5 stappen van een DMS-project om de doelen vast te leggen en te beheersen

Om te begrijpen waarom een evaluatie aan het einde van een project zo belangrijk is, is het de moeite waard om de volledige loop van het project te bekijken, waarbij moet worden aangegeven hoe doelen worden geformuleerd, welke aanpassingen plaatsvinden tijdens het project en in hoeverre tijd- en kostenplannen zich houden aan.
Aan het begin van een project is, zoals reeds vermeld, de feitelijke analyse.

1: Werkelijke situatie vastleggen

Bij het vastleggen van de huidige situatie moet de huidige situatie in het bedrijf met betrekking tot het betreffende project worden onderzocht en vastgelegd. Het is daarom belangrijk om een groot aantal beschikbare gegevens te verzamelen en te verzamelen.

Kerncijfers geven informatie

Hoe meer gegevens op deze manier samenkomen, hoe gedetailleerder en preciezer de situatie kan worden vastgelegd.
Vooral verschillende kengetallen over het huidige printvolume, de doorlooptijd van bestellingen of de tijd die aan archivering wordt besteed, zijn hier interessant. Hierdoor ontstaat een lijst met verschillende vragen die geleidelijk worden verwerkt.

2: Werkelijke analyse

In de daadwerkelijke analyse worden de verzamelde gegevens vervolgens in relatie tot elkaar gebracht en geanalyseerd. Veel processen in het bedrijf zijn met elkaar verbonden, hangen met elkaar samen of bouwen op elkaar voort.

Een blik op het grote geheel

Het is dan belangrijk om ze in relatie te plaatsen om een holistisch beeld te krijgen van het betreffende proces. Verkoop, kosten en winst zijn bijvoorbeeld kengetallen die nauw met elkaar samenhangen.
Daarom is het de moeite waard om ze samen te bekijken. Een DMS bespaart een bedrijf in de eerste plaats tijd door veel processen te automatiseren en te stroomlijnen. Het is daarom belangrijk om bijvoorbeeld vast te leggen hoeveel tijd processen momenteel in beslag nemen.

3: IS-kritiek

De daadwerkelijke kritiek gaat dan over het kritisch evalueren van de resultaten van de daadwerkelijke analyse. Waar zie je concrete behoefte aan optimalisatie en actie? Belangrijk op dit punt is niet het bekritiseren van het werk van de medewerkers, maar eerder het in vraag stellen van de individuele processen en het zoeken naar verbeterpotentieel.

Een voorbeeld: een e-mail wordt ontvangen via de algemene mailbox. Een medewerker opent de mail en controleert deze om te bepalen wat de inhoud is. Dan moet dit worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Het is echter vaak niet altijd duidelijk wie dat precies is, dus dit gaat naar de hele boekhoudafdeling.
De mail wordt vervolgens opnieuw gecontroleerd en doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Dit opent de mail opnieuw en controleert eerst wat het precies is. Een factuur van bijvoorbeeld een leverancier. Vervolgens moet de werknemer ze controleren, vrijgeven en boeken.

In dit voorbeeld zie je al veel potentie voor verbetering en het wordt nu duidelijk waarom je zeker de moeite moet nemen om de huidige situatie te analyseren. Want als je kritisch naar de processen kijkt, levert dat concrete doelen op.

4: Doelen formuleren

Voor elk project zijn specifieke doelen vereist, inclusief de introductie van rekstrookjes. Critici van de huidige situatie kunnen voor het DMS-project specifieke doelen formuleren. Het is belangrijk om de doelen zo nauwkeurig mogelijk uit te werken, zodat uiteindelijk op meerdere niveaus te zien is of ze behaald zijn.

"We willen de verkoop verhogen met het gebruik van rekstrookjes."

Dit is geen goed doel. Veel te onnauwkeurig en ongedefinieerd. Maar hoe zou zo'n doel er concreet uit kunnen zien?

"We willen de printkosten in alle afdelingen binnen een jaar met 80% verlagen."

Al beter. Hier wordt een zeer specifiek gewenst doel met een getimed en meetbaar niveau gegeven. Het doel is ook specifiek en realistisch. De projectexperts onder u zullen hebben ingezien dat hier de SMART-methode is gebruikt. Dit helpt altijd om uw eigen doelen te controleren en indien nodig aan te passen.

5: Evaluatie na het project

Het systeem is nu geïnstalleerd en draait al enige tijd. Uw medewerkers zijn gewend geraakt aan het nieuwe werken en subjectief voelt u ook dat er veel is verbeterd. Het subjectieve gevoel is goed en wel, maar je moet de evaluatie van het project niet overslaan.

Vergelijking van werkelijke en doelstatus

De huidige situatie wordt opnieuw vastgelegd en vergeleken met de situatie voordat het project van start ging. Welke doelen konden worden behaald, die werden gemist? Waar lopen processen nog volgens het oude schema dat eigenlijk veranderd moet worden?

Ook hier zijn er veel vragen en ook openstaande items waar nieuwe actie nodig is. Dan begint de hele cyclus opnieuw. Omdat na het project altijd voor het project is.

Conclusie: De evaluatie maakt de balans op

Samenvattend kan worden gesteld dat de evaluatie uiteindelijk de balans opmaakt van het slagen of falen van het gehele DMS-project.

Hierbij spelen sleutelfiguren een grote rol. Het implementeren van een DMS is uiteindelijk niets meer dan een investering. Elk type investering brengt altijd een bepaald risico met zich mee.

Dit risico kan echter tot een fractie worden teruggebracht als bedrijven de implementatie van het DMS uitgebreid plannen. Dit vergroot de kans dat de evaluatie zeer positief zal zijn.