Waarom training essentieel is bij het implementeren van DMS

Lees hier waarom training van medewerkers als onderdeel van de DMS-implementatie cruciaal is voor het succes van het systeem.

Een documentbeheersysteem (kortweg DMS) maakt softwarematig beheer en verwerking van digitale documenten mogelijk. Het is veel meer dan alleen een statische database. Modern DMS is in staat bedrijfsprocessen waarbij documenten efficiënter betrokken zijn te ontwerpen.

Automatisering en verbeterde samenwerking

Dit gebeurt bijvoorbeeld door procesautomatisering of door betere samenwerking tussen collega's op verschillende gebieden. Omdat het een centraal, bedrijfsoverkoepelend systeem is, werken alle medewerkers altijd met dezelfde gegevensrecords. Dit voorkomt dat dubbele gegevensrecords of duplicaten worden gemaakt.

Gegevensbescherming met het DMS

Moderne DMS-oplossingen zijn ook buitengewoon krachtig op het gebied van gegevensbescherming. Ze hebben vaak al verschillende gestandaardiseerde functies die het gemakkelijker maken om gevoelige documenten te verwerken in de dagelijkse gegevensbescherming. Het is daarom een centraal onderdeel van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf in de 21e eeuw.

Fasen van een DMS-implementatie

Als u om de bovengenoemde redenen besluit om een (nieuw) documentbeheersysteem te introduceren, zijn er een paar dingen die u eerst moet overwegen - omdat een DMS alleen nauwelijks veranderingen zal veroorzaken.

Longlist, shortlist, planning

Eerst moet als onderdeel van het besluitvormingsproces een geschikt systeem worden geïdentificeerd aan de hand van een lange lijst, een korte lijst en bijbehorende eerste gesprekken met potentiële aanbieders.
Daarna volgt een plannings- en voorbereidingsfase, waarin bedrijven alle eventualiteiten zo uitgebreid mogelijk moeten behandelen en een specificatieblad met alle systeemvereisten aan de aanbieder moeten overhandigen.

De implementatie zelf

De implementatie zelf moet niet lichtvaardig worden opgevat. Bovendien is het vaak niet mogelijk om alle stappen alleen te doen. Bij geautomatiseerde datatransmissie met mapping bijvoorbeeld, vertrouwen vooral kleinere bedrijven vaak op de steun van externe partners.

De relevantie van al deze stappen mag niet worden onderschat. Tot dusver is er echter geen rekening gehouden met een essentiële factor die bepalend is voor het succes van het DMS-project: de werknemers.

Rol van medewerkers in een DMS-introductie

Werknemers beslissen hoe succesvol het nieuwe DMS is in de dagelijkse zaken - omdat zij het uiteindelijk zullen gebruiken in de praktijk.

Zorg voor acceptatie door medewerkers

Om deze reden is het uiterst relevant om te voorkomen dat ze het nieuwe systeem afwijzen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u niet op de hoogte bent van de voordelen van het nieuwe DMS of als u de introductie zelfs ziet als een maatstaf voor monitoring of controle van medewerkers.

Medewerkers kunnen waardevolle input leveren

Bovendien kunnen werknemers waardevolle suggesties doen die het project aanzienlijk kunnen bevorderen. In hoeverre medewerkers betrokken moeten worden bij het DMS introductieproject en waar in detail op moet worden gelet tijdens trainingen van medewerkers, wordt hieronder nader ingegaan.

Benoeming van key users 

Key users spelen een grote rol tijdens het gehele introductieproces. Zij zijn degenen die het systeem voor het eerst gebruiken en, indien nodig, vervolgens andere medewerkers trainen in het gebruik ervan.

Omdat key-users zich vanaf het begin vertrouwd moeten maken met de software en potentiële problemen moeten identificeren, zijn ze ook uitgebreid getraind in het gebruik van het nieuwe systeem. Doorgaans worden key-users rechtstreeks aangesteld door de projectmanager - de zogenaamde DMS-manager.

Voordelen voor bedrijven en werknemers

Idealiter profiteren zowel bedrijven als medewerkers van dit concept. Enerzijds kan een key user de nieuwe spanningsmeter op de proef stellen.

Dit heeft niet alleen betrekking op het scala aan functies zelf en in hoeverre ze bestand zijn tegen dagelijks gebruik, maar ook op andere factoren zoals gebruiksvriendelijkheid. Het systeem kan dienovereenkomstig worden aangepast met passende feedback van key-users.

Anderzijds profiteren de werknemers van dit concept, aangezien de belangrijkste gebruikers in zekere zin tussenpersonen zijn tussen de belangen van het bedrijf en die van de werknemers. Daarnaast hebben ze vanaf het begin de mogelijkheid om actief deel te nemen aan het DMS-implementatieproject en daarmee hun eigen belangen en die van hun collega's te behartigen.

Training van medewerkers als onderdeel van een DMS-implementatie

In de regel begint de opleiding van medewerkers uiterlijk na datamigratie naar het nieuwe DMS. Op dit punt is het erg belangrijk om toekomstige gebruikers uitgebreid vertrouwd te maken met het systeem - uiteindelijk zullen zij het in het dagelijks leven gaan gebruiken.

Alle eventualiteiten en problemen die hier worden opgehelderd, staan een efficiënt gebruik van het DMS in de dagelijkse bedrijfsvoering niet langer in de weg. Om deze reden is het zeer winstgevend om tijd te investeren in middelen in uitgebreide training.

Hoe zien veelbelovende DMS-trainingen eruit?

De term werknemersopleiding zelf is in eerste instantie erg algemeen. Maar om de juiste opleiding vruchten af te werpen en de investering achteraf te betalen, moet met verschillende factoren rekening worden gehouden.
Afhankelijk van het eisenprofiel van het bedrijf kan het DMS een uitgebreid scala aan functies hebben. Om werknemers niet te overweldigen, vooral in het begin, moet u zich eerst concentreren op functies die essentieel zijn voor het gebruik van het systeem.

Extra functies kunnen achteraf worden besproken als het gebruik van basisfuncties al deel uitmaakt van het repertoire van de gebruikers.

De relevantie van praktische ervaring

Om de functies van het nieuwe DMS echt te internaliseren, is het essentieel om een bijbehorend praktisch deel in de cursus te integreren, waarin medewerkers zich vertrouwd kunnen maken met de software.

Theorie en praktijk zijn twee paar schoenen

De belangrijkste reden hiervoor is dat onderwerpen die aanvankelijk in theorie doorslaggevend lijken, in de praktijk nog vragen kunnen oproepen. Veel problemen en aarzelingen ontstaan pas wanneer het nieuwe systeem daadwerkelijk wordt gebruikt.

Om te voorkomen dat dit gebeurt als onderdeel van een echte operatie en zo de dagelijkse gang van zaken verstoort, moeten werknemers de DMS eerder kunnen gebruiken.

Kleinere trainingsgroepen hebben tot nu toe hun waarde bewezen

Bovendien heeft de training in kleinere groepen zich tot dusver bewezen. Dit mag niet betekenen dat voor elke medewerker een aparte opleiding moet worden opgezet. In de praktijk zou dit ook zeer inefficiënt zijn.

Er moet alleen voor worden gezorgd dat er een omgeving wordt gecreëerd waarin elke werknemer de gelegenheid heeft om vragen te stellen. Bovendien, naarmate het aantal deelnemers toeneemt, wordt het ook steeds moeilijker om te bepalen of alle werknemers echt veilig zijn in het gebruik van het nieuwe DMS.

Conclusie: medewerkers als sleutel tot succes

Het wordt duidelijk dat een nieuwe spanningsmeter in de praktijk nauwelijks een verschil kan maken zonder uitgebreide training voor toekomstige gebruikers. Om ervoor te zorgen dat werknemers het systeem kunnen toepassen, moeten ze zich vanaf het begin bij het project betrokken voelen, indien mogelijk.

De nauwe samenwerking met de gebruikers houdt echter niet op bij de ingebruikname van het nieuwe systeem.
Zeker in de beginfase is het uitermate belangrijk dat medewerkers vragen kunnen stellen of tutorials kunnen gebruiken om de ondersteuning indien mogelijk te verlichten.