5 dingen om te overwegen bij het onderhoud van DMS

Regelmatig onderhoud van het DMS is noodzakelijk om een ​​soepel gebruik van het systeem in het dagelijks leven te garanderen. Lees hier wat u moet overwegen.

Documentbeheersystemen (kortweg DMS) maken softwarematig beheer en verwerking van alle bedrijfsrelevante documenten mogelijk. Dankzij hun centrale focus werken alle afdelingen met dezelfde gegevensrecords.

Op deze manier wordt voorkomen dat verschillende, dubbele datasets zich opstapelen en heeft niemand uiteindelijk een overzicht van welk document waar te vinden is. Vooral dat laatste is de norm geworden voor veel bedrijven die tot nu toe zonder een geschikt documentbeheersysteem hebben gewerkt.

DMS verklaart de oorlog aan papier

Analoge documenten zijn - vaak in meerdere versies - zonder zichtbare structuur in folders van verschillende afdelingen. Laten we ons nu voorstellen dat een klant gebruik zou maken van het "recht om te worden vergeten" dat hem door de AVG is verleend. Dit betekent dat het bedrijf alle documenten moet vernietigen die de persoonlijke informatie van deze klant bevatten.

Maar waar begint men in zo'n geval als bijna geen enkele medewerker nog een overzicht heeft van waar documenten met informatie van deze klant zich nog zouden kunnen bevinden? Vanuit het oogpunt van gegevensbescherming is dit meer dan alleen een suboptimaal scenario.

Het niet naleven van de AVG kan leiden tot zware straffen

Indien de onderneming niet of slechts in beperkte mate gehoor geeft aan het verzoek van de klant, kunnen hoge boetes worden opgelegd. Daarnaast is een bedrijf ook verplicht onder de AVG om passende "technische en organisatorische maatregelen" (TOM) te nemen om de veiligheid van verzamelde klantgegevens te waarborgen.

Dit is nauwelijks het geval bij willekeurige, analoge archivering in folders die ook voor hele afdelingen toegankelijk zijn.

De introductie van DMS is een omvangrijk project

Het wordt duidelijk waarom steeds meer bedrijven een adequaat documentbeheersysteem gebruiken om hun documenten efficiënt en veilig te beheren. Maar de beslissing om een nieuwe spanningsmeter te kopen is lang.
Van de selectie van een geschikt systeem via planning tot implementatie en daaropvolgende opleiding van medewerkers, een DMS-implementatie is een project waarvan de reikwijdte niet mag worden onderschat.
Desalniettemin mogen bedrijven zich niet laten afschrikken door de mogelijke inspanning - vroeg of laat zullen de voordelen van het nieuwe systeem ook in de dagelijkse praktijk duidelijk worden.

Bij de definitieve inbedrijfstelling gebeurt echter niet alles. Om het volledige potentieel van de nieuwe spanningsmeter te kunnen benutten, moet regelmatig onderhoud en service worden gegarandeerd.

Onderhouds- en reparatiemaatregelen zorgen voor continu gebruik

Dit verwijst onder meer naar regelmatige updates die moeten worden uitgevoerd om het systeem goed te kunnen blijven gebruiken. Maar naast de updates die moeten worden uitgevoerd, zijn er nog tal van andere maatregelen die regelmatig moeten worden uitgevoerd. Op dit punt willen we deze maatregelen nader bekijken.

Beveiliging en gegevensbescherming in het DMS

Zoals eerder vermeld, kan een DMS veel gegevensbeschermingswerk voor het bedrijf doen. Dit gaat echter niet vanzelf. Hackers ontwikkelen voortdurend nieuwe strategieën om toegang te krijgen tot gevoelige gegevens. De meesten zijn waarschijnlijk bekend met datalekken van grote bedrijven zoals Google, Facebook of Microsoft.
Maar het heeft niet alleen gevolgen voor grote bedrijven. Over het algemeen zijn dit aantrekkelijkere doelen dat veel succesvolle gegevens kunnen worden afgetapt als de toegang succesvol is. Maar ook kleine bedrijven kunnen interessant zijn. Als het onderwerp gegevensbescherming binnen het bedrijf geen bijzonder grote rol speelt, zullen hackers het waarschijnlijk gemakkelijk hebben.

1: Disaster Recovery Plan: een noodplan voor het worstcasescenario

Daarom moeten kleinere bedrijven passende maatregelen nemen om hun gegevens te beschermen tegen onbevoegde personen. Hiertoe behoort bijvoorbeeld een calamiteitenplan, dat ervoor moet zorgen dat de dagelijkse gang van zaken bij een incident kan worden voortgezet.

Gegevensbescherming heeft echter niet alleen betrekking op de beveiliging van de documenten die in het DMS worden beheerd tegen derden.

Toegangsautorisaties

Ook binnen het bedrijf moet ervoor worden gezorgd dat alleen die gebruikers die toegang tot bepaalde documenten nodig hebben om hun werk te kunnen doen, deze toegang ook krijgen. Daarom moeten de juiste toegangsautorisaties in het DMS regelmatig worden gecontroleerd en indien nodig worden aangepast.

Bovendien moeten er regelmatig nieuwe wachtwoorden worden toegewezen. Sommige systemen vragen gebruikers automatisch om na een bepaalde periode een nieuw wachtwoord in te stellen. Het is echter ook mogelijk om de beheerder nieuwe toegang te laten toewijzen.

2: Regelmatige back-ups van de DMS-gegevens

Het onderwerp back-ups sluit naadloos aan op dat van gegevensbescherming. Het DMS is de centrale opslaglocatie voor alle bedrijfsrelevante documenten. Er is veel tijd en middelen gestoken in het maken, verwerken en opslaan van deze documenten. Bovendien zijn er veel nodig om een probleemloze dagelijkse gang van zaken mogelijk te maken.

Back-ups opslaan op externe opslagmedia

Daarom moet er altijd een externe back-up van de gegevens worden gemaakt, zodat ze kunnen worden gebruikt of hersteld in geval van een incident. Veel bedrijven maken hiervoor al gebruik van de cloud, omdat de gegevens in geval van nood direct hersteld kunnen worden.

Maar een meer traditionele methode, zoals het opslaan van een extern opslagmedium in een kluis die alle relevante documenten bevat, is nog steeds een optie.

3: Regelmatige opschoning van de DMS-gegevens

Zelfs als een DMS veel processen kan stroomlijnen en het werk voor gebruikers gemakkelijker kan maken, moet het opschonen van gegevens toch van tijd tot tijd worden uitgevoerd, aangezien gegevensonderhoud in het dagelijks leven vaak van secundair belang is.

Een eerste, gedetailleerde gegevensopschoning moet altijd worden uitgevoerd voordat de gegevens worden overgebracht van het oude systeem om ervoor te zorgen dat er geen dubbele of onjuiste gegevensrecords worden overgebracht naar het nieuwe DMS.

Beheer van stamgegevens in de dagelijkse praktijk

Regelmatig onderhoud van stamgegevens speelt echter ook een belangrijke rol in de latere dagelijkse gang van zaken. Omdat data "de olie van de 21e eeuw" is en alleen toegevoegde waarde voor het bedrijf kunnen betekenen als ze up-to-date of correct zijn.

4: Optimalisatie van de prestaties van de DMS-software

Over het algemeen omvat prestatieoptimalisatie alle maatregelen die voor een adequate prestatie zorgen. De prestaties van het systeem hebben bijvoorbeeld betrekking op de laadtijden van bepaalde processen, terwijl een groot aantal gebruikers tegelijkertijd toegang heeft tot het systeem.

Laadtijden verminderen

Idealiter waren de prestaties van het systeem bij maximale belasting al getest als onderdeel van de pilot-operatie. Naarmate het bedrijf groeit, neemt het aantal gebruikers meestal toe. Dit betekent dat een overeenkomstige aanpassing van de systeemprestaties meestal nodig is.

Mogelijk zijn later echter ook overeenkomstige verbeteringen nodig. Met een cloudgebaseerd DMS hoeft er alleen maar voor gezorgd te worden dat snelle, stabiele netwerktoegang gegarandeerd is. De provider is verantwoordelijk voor het onderhoud van de hardware. Gebruikers worden meestal ook rechtstreeks geïnformeerd over aankomende updates.

5: Onderhoud en service van de hardware

Bij een on-premise oplossing moet daarentegen het interne onderhoud van de hardware worden verzekerd. Servers moeten dus altijd voldoende gekoeld worden en ook de opslagcapaciteit moet regelmatig gecontroleerd worden. Is dit niet gegarandeerd, dan kan in het ergste geval de hele operatie tot stilstand worden gebracht.
Bedrijven die onderhoud en reparaties zoveel mogelijk willen beperken, moeten daarom kiezen voor een gehost DMS of zelfs een cloudgebaseerd systeem. In deze gevallen betaalt het bedrijf alleen een externe partij voor de geleverde diensten.

Conclusie: onderhoud en instandhouding zorgen voor continu gebruik

Het is dus samen te vatten dat inbedrijfstelling zeker niet de laatste stap is in het DMS-project. Bij inbedrijfstelling staat een spanningsmeter nog maar aan het begin van zijn levenscyclus.

Bedrijven moeten daarom regelmatig middelen investeren in onderhoud en reparatie van het systeem. Deze investeringen zullen echter op de lange termijn hun vruchten afwerpen door de toegevoegde waarde die een volledig functioneel DMS met zich meebrengt.

Een modern, wendbaar DMS kan ook regelmatig worden aangepast aan nieuwe eisen en kan zo meegroeien met het bedrijf. Met regelmatige onderhoudsmaatregelen kan het bedrijf zo lang profiteren van het DMS en loont de initiële investering.