Wat zijn de kosten van een DMS-implementatie?

Hoe duur is de implementatie van een DMS en hoe zijn de kosten eigenlijk samengesteld?

Bij de beslissing over een nieuw DMS in een bedrijf is er altijd de vraag naar de specifieke kosten van het systeem. De kosten zijn samengesteld uit een aantal standaard kostenposten en zijn sterk afhankelijk van het gekozen systeem en de provider.

Ook uw eigen bedrijfsstructuur speelt een cruciale rol. Omdat de kosten uit veel verschillende dimensies bestaan, is het meestal moeilijk om een ​​concreet overzicht te krijgen van de werkelijke kosten van het gehele project.

In dit artikel willen we de verschillende dimensies bekijken en de concrete kosten die bij de implementatie te verwachten zijn belichten. Maar eerst is het de moeite waard om eens te kijken naar de algemene werking van een DMS om te begrijpen waar kosten kunnen ontstaan.

Wat is een DMS?

DMS is een acroniem en verwijst naar een documentbeheersysteem. Dit is software waarmee alle bedrijfsrelevante documenten digitaal beheerd kunnen worden.

De centrale oriëntatie van het DMS maakt afdelingsoverschrijdende samenwerking aan documenten en workflows aanzienlijk eenvoudiger. Over het algemeen kunnen verschillende bedrijfsprocessen aanzienlijk worden geoptimaliseerd met het DMS.

Dit is een van de redenen waarom steeds meer bedrijven papier gaan bestrijden en overgaan op digitaal beheer van hun documenten in het DMS. DMS is niet hetzelfde als DMS. Een belangrijk verschil is bijvoorbeeld het type installatie van het systeem.

Verschillende opslaglocaties

DMS kan op verschillende manieren worden geïmplementeerd. Zo kunnen de systemen lokaal op uw eigen computers worden geïnstalleerd en worden de gegevens intern op uw eigen server opgeslagen. DMS kan daarentegen ook in een Cloud worden beheerd.

Om dit te doen, boekt u eenvoudig de bijbehorende licenties bij een provider en gebruikt u de service via internet. Beide modellen zijn gebaseerd op totaal verschillende kostenmodellen, dus bij het bepalen van de opslaglocatie is het belangrijk om goed na te gaan welk model beter bij het bedrijf past.

DMS-kosten

De kosten van een DMS zijn afhankelijk van veel verschillende factoren. Zoals eerder vermeld, is een factor het type installatie.

Aanschafkosten afhankelijk van het type installatie

Kiest u nu voor een lokaal DMS, dan gaat dat meestal gepaard met hoge initiële kosten en doorgaans lagere maandelijkse vervolgkosten. Het hele systeem wordt aangekocht en de provider kan er ook aanpassingen in maken.

Systemen in de cloud zijn daarentegen meestal minder aanpasbaar en worden betaald met een maandelijkse licentievergoeding voor overeenkomstige klanten of uploadcapaciteiten. Dit resulteert doorgaans in minder hoge maandelijkse kosten.

Implementatiekosten

Naast de aanschafkosten voor het eigenlijke DMS ontstaan ​​er ook verschillende kosten tijdens de implementatie. De medewerkers moeten worden opgeleid, het systeem op de computers en servers worden geïnstalleerd en aanpassingen worden gemaakt.

Bedrijfsstructuur cruciaal

De kosten voor een lokale implementatie zijn meestal hoger, omdat hier aanzienlijk meer diensten moeten worden afgenomen. Maar dit hangt ook af van uw eigen bedrijfsstructuur.

Heeft het bedrijf voldoende expertise om de installatie zelf helemaal af te kunnen maken? Heeft u een eigen IT-afdeling of moet u volledig vertrouwen op externe expertise?

Opleiding van medewerkers

Een essentieel punt zijn diensten die verband houden met de opleiding van uw eigen personeel in het gebruik van het nieuwe systeem. Als u de werking van het DMS niet of onvoldoende begrijpt, kan het hele project mislukken.

Sla niet op de verkeerde plaats op

Voldoende training zorgt voor een vlotte introductie en optimaal werken met het systeem. Enerzijds hangt het ervan af of het hele personeelsbestand moet worden opgeleid of dat er individuele key-users zijn die vervolgens andere medewerkers kunnen opleiden.

In ieder geval mag er niet op de verkeerde plaats worden bespaard. Uiteindelijk zijn het de medewerkers die het systeem later dagelijks gaan gebruiken in hun dagelijkse bezigheden. Ze zijn dus ook cruciaal voor het succes van het DMS-project.

Systeemaanpassingen

Tijdens een implementatie kunnen er andere knelpunten ontstaan ​​die vermeden moeten worden. Individuele functies komen niet overeen met de manier waarop het bedrijf werkt of andere gebieden moeten ook op het DMS zijn aangesloten. Hoe specifieker en complexer een aanpassing is, des te meer kost het vermijdbaar.

Zijn de bijbehorende functies eenvoudig te boeken of moeten ze volledig opnieuw worden geprogrammeerd? Individualisme heeft zijn prijs. Bij volledig nieuwe functies moeten deze ook worden getest voordat ze kunnen worden toegevoegd.

Planning is het allerbelangrijkste

Als deze behoefte pas tijdens de introductie duidelijk wordt, wordt het gehele traject van het project uitgesteld en kunnen er extra kosten ontstaan. Daarom is de voorbereidende planning van het hele project zo belangrijk.

Verbindingen, integraties en embeddings

Een ander punt betreft de aansluiting van het DMS op andere systemen. Zijn er geschikte interfaces in het systeem voor dergelijke verbindingen of moeten ze eerst tegen hoge kosten worden opgezet?

En hiermee samenhangend, kunt u deze verbindingen zelf maken of heeft de expertise van de aanbieder dit nodig? Hoe meer verbindingen er moeten worden gemaakt en hoe complexer ze moeten worden geïmplementeerd, hoe hoger de kosten voor deze service uiteindelijk.

Onderhoud en installatie

We hadden het al over de daadwerkelijke installatie van het systeem, maar toekomstige functies, updates en upgrades moeten ook worden geïnstalleerd en het systeem moet volledig worden onderhouden. Deze kosten worden vaak vergeten en kunnen een aanzienlijk deel uitmaken, omdat u er op lange termijn aan vast zit zonder uw eigen IT-afdeling.

In veel Cloudsystemen zijn deze services al gedekt door de maandelijkse licentievergoeding, met lokale implementatie moet u ze zeker in de gaten houden.

Conclusie: veel factoren bepalen de kosten

Zoals we konden zien, hangen de kosten van het implementeren van een DMS af van veel verschillende dimensies.

U moet deze in de gaten houden en de betreffende provider om een ​​specifiek aanbod vragen, dat ook de overweging van deze verschillende diensten omvat.

Als er zich tijdens de implementatie nog meer problemen voordoen en zwakke punten worden gesignaleerd, is dit goed, maar brengt het ook extra kosten met zich mee. Het is daarom altijd aan te raden om een ​​bijbehorend project te plannen met een extra buffer.

U moet 10% van de oorspronkelijke budgettering plannen om er zeker van te zijn dat het systeem uiteindelijk zal werken zoals gepland.