Waar bedrijven rekening mee moeten houden bij het uitvoeren van een DMS-pilot

De piloot bepaalt hoe geschikt uw nieuwe DMS is voor dagelijks gebruik. Hier vindt u alles wat u tijdens deze fase moet overwegen.

De introductie van een nieuw DMS mag niet te licht worden opgevat. Het is een belangrijke investering in de toekomst van het bedrijf. Desalniettemin mislukt een DMS-implementatie vaak om redenen die vanaf het begin vermeden hadden kunnen worden. De pilot van het DMS is daarbij een cruciaal knelpunt.

DMS wordt op de proef gesteld

Het systeem is voor het eerst op de proef gesteld. Afhankelijk van de complexiteit van het eisenprofiel waaraan het nieuwe DMS moet voldoen, kunnen tal van pilotversies worden getest totdat men uiteindelijk aan alle eisen voldoet.

Aangezien de pilot de voorlaatste stap is voor de bedrijfsbrede uitrol van het DMS, worden de zaken op dit punt serieus. Alle kinderziektes moeten nu worden verholpen, zodat ze het gebruik van het systeem in de dagelijkse praktijk niet later in gevaar brengen.

De rol van key users

Ongeacht het stadium van implementatie waarin het bedrijf zich bevindt, moeten werknemers altijd een rol spelen. Uiteindelijk zullen zij later met het DMS gaan werken. Het is des te belangrijker om vanaf het begin de basis te leggen voor toekomstige acceptatie door werknemers. Input van het personeel is essentieel, vooral tijdens de pilot.

Normaal gesproken worden er key users aangesteld die de individuele piloten tijdens de testfase onder leiding van een DMS of projectmanager op de proef stellen. Dit is om te voorkomen dat er fouten binnensluipen wat later een probleem kan worden.

Acceptatie van het nieuwe DMS

Zoals eerder vermeld, is het uiterst belangrijk dat gebruikers het systeem ook adopteren. Tijdens de pilot moet er daarom op worden gelet of de interface zelf intuïtief te gebruiken is of dat de gebruiksvriendelijkheid op andere punten nog kan worden uitgebreid. Daarom moet er altijd naar actieve beoordelingen van werknemers worden gezocht.

Belangrijkste onderdelen van de DMS-testfase

Een nieuw DMS moet aan de verschillende eisen voldoen. Zelfs het krachtigste systeem is bijvoorbeeld nauwelijks een voordeel als er problemen zijn met interfaces of met integratie in bestaande systemen, omdat onder deze omstandigheden het volledige potentieel van het DMS nooit kan worden benut.

1 – DMS-functie tests

Een geschikt DMS kan alle bestaande processen van het bedrijf in kaart brengen. Het systeem moet aanpasbaar zijn aan de bedrijfsprocessen en niet andersom. Dit mag niet betekenen dat het niet zinvol is om bestaande processen te heroverwegen als onderdeel van de planning- en voorbereidingsfase.

Als er nog ruimte is voor verbetering, moeten er optimalisaties worden uitgevoerd voordat de proefoperatie begint. Als goed functionerende processen aan het systeem moeten worden aangepast, is dit niet alleen extreem inefficiënt, maar brengt het meestal ook extra kosten met zich mee.

2 - Datakwaliteitstesten

Als onderdeel van datakwaliteitstests moet ervoor worden gezorgd dat de DMS de ingevoerde gegevens correct verwerkt. Dit houdt ook in dat het zoeken in volledige tekst foutloos werkt en dat alle relevante documenten op aanvraag kunnen worden gevonden en weergegeven.

Vooral als analoge documenten bijvoorbeeld met OCR naar het DMS moeten worden overgebracht, moet ook worden gecontroleerd of het systeem alle tekens correct herkent. Denk maar aan het Xerox-schandaal, waarin documentinhoud al jaren verkeerd wordt herkend.

Afhankelijk van hoe uitgebreid het dienstenaanbod van het DMS is, moet ook de juistheid van de data-analyse worden gecontroleerd. Haalt het systeem de juiste data uit de juiste bronnen? Worden de gegevens ook correct geëvalueerd en vervolgens duidelijk weergegeven? Al deze vragen dienen in ieder geval in de testfase te worden beantwoord.

3 - Integratie- en interfacetests

Zoals eerder vermeld, kan zelfs de krachtigste spanningsmeter zijn volledige potentieel niet ontwikkelen als er geen mogelijkheid is om op bestaande systemen te worden aangesloten.

Als er interfaces beschikbaar zijn, moet worden gecontroleerd of ze ook compleet zijn en zorgen voor een probleemloze gegevensoverdracht. Idealiter zouden alle bestaande systemen moeten samenkomen om een ​​groot netwerk te vormen.

4 - DMS-beveiligingstests

Sinds de inwerkingtreding van de AVG is het onderwerp gegevensbescherming steeds meer inder de aandacht gekomen. Bedrijven werken soms met zeer gevoelige klantgegevens die moeten worden beschermd. Alleen al op HR-gebied zijn er veel persoonlijke gegevens in het DMS.

Persoonlijke gegevens en de AVG

Bedrijven die met dit soort gegevens werken, moeten ervoor zorgen dat dit gebeurt in overeenstemming met de richtlijnen voor gegevensbescherming die van toepassing zijn in de Europese Unie. Anders kunnen er hoge boetes worden opgelegd - afgezien van het feit dat gegevensbeschermingsschandalen het imago van een bedrijf permanent kunnen schaden.

Bedrijven worden vaak overweldigd door het onderwerp gegevensbescherming

Om deze reden vormen beveiligingstests een belangrijk onderdeel van de testfase, er moet worden nagegaan hoe gemakkelijk derden toegang kunnen krijgen tot de documenten die in het DMS zijn verwerkt.

Aangezien bedrijven vaak van mening zijn dat gegevensbescherming een grote uitdaging is, is het raadzaam om in dit geval een functionaris voor gegevensbescherming te raadplegen. Dit kan ook op technisch niveau verbetervoorstellen doen.

Conclusie: hier moet u op letten bij een DMS-pilot

In de testfase of tijdens pilootbedrijf wordt besloten of het gekozen systeem daadwerkelijk geschikt is voor dagelijks gebruik. Het is daarom essentieel om het in dit stadium uit te proberen. Als problemen pas achteraf bekend worden, brengt dit de dagelijkse gang van zaken in gevaar.

Hoe eerder hoe beter

Bovendien is het in deze fase meestal veel gemakkelijker om wijzigingen aan te brengen. Een uitgebreide planning en voorbereiding kan in principe veel potentiële problemen in de testfase voorkomen. Toch is een nauwkeurige planning geen garantie dat de eerste piloot de juiste is.

Zelfs als er na de derde versie nog verdere aanpassingen nodig zijn, moet u geduldig blijven. Wijzigingen kunnen het beste worden aangebracht wanneer u zich bewust wordt van hun behoefte.