DMS

Hoe lang moet een document worden bewaard?

De kwestie van bewaartermijnen voor documenten is uiteindelijk altijd een wettelijke vereiste. Hoe documentenbeheer u kan helpen hieraan te voldoen.

Voor elk bedrijf, ongeacht de branche, ongeacht hoe groot ze zijn, gelden voorschriften voor de auditbestendige opslag van documenten en specifieke verwijderingsdeadlines. In verband met de opslag is het archiveren van deze documenten altijd in de kamer. Hoe en op welke manier dergelijke documenten moeten worden gearchiveerd, met welk doel en waarom ze vervolgens opnieuw moeten worden verwijderd, zijn vaak zware vragen. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun administratie 7 jaar te bewaren, wat een logistiek probleem kan zijn, vooral als dit allemaal gebeurt in de goede oude papieren vorm. Stapels bestanden en enorme archieven die ruimte innemen en constante kosten veroorzaken, zijn het resultaat.

Voordelen van digitale opslag

Dus waarom zou u alle documenten in een fysiek archief opslaan? Digitale opslag biedt veel voordelen ten opzichte van analoge opslag. De gegevens kunnen bijvoorbeeld veel sneller worden gevonden en opgehaald in een digitaal archief en, zoals eerder vermeld, worden opslagkosten geëlimineerd. Maar niet alleen opslagkosten worden geëlimineerd, de printkosten worden aanzienlijk verlaagd en het transport van de bestanden is achterhaald. Last but not least kunnen meerdere mensen tegelijkertijd toegang krijgen tot en werken met dezelfde bestanden. Maar de belangrijkste voordelen van digitale archivering spelen een rol wanneer een documentbeheersysteem (DMS) wordt gebruikt.

DMS helpt bij opslag

Hierdoor kunnen gebruikers snel documenten vinden omdat elk document is getagd. Full-text zoekopdrachten zijn ook mogelijk via een dergelijk systeem. Toegangsrechten voor documenten kunnen ook worden toegewezen, zodat alleen degenen die over de juiste rechten beschikken, een document kunnen bellen. Dit maakt het beveiligen van fysieke opslagruimtes overbodig. U kunt ook met de documenten werken zonder het origineel te wijzigen. Functies voor versiebeheer zorgen hiervoor. Het systeem zorgt er ook voor dat documenten alleen kunnen worden verwijderd nadat de bewaarperiode is verstreken en doet specifiek denken aan deze deadlines. Het is dus veel eenvoudiger en nuttiger om een digitaal archief te onderhouden, zodat u nog steeds vast moet houden aan stoffige bestandsruimten.

18 september 2019

Start uw DMS selectie

Ontdek welke DMS systemen het beste passen bij uw onderneming

In welke sector bent u actief?

Waarom dit belangrijk is bij uw DMS selectie: DMS systemen worden over het algemeen niet ontwikkeld voor specifieke sectoren. Toch is het belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens de zoektocht naar de juiste software. Leveranciers met ervaring in uw branche snappen sneller uw bedrijfsprocessen waardoor de implementatie soepeler verloopt.

Voer het aantal medewerkers en gebruikers in

medewerker(s)
gebruiker(s) (optioneel)

Waar gaat u het DMS systeem vooral voor gebruiken?

Wilt u het DMS systeem integreren met andere software?

Hoeveel tijd wilt u uittrekken voor de implementatie van het DMS?

Overige vragen

Moet het DMS mobiel beschikbaar zijn?
Moet het DMS offline kunnen werken?
Heeft uw organisatie meerdere vestigingen?
Opereert u internationaal?
Is de hoofdvestiging in Nederland?
CRM leveranciers zoeken...
systemen gevonden

Vul het formulier in en ontvang vrijblijvend informatie over de 7 meest geschikte leveranciers

Wij hebben uw aanvraag goed ontvangen

  • Op basis van de door u ingevulde informatie gaat onze consultant vrijblijvend aan de slag
  • Onze consultant maakt een selectie uit de gevonden DMS leveranciers die het best passen bij uw onderneming
  • U ontvangt gratis een shortlist met informatie over de 7 meest geschikte leveranciers
  • Bij vragen of onduidelijkheden neemt hij mogelijk contact met u op
Bekijk longlist
Selectie opnieuw starten

DMS bij Human Resources

Een DMS biedt veel verschillende voordelen vanuit een zakelijk perspectief. Vooral bij Human Resources kan enorm worden geprofiteerd.

Lees verder

DMS-markt blijft groeien

De DMS-markt is booming en blijft groeien. De toonaangevende DMS-providers konden hun omzet met ongeveer 18% verhogen in vergelijking met het voorgaande jaar.

Lees verder