3 vermijdbare nadelen van een DMS-oplossing

Wat zijn de nadelen van een DMS-oplossing en hoe kunnen deze worden vermeden.

Bedrijven hebben vaak bedenkingen bij de introductie van een documentbeheersysteem (DMS). Deze vermijdbare nadelen zijn maar al te vaak niets meer dan valse veronderstellingen en resultaten van desinformatie.

Op dit punt willen we een paar van deze voorbehouden ter harte nemen en verduidelijken wat er werkelijk aan de hand is. Daarbij benadrukken we de concrete meerwaarde van DMS-oplossingen in relatie tot de geformuleerde nadelen, waarmee we laten zien dat ze achterhaald raken.
Laten we echter eerst de algemene functionaliteit van dergelijke applicaties bekijken om beter te begrijpen waar de vermijdbare nadelen en vooroordelen beginnen.

Wat is een DMS? - een definitie

DMS staat voor document management systeem en is in eerste instantie niets anders dan de organisatie van bedrijfsgerelateerde documenten. In moderne bedrijven lopen dagelijks talloze documenten rond, worden verwerkt, gedrukt en gearchiveerd. Zonder uitgebreide organisatie en zonder bijbehorend systeem kan het snel verwarrend worden.
Hiervoor is een systeem nodig. Aangezien tegenwoordig steeds meer documenten digitaal in een bedrijf worden uitgevoerd, is het alleen zinvol om een oplossing voor digitaal documentbeheer te gebruiken.

Digitale hulp bij documentbeheer

Dergelijke oplossingen worden vertegenwoordigd door DMS-softwaresystemen, die alle in het bedrijf circulerende documenten in een centrale database samenbrengen en zo toegankelijk maken voor alle actoren in het bedrijf.
Vanwege dit simpele feit worden verschillende positieve effecten bereikt. Aan de ene kant wordt informatie veel beter gedeeld en gaan documenten sneller rond, en aan de andere kant ontstaan er minder fouten doordat iedereen met dezelfde documenten werkt.

Wijzigingen bijhouden

Verandert bijvoorbeeld een bestelling later, dan wordt dit vastgelegd in het betreffende document. Alle andere kantoren weten het voortaan direct en hoeven niet geïnformeerd te worden over de wijzigingen.
Een DMS-systeem is opgebouwd uit verschillende modules die verschillende gebieden of taken op het gebied van documentbeheer bestrijken. De volgende basismodules en functies zijn vaak te vinden in een DMS:

• Workflow-functie
• Elektronische inkomende en uitgaande facturen
• Zoekfuncties
• Documentverwerking
• Kennisportaal
• Toepassingsportaal
• Import en export van documenten etc.

Daarnaast zijn er nog vele andere functies, die er allemaal op gericht zijn om de processen in het bedrijf die gerelateerd zijn aan documenten efficiënter te maken.

Nadelen van spanningsmeteroplossingen

Zoals reeds aangekondigd gaat dit artikel minder over de voordelen dan de vermijdbare nadelen van elektronische documentbeheersystemen. Laten we dus eens kijken naar de reserveringen die op veel plaatsen nog steeds bestaan met betrekking tot dergelijke oplossingen.

Tijd en geld besparen?

Als u voor het beheer van uw eigen documentenbasis op een slimme digitale oplossing vertrouwt, zult u in eerste instantie niet aan veel kritiek denken. De systemen kunnen immers de efficiëntie verhogen en kosten besparen.

Valse veronderstellingen en desinformatie

En toch zijn er - de critici. Gevoed door negatieve toepassingsvoorbeelden, verkeerde ideeën en een gebrek aan informatie, verwerp de implementatie van een DMS. Maar dit is meestal de grootste fout die kleinere bedrijven maar al te vaak maken.
Immers, als je vandaag op dit gebied nog steeds zonder digitale oplossingen zit, word je al snel achtergelaten door de concurrentie en overweldigd door je eigen stroom aan documenten. Laten we toch eens kijken naar de paar nadelen van DMS-oplossingen.

1. DMS-software kost geld

Uiteraard brengt de introductie van een elektronische spanningsmeter kosten met zich mee. Veel bedrijven gaan daar juist voor terug omdat ze in eerste instantie het besparingspotentieel van deze systemen niet kunnen inschatten.

Velen zijn bang voor kosten

Velen zien alleen de directe investeringskosten aan het begin van het project. Dit is echter op twee manieren onvoldoende. Enerzijds zullen DMS-oplossingen gedurende de gehele gebruiksperiode worden geassocieerd met directe en indirecte kosten en anderzijds moeten de besparingen in de berekening worden meegenomen.

Er moet rekening worden gehouden met de vervolgkosten

Als u kiest voor een DMS-oplossing, moet u niet alleen rekening houden met de daadwerkelijke licentiekosten, maar ook met de kosten voor aanpassing, installatie en latere bediening van het systeem. Een DMS is inderdaad een investering die niet mag worden onderschat.

Planning telt opnieuw

Maar het hangt af van de planning en voorbereiding. De tijd die op dit punt wordt geïnvesteerd, zal uiteindelijk helpen om de kosten voor het DMS laag te houden en de besparingen die aan het systeem zijn verbonden sneller te realiseren.

Beschouw kosten als investering

Daarom zijn de kosten van een spanningsmeter geen echt nadeel, maar moeten ze worden beschouwd als een investering om te besparen. Als men echter de voorbereiding en opleiding van het personeel negeert, kan een DMS inderdaad een kostenval worden. Als dit niet correct wordt gebruikt, komen de gewenste besparingen niet uit en krijgt u alleen te maken met de kosten van het systeem.

2. Een DMS is te ingewikkeld

Het is vaak de complexiteit van softwareoplossingen die bedrijven terugschrikt. Een gebrek aan expertise en knowhow in hun eigen gelederen kan dit effect hebben. Het centrale doel van dergelijke applicaties is echter om processen in het bedrijf te vereenvoudigen en niet andersom.

Externe expertise verkrijgen

Veel softwareleveranciers en systeemhuizen zijn gespecialiseerd in het implementeren van DMS-oplossingen voor klanten. Ze hebben de nodige kennis en kunnen het systeem optimaal afstemmen op de ideeën van het bedrijf.
Dit is ongetwijfeld weer een investering, maar het is zeker de moeite waard. De juiste softwarepartner staat u immers met raad en daad terzijde na de daadwerkelijke implementatie en helpt bij vervolg aanvullingen en innovaties.

Gebruiksgemak cruciaal

Als de interne expertise en algemene afhandeling van digitale media over het algemeen vrij laag zijn, is het vooral belangrijk om aandacht te besteden aan intuïtieve en eenvoudige gebruikersinterfaces. Het is ook belangrijk om de medewerkers voldoende op te leiden en hen de tijd te geven om vertrouwd te raken met het systeem.

3. DMS-projecten kunnen mislukken

Wat voor ERP-systemen op grote schaal geldt, geldt ook voor DMS-software op kleine schaal. Onvoldoende voorbereiding, verkeerde benaderingen en slecht tot ontbrekende training kunnen ervoor zorgen dat software-implementaties mislukken.
Dit wordt echter eenvoudig voorkomen door u voldoende voor te bereiden op het project bij het zoeken naar een geschikt systeem. Hoe beter de voorbereiding, hoe succesvoller het project zal zijn.

Voorbereiding is het halve werk

Beginnend met een concreet doel en een analyse van de feitelijke situatie, door het opstellen van een concreet projectschema tot de daaropvolgende beoordeling en analyse van het project, kost het wat tijd en personeel om een project veilig te stellen.

Mislukking meestal zelfgemaakt

Dit geldt echter voor bijna alle projecten en elke investering, ongeacht het type, moet goed doordacht zijn. Uiteindelijk wordt het niet doen uit angst om te falen een zichzelf vervullende profetie. Want wie niet van tijd tot tijd investeert en zich aanpast aan de omstandigheden van de markt, zal niet lang kunnen overleven.

Conclusie: voordelen wegen veel zwaarder dan

DMS-oplossingen kunnen een enorme toegevoegde waarde betekenen voor bedrijven van alle industrieën en maten. De nadelen, die moeilijk te construeren zijn, zijn bij nader inzien meestal te verwaarlozen.

Als men naar de voordelen van dergelijke toepassingen kijkt, lijken de nadelen niet langer louter voorbehouden te zijn die snel kunnen worden afgewezen. Bedrijven schrikken vaak terug voor de kosten en inspanningen die dergelijke projecten met zich meebrengen.

Tegelijkertijd moet worden opgemerkt dat DMS-toepassingen kosten en tijd besparen in plaats van ze te produceren. Als een systeem eenmaal in gebruik is, komen de voordelen snel naar voren, waardoor de nadelen positief worden.