De juiste DMS voor uw branche

We laten u zien hoe u het juiste DMS voor uw branche kunt vinden en wat de voordelen zijn van een branchespecifieke oplossing.

Om een bedrijf optimaal te laten profiteren van een systeem, moet het ook individuele bedrijfsprocessen in kaart kunnen brengen. Elke vestiging heeft andere vereisten voor een geschikte bedrijfssoftware. Dit geldt niet alleen voor ERP-software als centraal hart van de eigen IT-infrastructuur, maar ook voor documentbeheersystemen.

Daarom willen we de eisen van verschillende branches voor een geschikt DMS nader bekijken. Daarbij laten we voorbeelden zien van de verschillen en overeenkomsten in enkele grote, geselecteerde industrieën.

DMS: een overzicht

DMS is een acroniem en verwijst naar documentbeheersystemen. Dit is software die holistisch digitaal documentbeheer mogelijk maakt. Het DMS staat centraal, zodat alle afdelingen binnen het bedrijf met het DMS werken.

Het pad naar het papierloze kantoor

Digitaal documentbeheer heeft veel voordelen. In plaats van moeizaam door verschillende stoffige mappen in verschillende bedrijfsgebieden te bladeren, bevinden alle documenten zich op één plek die overal in het bedrijf toegankelijk is.

Verkorte, efficiëntere werkprocessen

Functies zoals zoeken in volledige tekst maken het mogelijk dat alle relevante documenten voor een specifieke invoer (zoals een specifiek klantnummer) binnen enkele seconden automatisch worden weergegeven.
Op deze manier kunnen bedrijven waardevolle werkuren besparen in de dagelijkse bedrijfsvoering en deze effectiever gebruiken.

AVG-naleving

Bovendien kan een geschikt DMS-bedrijf aanzienlijke ondersteuning bieden bij het werken in overeenstemming met de AVG. Dit wordt voornamelijk gedaan door tal van automatiseringen die het risico op onzorgvuldigheidsfouten aanzienlijk verminderen.
Naast de basisvoordelen van gestandaardiseerde DMS-oplossingen, profiteren bedrijven vooral van die functies die specifiek zijn afgestemd op de eisen van hun branche. Hieronder worden de individuele vereisten van individuele industrieën voor een adequaat DMS nader onderzocht.

Een DMS voor de bouwsector

Projectmatige processen komen vaak voor in de bouw. Bij elk van deze projecten ontstaan een groot aantal verschillende documenten, die centraal beheerd kunnen worden door een passend DMS.

Verbindingen en vraagbeheer

In het geval van projectmatige workflows die vaak worden aangetroffen in de bouwsector, moet een DMS overeenkomstige functies bieden voor supplementbeheer en aanmaning. Een bijbehorende verbinding of interface wordt ook aanbevolen, via welke relevante documenten kunnen worden geëxporteerd en naar de klant kunnen worden verzonden.

DMS voor productie

Om foutloze en vertragingsvrije werkprocessen in de productie te garanderen, moeten documenten met betrekking tot de te verwerken order beschikbaar zijn voor productiemedewerkers. Dit zijn documenten zoals
Beelddocumentatie
Fabricagedocumenten
CAD-bestanden
CAM-bestanden
Deze worden vaak gemaakt in verschillende applicaties.

Aansluitingen en interfaces

Daarom is het essentieel dat er geschikte verbindingen of interfaces tussen het DMS en alle andere relevante verbindingen tot stand worden gebracht. Op deze manier zijn de nieuwste versies van alle documenten altijd beschikbaar in productie, wat de basis legt voor efficiënte werkprocessen.

Documentbeheersystemen voor financiële dienstverleners

Er zijn hoge wettelijke vereisten in de financiële en investeringssector - vooral voor de volledige documentatie van het beleggingsproces.

Bovendien zijn er vaak lange, divisieoverstijgende workflows bij het beleggingsproces betrokken. Een DMS voor financiële dienstverleners moet daarom in staat zijn om elke individuele actie van elke betrokken actor te documenteren.

Hulp bij automatisering

Handmatig gegevensonderhoud is moeilijk om aan deze vereisten te voldoen. Enerzijds is het vatbaar voor onzorgvuldige fouten die snel kunnen ontstaan in de hectische dagelijkse gang van zaken. De operationele bedrijfsvoering is zo sterk in focus dat administratieve processen zoals data-onderhoud worden verwaarloosd. Aan de andere kant betekent handmatig gegevensonderhoud een verhoogde administratieve inspanning voor het personeel. Human resources zijn aldus geïntegreerd en ontbreken elders.

Om deze reden moeten alle taken en beslissingen automatisch worden gedocumenteerd door de DMS in de vorm van een workflowgeschiedenis. Zo kunt u op elk moment zien wanneer welke beslissing is genomen door welke partij. Dit maakt het voor bedrijven heel eenvoudig om te voldoen aan hun wettelijke aansprakelijkheid.

Een DMS voor groothandel en detailhandel

In onze snelle wereld verandert de handel. De stijgende verwachtingen van klanten en de toenemende marktdominantie van online handelen vormen een bijzondere bedreiging voor kleine detailhandelsbedrijven.

Efficiënt DMS in de groothandel

Bedrijven moeten daarom bestaande processen heroverwegen en deze zo efficiënt mogelijk maken. Dit is onder andere mogelijk door gebruik te maken van een geschikte spanningsmeter. Dit maakt bijvoorbeeld het anders tijdrovende controleren van facturen, bestellingen en leveringen mogelijk met slechts een paar klikken.

Papierloze bonnen voor de detailhandel

In de detailhandel staat de controversiële ontvangstvereiste momenteel centraal in veel discussies. Vooral de verspilling van grote hoeveelheden thermisch papier wordt bekritiseerd door commerciële en milieudeskundigen.
Sommige bedrijven en start-ups zijn daarom gespecialiseerd in het digitaliseren van analoge vouchers. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om de digitale bon met een mobiele app naar de klant te sturen. Een dergelijke omschakeling vereist een wijziging van de gedeeltelijk verouderde kassasystemen. Op lange termijn zou de digitale voucher niet alleen milieuvriendelijker zijn, maar zou het ook winkeliers geld besparen.

Documentbeheer in de gezondheidszorg

Een groot aantal zeer gevoelige persoonsgegevens wordt gegenereerd in medische praktijken, ziekenhuizen of zorgverzekeraars. De GDPR definieert gezondheidsgegevens als "persoonlijke gegevens die betrekking hebben op de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijke persoon, inclusief het verlenen van gezondheidsdiensten, en van waaruit informatie over hun gezondheidsstatus" en wijst ze toe aan de "speciale categorie van persoonlijke gegevens".

Persoonlijke gegevens veilig verwerken

De verwerking van deze bijzonder gevoelige persoonsgegevens is onderworpen aan strikte limieten. Enerzijds is de toestemming van de betrokkene voor de verwerking van de gegevens vereist. Anderzijds moeten volgens overweging 42 ook ten minste het doel van de gegevensverwerking en de identiteit van de voor de verwerking verantwoordelijke worden meegedeeld.

Een geschikt DMS voor de zorg maakt het mogelijk om ondertekende toestemming digitaal toe te wijzen aan het betreffende patiëntendossier. Door gebruik te maken van digitale patiëntendossiers is ook binnen een paar seconden alle relevante patiëntinformatie beschikbaar via full-text zoeken.

Conclusie: waarom een branchespecifieke spanningsmeter zo belangrijk is

Samenvattend kan worden gesteld dat verschillende industrieën individuele eisen stellen aan een geschikt DMS. Hoewel standaardoplossingen al verschillende voordelen bieden, maakt een branchespecifieke spanningsmeter het doorslaggevende verschil. Sectorspecifieke functies zijn essentieel voor het continue concurrentievermogen van een bedrijf in tijden van digitale transformatie.
Om deze reden moeten bedrijven hun zoektocht naar een geschikt DMS baseren op providers die gespecialiseerd zijn in de speciale eisen van hun branche.