De meerwaarde van casestudy's voor uw DMS-zoekopdracht

Casestudy's kunnen erg handig zijn bij het zoeken naar geschikte DMS software. Hier laten we zien hoe en waar.

De zoektocht naar een geschikte DMS-oplossing kan soms een hele onderneming zijn. Veel verschillende oplossingen met verschillende functies en ontworpen voor een bepaald type bedrijf maken de markt uiteindelijk zo verwarrend. De juiste oplossing vinden is niet altijd gemakkelijk. Bedrijven moeten echter de juiste oplossing voor hun doeleinden vinden, zodat de gewenste voordelen van DMS-software ook daadwerkelijk worden bereikt.

Naast het systeem speelt ook de aanbieder een doorslaggevende rol. Dus hoe moet een bedrijf zijn zoekopdracht ontwerpen en welke criteria moeten worden gebruikt om selecties te maken. In deze context willen we de rol van casestudy's onderzoeken en hun waarde voor uw DMS-zoekopdracht benadrukken. Voordat we dit doen, zullen we echter kijken naar de algemene functionaliteit van DMS-software om beter te begrijpen waarom het zoeken naar een geschikte oplossing zo complex kan zijn.

Inhoudsopgave 

• Definitie: Wat is DMS-software?
• Technische kant van DMS-software
• Hoe casestudy's kunnen helpen bij het zoeken naar DMS
• Weten wat je zoekt
• Start de DMS-zoekopdracht
• Conclusie: casestudy's is een goede toevoeging maar let op

Definitie: Wat is DMS-software?

DMS staat voor Document Management System en omvat alle maatregelen die worden genomen om bedrijfsgerelateerde documenten te organiseren. In het tijdperk van analoge documenten betekende dit het maken van bestanden en deze opslaan in fysieke archieven. Aangezien de meeste documenten in de huidige zakenwereld digitaal zijn, is digitaal documentbeheer ook vereist. Vaak worden bestanden opgeslagen in individuele mappen van de respectieve gebruiker en daar op een verwarrende manier opgeslagen. Als een andere actor een bestand nodig heeft, moet het eerst in de juiste versie worden gevonden en via e-mail worden verzonden.

Alle gegevens op een centrale database

Documentbeheersystemen maken dit allemaal overbodig. Alle documenten van het bedrijf worden samengebracht in een centrale database en centraal opgeslagen. Op deze manier is er maar één geldige versie van een document en hebben alle actoren er toegang toe. Dit versnelt aanzienlijk de processen en voorkomt fouten als gevolg van overdrachten of duplicaten. Een DMS-oplossing kan ook in het bedrijf veel kosten besparen. Naar de enerzijds door de snellere processen, maar anderzijds ook door besparing op print- en papierkosten.

Documenten veilig opslaan

Ook raken fysieke archieven grotendeels verouderd, waardoor er extra middelen vrijkomen in het bedrijf. Bovendien heeft moderne DMS-software vele andere functies die de processen bij het verwerken van documenten versnellen. Workflows kunnen op veel punten worden gestart en documenten kunnen revisiebestendig worden gearchiveerd. Er wordt rekening gehouden met alle wettelijke vereisten en het systeem kan u automatisch aan deadlines herinneren. Over het algemeen kunnen veel taken worden geautomatiseerd door het DMS, waardoor extra middelen vrijkomen. Het besparingspotentieel is vrij hoog. Dit maakt deze applicaties zo aantrekkelijk voor elk bedrijf.

Technische kant van DMS-software 

DMS-softwareoplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules, die allemaal een specifiek verantwoordelijkheidsgebied bestrijken. De volgende modules zijn vaak terug te vinden in gestandaardiseerde DMS-oplossingen: Workflowfunctie Elektronische inkomende en uitgaande facturen Zoekfuncties Documentverwerking Kennisportaal Applicatieportaal Importeren en exporteren van documenten etc. Bovendien verschillen DMS-oplossingen nogal wat betreft hun opslaglocatie. In wezen vallen hier twee modellen op. De klassieke on-premise variant en de cloud variant.

Cloud of lokaal?

Bij een on-premise versie koopt een bedrijf de software van de provider en installeert deze op zijn eigen servers, waar uiteindelijk ook de data wordt opgeslagen. Bij de cloudvariant daarentegen schaft u alleen licenties aan en gebruikt u het systeem via internet. De gegevens worden vervolgens opgeslagen op de servers van de cloudoperator. Al deze factoren maken het uiteindelijk zo moeilijk om het perfecte DMS voor uw eigen doeleinden te vinden. DMS-providers zijn zich blijven specialiseren in bepaalde branches of bedrijfsgroottes en hebben hun oplossingen aangepast aan de speciale vereisten.

Hoe casestudy's kunnen helpen bij het zoeken naar DMS

Als u op zoek gaat naar een geschikte DMS-oplossing voor uw bedrijf, zult u snel ontdekken dat er veel meer is dan alleen een handvol oplossingen op de markt. In plaats daarvan komen hier duizenden verschillende systemen van verschillende providers rond. Hier de juiste vinden is als het winnen van een loterij. Maar met een strategische en systematische benadering van het zoeken, kunt u relatief snel de juiste aanbieder vinden. Dit vereist echter enige voorbereiding. Met een specifiek doel voor ogen is de zoektocht uiteindelijk veel gemakkelijker.

Weten wat je zoekt

Maar waar begin je eigenlijk met zoeken. Het antwoord is simpel: met jezelf: allereerst moet je weten wat je precies zoekt. Hoe moet uw DMS worden ontworpen, hoeveel gebruikers hebben er toegang toe nodig, welke taken moet het aankunnen? Dit zijn allemaal vragen die vooraf beantwoord moeten worden.

Definieer technische vereisten

Daarnaast het technische perspectief. Moet het systeem in de cloud of op je eigen server draaien, over welk netwerk en op welke database moet het systeem draaien? Hier rijzen nog veel meer vragen.

Start de DMS-zoekopdracht

Nadat u heeft geëvalueerd waartoe uw oplossing precies in staat moet zijn, begint de eigenlijke zoektocht. Op dit punt een belangrijke tip voor jou. Gebruik vergelijkingsportalen voordat u elk zoekresultaat met betrekking tot uw criteria controleert. Veel providers met hun DMS-oplossingen staan ​​hier vermeld en kunnen eenvoudig worden gefilterd.

Tariefaanbieders

U krijgt nu relatief snel een lijst met verschillende aanbieders, die allemaal bij uw bedrijf passen. Dus hoe bepaal je? Andere factoren spelen hier een rol. De aanbieder zelf komt in beeld. Waar is hij gevestigd, welke diensten biedt hij aan en vooral hoeveel ervaring heeft hij.

Casestudy's als richtlijn

Om deze laatste te kunnen evalueren, zijn casestudies bijzonder nuttig. Hier beschrijft de aanbieder eerdere DMS-projecten en legt hij precies uit hoe ze zijn verlopen. Casestudies zijn in de regel zo gestructureerd dat een eerste deel rapporteert over de uitgangssituatie van de klant.

Beschrijving van het DMS-project

Het tweede deel beschrijft de oplossing en de implementatie van de nieuwe software. Het laatste deel gaat over de evaluatie van het project en eventueel zal een vooruitblik worden gegeven. Casestudy's van bedrijven die op u lijken (h3) In het beste geval heeft het bedrijf een casestudy gepubliceerd waarin de klant sterk lijkt op uw bedrijf. Hieruit kunt u vervolgens conclusies trekken over de ervaring van de aanbieder. Als ze in het verleden al vergelijkbare bedrijven hebben kunnen helpen, weten ze ook van de details van uw bedrijf en kunnen ze daar vooraf rekening mee houden.

Casestudies correct beoordelen

Op dit punt wordt de specifieke meerwaarde die case studies kunnen hebben bij het zoeken naar een geschikte DMS-oplossing duidelijk. Tegelijkertijd moet er ook rekening mee worden gehouden dat casestudy's meestal succesverhalen zijn. Hier presenteren bedrijven DMS-projecten die bijzonder goed gaan.

Conclusie: casestudy's is een goede toevoeging maar let op

Bij het zoeken naar een geschikte DMS-oplossing is eerst de software zelf belangrijk. Deze moet voldoen aan alle criteria die u als bedrijf voor uzelf stelt. Als systemen vergelijkbaar zijn, gaat het ook om de specifieke aanbieder van het systeem. De ervaring van de aanbieder speelt hierbij een belangrijke rol.

Als ze u al vergelijkbare bedrijven hebben geholpen, kan dit een indicatie zijn van hoe goed ze uw branche kennen. Het voordeel hiervan is dat hij dan ook op de hoogte is van de bijzonderheden die bij de implementatie kunnen optreden en daar vanaf het begin rekening mee kan houden.