De relevantie van een goed projectteam in het DMS-project

Het projectteam is een cruciaal onderdeel van het DMS-project. Hier leest u waarom en wat u moet weten.

De introductie van een DMS is voor veel bedrijven de eerste stap naar digitalisering. Maar hoe slaagt het “DMS-project” en welke rol speelt het projectteam bij de introductie? We willen deze onderwerpen op dit punt nader bekijken en laten zien waarom u uw personeel zo vroeg mogelijk bij het project moet betrekken.

DMS-software - een overzicht

De drie letters "DMS" zijn de algemene afkorting voor "documentbeheersysteem". Dit is software voor het beheren van digitale documenten.

DMS-processen optimaliseren

Moderne DMS-software is veel meer dan een digitaal archiefsysteem. Alle documentbeheerprocessen kunnen worden beheerd, gecontroleerd, geoptimaliseerd en in veel gevallen zelfs geautomatiseerd met behulp van DMS-software. Op deze manier worden waardevolle middelen bespaard, die vervolgens elders gerichter en winstgevender kunnen worden ingezet.

Een voorbeeld van een dergelijke functie is het zoeken in volledige tekst, waarmee binnen enkele seconden alle belangrijke documenten met betrekking tot een aanvraag kunnen worden weergegeven.

Workflow-samenwerking

Door de centrale oriëntatie van de DMS-software werken alle medewerkers met dezelfde data. Bovendien heeft moderne DMS-software over het algemeen verschillende functies die de afdelingsoverschrijdende samenwerking binnen het bedrijf aanzienlijk vergemakkelijken.
Het gebruik van DMS-software heeft tal van voordelen ten opzichte van analoog documentbeheer. Daarom besluiten steeds meer bedrijven om een documentbeheersysteem in te voeren. Zodra de beslissing is genomen, begint het "DMS-project".

Het DMS-project: structuur en proces

Een ondernemend project is een project dat vooral gekenmerkt wordt door het unieke karakter van essentiële randvoorwaarden zoals de target. Hoewel er na een bepaalde tijd behoefte is aan een nieuwe aankoop, is de introductie van bedrijfssoftware altijd een apart project, dat ook als zodanig moet worden gezien en behandeld. Bedrijfssoftware is immers meestal ontworpen voor langdurig gebruik. Daarom moeten bedrijven in ieder geval een strategisch gebaseerde, gestructureerde aanpak hanteren.

Definieer vereisten

Aan het begin van elk softwareproject moet er daarom een gedetailleerde as-is-analyse zijn. Op basis van de analyseresultaten kunnen vervolgens specifieke doelen worden gedefinieerd, die moeten worden bereikt met de introductie van een DMS-software.

Onderzoek de DMS-markt

Pas nadat bedrijven op de hoogte zijn van hun individuele vereisten, moeten ze beginnen met het verkennen van de DMS-markt. Het zoeken naar een geschikt systeem of provider is een uitdaging die voor veel bedrijven niet mag worden onderschat.Vanwege de diversiteit en omvang van de DMS-markt dienen bedrijven daarom eerst een gedetailleerd specificatieblad te maken, op basis waarvan vervolgens potentiële DMS-software kan worden geïdentificeerd .

Na de selectie vindt de implementatie van de nieuwe software plaats en uiteindelijk ook de workflow aanpassing in de dagelijkse gang van zaken.

Kader voor een succesvol DMS-project

Ieder bedrijf is geïnteresseerd in een zo succesvol mogelijk DMS-project. Uiteindelijk vloeien er zowel tijd als financiële middelen in de introductie van de nieuwe DMS-software, die daarom op zijn best soepel moet verlopen en een overeenkomstige ROI moet behalen. Maar:

Wat is eigenlijk een "geslaagd" project?

Een project wordt over het algemeen als succesvol beschouwd als de eerder gestelde doelen zijn behaald of overschreden. Maar het meten van deze factoren is niet altijd zo eenvoudig als het in eerste instantie lijkt. Door een gebrek aan planning en voorbereiding kunnen er bijvoorbeeld vervolgkosten ontstaan door aanpassingen die aanvankelijk niet duidelijk waren. Bovendien kan de werkelijke ROI alleen betrouwbaar worden bepaald bij langdurig gebruik. Het totale resultaat van het project is daarom na uitvoering nog niet direct zichtbaar. Dus wat kunnen bedrijven doen om zo vroeg mogelijk de basis te leggen voor een succesvol project?

Maatregelen voor een succesvolle implementatie van DMS-software

In principe kunnen veel verkeerde stappen worden voorkomen door een grondige planning en voorbereiding. Maar het projectteam zelf speelt ook een grote rol als het gaat om het succes van de DMS-software-implementatie.

De rol van het projectteam in het DMS-project

Het projectteam is de kern van een succesvol DMS-softwareproject. Daarom moeten bedrijven zorgvuldig afwegen wie deel zal uitmaken van het team en welke taken individuele medewerkers op zich zullen nemen.

Stel het projectteam samen

Voordat bedrijven het projectteam samenstellen, moeten ze zichzelf enkele basisvragen stellen.

• Welke kerncompetenties en vaardigheden moet het projectteam omvatten?
• Wie is er nodig?
• Welke capaciteiten moeten worden ingebracht? Hoe kan dit praktisch worden geïmplementeerd en afgestemd op de feitelijke taken van de betreffende medewerker?

Er moet een basisonderscheid worden gemaakt tussen het uitgebreide team en het kernteam, hoewel er in sommige gevallen geen duidelijke grenzen zijn, aangezien de twee gebieden naadloos in elkaar overgaan. Op basis van ervaring mag het kernteam indien mogelijk niet te groot zijn - volgens het motto "Te veel koks bederven de bouillon". In ieder geval moeten de leden van het kernteam de geschikte capaciteiten krijgen om aan het project te werken.

Dit geldt ook voor het uitgebreide team. Leden van het uitgebreide team komen bijvoorbeeld ook van afdelingen om hun bedrijfsgebied of afdeling te vertegenwoordigen in het DMS-project. Maar ook technisch specialisten kunnen worden ingezet als onderdeel van het kernteam.

Projectmanager en key user

Dit zijn bijvoorbeeld zogenaamde key-users. Key users zijn medewerkers die praktische ervaring opdoen in het gebruik van de nieuwe DMS-software als onderdeel van het DMS-project. Als onderdeel van het project vertegenwoordigen ze de belangen van hun afdeling en zijn ze actief betrokken bij de introductie van de DMS-software. De projectmanager wordt aan u toegewezen. Ze vormen een soort interface tussen het managementniveau en het personeel, waardoor drop-downstructuren worden voorkomen.

Ze kunnen hun expertise ook gebruiken om later andere interne medewerkers op te leiden in het gebruik van de DMS-software. Op deze manier kunnen trainingskosten aanzienlijk worden verlaagd.

Afwijzing vermijden

Ongeacht hun rol in het DMS-project, moeten bedrijven alle medewerkers zo vroeg mogelijk betrekken bij de geplande DMS-implementatie. Het is belangrijk dat het personeel tot in detail wordt geïnformeerd over de voordelen die zouden moeten voortvloeien uit de introductie van een DMS-introductie in de dagelijkse bedrijfsvoering. Zo wordt voorkomen dat het nieuwe systeem bijvoorbeeld wordt opgevat als een beheersmaatregel en dat medewerkers het afwijzen.

Conclusie: geen succesvol DMS-project zonder projectteam

Samenvattend kan worden gesteld dat zelfs de beste software voor rekstrookjes alleen zijn volledige potentieel kan ontwikkelen als deze correct wordt bediend. Om dit te waarborgen, moet het personeel zo vroeg mogelijk bij het project worden betrokken. Zo voorkomen bedrijven een eventuele afwijzing.

Stel het projectteam strategisch samen

Een goed projectteam is een basisvoorwaarde voor een succesvol project. Daarom moeten bedrijven bij het samenstellen van het team een strategische aanpak kiezen. Het is belangrijk dat elke afdeling en afdeling die in de toekomst met de nieuwe DMS-software zou moeten werken, vertegenwoordigd is.