DMS-software voor grote bedrijven

Grote bedrijven stellen speciale eisen aan DMS-software. We laten je zien welke.

DMS-software is geschikt voor bedrijven van elke omvang. Van freelancers tot kleine en middelgrote bedrijven tot grote bedrijven, elk bedrijf kan profiteren van het gebruik van geschikte DMS-software.

De grootte van de onderneming heeft echter ook een doorslaggevende invloed op het behoefteprofiel van de onderneming. Grote bedrijven hebben meestal een groot aantal extra functies nodig die kleine bedrijven gemakkelijk kunnen missen. Onder grote bedrijven verstaan wij organisaties met meer dan 250 medewerkers. Hieronder zullen we de individuele eisen van grote bedrijven aan adequate DMS-software nader bekijken.

Inhoudsopgave

• DMS: een definitie
• Grote bedrijven worden steeds verantwoordelijker
• De juiste DMS-software voor grote bedrijven
• Naleving en beveiliging
• Conclusie: grote bedrijven profiteren van deze DMS-functies

DMS: een definitie

"DMS" is een afkorting en beschrijft een documentbeheersysteem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Moderne DMS-software is veel meer dan alleen een digitaal archiveringssysteem. De huidige DMS-softwaresystemen zijn in staat documentgerelateerde processen aanzienlijk te optimaliseren en automatiseren en documentstromen meer gestructureerd te maken.

ECM - Enterprise Content Management

Enterprise content management wordt vaak gezien als een uitbreiding of een hoger niveau van DMS-software. Geïntegreerde ECM-functies vergroten het functionele bereik van DMS-software door gerichte distributie en verstrekking van informatie. Dit gebeurt door het gericht consolideren van alle informatie binnen de software. Zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens zijn inbegrepen.

EIM - Enterprise Information Management

EIM-mogelijkheden gaan nog een stap verder. Enterprise Information Management wordt daarom ook wel ECM 2.0 genoemd. Bijbehorende functies zijn speciaal ontworpen voor samenwerking en verbetering van processen of optimalisatie van procesontwerp. Op deze manier kunnen zelfs de meest complexe processen die documenten van welke vorm dan ook bevatten, specifiek in kaart worden gebracht aan de softwarekant.

Grote bedrijven steeds verantwoordelijker

Vooral bedrijven van bepaalde omvang komen steeds meer in de openbaarheid. In de loop van het groeiende bewustzijn van onderwerpen als duurzaamheid, milieubescherming of eerlijke arbeidsomstandigheden bij de bevolking, neemt ook deze laatste bedrijven onder de loep en ziet ze ze steeds meer als verantwoordelijk.

"Duurzaam beheer lijkt vandaag de positieve tegenperiode van het overmatige risico en rendement dat ons in de rampen van de afgelopen twaalf maanden heeft gestort"
, zei Bosch-baas Franz Fehrenbach in een artikel in WirtschaftsWoche.

Duurzaamheid - meer dan een modewoord

Op het gebied van duurzaamheid speelt met name CO2 een grote rol. In deze context wordt meestal de term "ecologische voetafdruk", "CO2-voetafdruk" of "koolstofvoetafdruk" gebruikt. Bedrijven staan voor de uitdaging om hun eigen ecologische voetafdruk zo klein mogelijk te houden. En niet alleen om altruïstische redenen. Uiteindelijk is het belangrijk om klanten ervan te overtuigen dat ze hun eigen bijdrage leveren aan het beheersen van de wereldwijde klimaatcrisis.

De juiste DMS-software voor grote bedrijven

In verband met documentbeheer omvat dit voor veel bedrijven ook de weg naar het papierloze kantoor. Dit is ook vanuit economisch oogpunt zinvol. Want vooral bij grote bedrijven zijn er enorme hoeveelheden documenten, die allemaal middelen vastleggen.

DMS-software: potentiële besparingen

Zo zijn er kosten voor printerpapier en printercartridges. Er is ook opslagruimte om de mappen vol met analoge documenten op te slaan. Dit omvat ook een archief.

Dit wordt nog verergerd door de personele middelen die betrokken zijn bij het vaak tijdrovende archiveren of zoeken naar documenten. Bij grote bedrijven komen hier heel andere dimensies om de hoek kijken dan bij kleine bedrijven of zelfs freelancers, waardoor de overstap naar DMS-software grote bedrijven in totaal veel geld kan besparen.

Naleving en beveiliging

Grote bedrijven staan ook steeds meer in de belangstelling als het gaat om compliance en beveiliging. De bedrijven reageren dienovereenkomstig.

1. De doelen

Volgens een onderzoek van het Center for Business Compliance & Integrity zijn de drijfveren van motivatie duidelijk:

83 procent van de bedrijven wordt gedreven door het vermijden van aansprakelijkheid
78 procent handelt om redenen van corruptiepreventie en
72 procent voor het voorkomen van concurrentiemisdrijven.

Volgens roedl.de willen andere bedrijven ook de gebieden gegevensbescherming en export- en douanevoorschriften afdekken door compliance.

2. De implementatie

In theorie klinken deze doelen en implementatiedoelen het nastreven waard. Bedrijven lopen echter vaak tegen hun grenzen aan als het om implementatie gaat. De belangrijkste problemen hierbij zijn het ontstaan van een “compliance-bureaucratie”, de vaak moeizame implementatie van compliance in risicolanden of een gebrek aan begrip bij de medewerkers.

3. Oplossingsbenaderingen

Er zijn echter specifieke maatregelen die (grote) bedrijven kunnen nemen om bovengenoemde problemen te voorkomen en te verhelpen. Dit omvat bijvoorbeeld de definitie van centrale standaarden die gelden voor alle vestigingen van de grote onderneming - ongeacht de locatie van de vestiging.

Beheer van meerdere locaties

Deze kunnen schriftelijk worden vastgelegd en bijvoorbeeld via een bijbehorend deelgebied binnen de DMS-software via multi-locatiemanagement aan alle relevante medewerkers op alle vestigingen ter beschikking worden gesteld.
Alleen beschikbaar stellen is echter niet voldoende en moet worden ondersteund door uitgebreide training.

AVG - De kwestie van gegevensbescherming

Compliance speelt ook een grote rol op het gebied van gegevensbescherming - ongeacht hoe compliance structureel binnen het bedrijf wordt geïmplementeerd.

Moderne DMS-software helpt grote bedrijven om verzamelde data conform GDPR te verwerken, onder meer door middel van passende automatisering. Het belang van deze automatisering wordt duidelijk wanneer je kijkt naar de mediaberichten van de afgelopen maanden en jaren. Al te vaak deden zich schandalen voor rond inbreuken op de gegevensbescherming, datalekken of hackeraanvallen, waarvan sommige bekende bedrijven waren.

Hoe grote bedrijven schandalen kunnen vermijden

Met name grote bedrijven moeten dan niet alleen bang zijn voor financiële gevolgen in de vorm van forse boetes, maar ook voor reputatieschade. Daarom is het gebruik van een bijbehorende DMS-software met een verscheidenheid aan functies om aan de AVG te voldoen, tegenwoordig bijna onmisbaar voor grote bedrijven.

Conclusie: grote bedrijven profiteren van deze DMS-functies

Samenvattend wordt duidelijk dat grote bedrijven niet alleen veel baat hebben bij het gebruik van geschikte DMS-software, maar er nu op veel vlakken bijna afhankelijk van zijn.

Adequate DMS-software kan grote bedrijven onder andere ondersteunen met compliancestandaarden, multi-site management, AVG-automatisering en duurzamer, resourcebesparend documentbeheer.