DMS-software voor kleine bedrijven

Digitalisering is niet langer alleen weggelegd voor grote bedrijven. Op de markt zijn speciaal voor kleine bedrijven DMS-oplossingen te vinden.

Vaak blijft het idee dat professionele bedrijfssoftware alleen geschikt is voor bedrijven van een bepaalde omvang bij mensen in het achterhoofd blijven hangen. Uiteindelijk kunnen bedrijven van elke omvang profiteren van het gebruik van geschikte DMS-software. Het enige belangrijke is dat het specifiek is ontworpen om aan de behoeften en vereisten van kleine bedrijven te voldoen.

Aan welke criteria een DMS-software voor kleine bedrijven moet voldoen, moet daarom hieronder in meer detail worden besproken. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat de DMS-software eigenlijk is.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een definitie
• De voordelen van DMS-software voor kleine bedrijven
• De DMS-softwaremarkt
• 3 kenmerken van een DMS-software voor kleine bedrijven
• 1. Lage acquisitie kosten
• 2. Gebruiksvriendelijkheid
• 3. Uitgebreide ondersteuning
• Conclusie: zo profiteren kleine bedrijven van een DMS

DMS-software: een definitie

De afkorting "DMS" beschrijft een documentbeheersysteem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. DMS-software wordt gebruikt om alle documenten die in het bedrijf ontstaan op een centraal punt samen te brengen. De huidige DMS-softwaresystemen functioneren niet alleen als een archiveringssysteem voor documenten, maar bevatten ook samenwerkingsfuncties of hebben automatisering.

De voordelen van DMS-software voor kleine bedrijven

Bedrijven kunnen op verschillende manieren profiteren van het gebruik van DMS-software.

Automatiseringen

Bijhorende automatisering zorgt er bijvoorbeeld voor dat processen slanker worden gemaakt. Hierdoor komen onder meer personele middelen vrij die anders bij administratieve werkzaamheden betrokken zouden zijn.
Daarnaast kan automatisering medewerkers helpen om documenten op een AVG-compliant manier te verwerken.

Interne samenwerking verbeteren

Omdat alle medewerkers met hetzelfde systeem werken, wordt de samenwerking tussen workflows ook geoptimaliseerd. Zo worden werkprocessen over afdelingen heen transparanter gemaakt. DMS-software kan bedrijven enorm ontzorgen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Op deze manier kan het gebruik van adequate DMS-software zelfs een concurrentievoordeel op de lange termijn opleveren.

De DMS-softwaremarkt

Om dit te doen, moet de DMS-software ook speciaal zijn ontworpen voor gebruik in het betreffende bedrijf. Voor sommige bedrijven vereist dit een individuele oplossing, vooral in niches, die ofwel speciaal is vervaardigd of later is aangepast.

Voor andere bedrijven is standaardsoftware "kant-en-klaar" voldoende. Uiteindelijk moet elk bedrijf voor zichzelf beslissen welk systeem het juiste is. Bij het selecteren van een geschikte DMS-software kan het echter helpen om u op een paar basispunten te oriënteren.

Branchespecifieke oplossingen

Zo is er DMS-software die speciaal is ontwikkeld voor de eisen van een bepaalde branche. In de loop van de toenemende specialisatie in kerncompetenties zijn er ook steeds meer afwijkingen in de processen en workflows tussen verschillende branches.

Om deze reden specialiseren steeds meer DMS-softwareleveranciers zich in individuele branches. De DMS-software van deze providers heeft modules en functies die met name vaak nodig zijn in de betreffende branche of die een overeenkomstige meerwaarde toevoegen aan het bedrijf.

DMS-software voor bepaalde bedrijfsgroottes

Sommige DMS-softwareleveranciers zijn ook gespecialiseerd in bedrijven van bepaalde grootte. Dit geldt niet alleen voor het MKB en grote corporaties, maar ook voor kleine bedrijven of zelfs zelfstandigen en freelancers.

De DMS-softwaremarkt is inmiddels zo divers dat er voor bedrijven van elke omvang of branche wel een geschikt systeem te vinden is. Hieronder willen we nader ingaan op de eisen die met name kleine bedrijven stellen aan geschikte DMS-software.

3 kenmerken van een DMS-software voor kleine bedrijven

Zoals eerder vermeld, gaan kleine bedrijven er vaak ten onrechte van uit dat DMS-software pas vanaf een bepaalde bedrijfsgrootte "de moeite waard" is.

Onjuiste reserveringen

Bijbehorende voorbehouden houden vaak direct verband met zogenaamd hoge kosten of een ogenschijnlijk complexe aanvraag.
Dit geldt in principe voor sommige DMS-softwaresystemen. Het ligt dan ook voor de hand dat bekende systemen die primair zijn afgestemd op de eisen van grote bedrijven meestal niet geschikt zijn voor toepassing in kleine bedrijven. DMS-software voor kleine bedrijven kenmerkt zich door een aantal eigendommen waarvan vooral bedrijven met weinig werknemers profiteren.

1. Lage acquisitie kosten

Uiteindelijk spelen de kosten van de DMS-software altijd een rol. Met name kleine bedrijven hebben echter doorgaans een zeer beperkte financiële speelruimte. Om deze reden zou DMS-software voor kleine bedrijven één ding in het bijzonder moeten zijn: betaalbaar.

De cloud als geldige optie

Het betreft voornamelijk de kosten die bedrijven direct maken in het kader van de overname. De acquisitiekosten zijn een doorslaggevend argument voor de aanschaf van cloudgebaseerde DMS-software, vooral voor kleine bedrijven. In de context van een cloudimplementatie zijn er meestal geen noemenswaardige acquisitiekosten en is de oplossing meestal vrijwel direct beschikbaar.

Er zijn nu echter vrij betaalbare DMS-softwareoplossingen op locatie. Ook kleine bedrijven hebben in het DMS-project een vrije keuze wat betreft het gebruik en licentiemodel van de DMS-software.

2. Gebruiksvriendelijkheid

Een ander belangrijk criterium voor kleine bedrijven is gebruiksvriendelijkheid. Kleinere bedrijven hebben meestal DMS-software nodig met een zeer basale, relatief rudimentaire reeks functies, zodat de eerste voordelen in de dagelijkse bedrijfsvoering kunnen worden gezien.

Extra functies maken het gebruik moeilijk?

Dit betekent echter niet dat bedrijven afzien van handige functies. Het is eerder belangrijk om voorrang te geven aan welke functies echt relevant zijn en waarde toevoegen aan het bedrijf. Functies die niet nodig zijn, dragen doorgaans alleen maar bij aan de complexiteit van de gebruikersinterface zonder een overeenkomstige toegevoegde waarde aan de operatie toe te voegen.

3. Uitgebreide ondersteuning

Bovendien moeten kleine bedrijven zich primair richten op DMS-softwareleveranciers die hen ook na implementatie uitgebreid kunnen ondersteunen.

Vaak geen eigen IT-afdeling

Dit komt door de vaak beperkte interne IT-expertise van kleine, niet-industriële bedrijven. Naast de expertise zelf is er meestal een eenvoudig gebrek aan middelen en capaciteiten, vooral bij kleine bedrijven. Veel kleine bedrijven hebben bijvoorbeeld geen eigen IT-afdeling die het probleem desnoods beter zou kunnen aanpakken.

Om deze reden moeten kleine bedrijven bij het kiezen van een DMS-softwareleverancier altijd rekening houden met de ondersteuning en services die ze bieden.

Conclusie: zo profiteren kleine bedrijven van een DMS

Samenvattend kan worden gesteld dat de aanschaf van DMS-software ook voor kleine bedrijven de moeite waard kan zijn. In feite is er hier zelfs veel potentieel voor optimalisatie.

Concurrentievoordeel door DMS-software

Door de ontlasting van voornamelijk administratieve werkzaamheden te verlichten, kunnen kleine bedrijven waardevolle human resources winstgevender inzetten, zodat de introductie van DMS-software kan bijdragen aan het concurrentievoordeel van een klein bedrijf op lange termijn.