Hoe lang duurt de implementatie van DMS?

Het implementeren van een DMS kan soms veel tijd in beslag nemen. We laten u zien hoe u deze kunt inkorten.

De veronderstelling dat u een digitaal documentbeheersysteem aanschaft en er vervolgens mee kunt werken, is op veel manieren verkeerd. Een uitgebreide voorbereiding is vereist en een implementatie- en aanpassingsfase, die vaak maanden in beslag neemt, is vereist.

We willen echter nader bekijken hoe dit kan worden ingekort en wat er nodig is om het nieuwe DMS zo snel mogelijk in de dagelijkse praktijk te laten doordringen. Wij geven u tips voor een optimale implementatie, die u zullen helpen om de implementatietijd uiteindelijk aanzienlijk te verkorten.

Voordien bekijken we echter nog een keer de algemene werking van digitale documentbeheersystemen en verduidelijken waarom bijna geen enkel bedrijf deze technologie tegenwoordig kan vermijden.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS? - Een definitie
• De technische kant van DMS
• Hoe beperk je de implementatietijd?
• Een kwestie van de locatie
• Een kwestie van systeemvereisten
• Een kwestie van het type implementatie
• Een kwestie van voorbereiding
• Conclusie - voorbereiding is alles

Wat is DMS? - Een definitie

Documentbeheer is een centraal onderdeel van elk bedrijf. Hiervoor werden in het verleden vooral archiefsystemen voor fysieke documenten gemaakt. Het resultaat was een compleet archief vol mappen. Aangezien het merendeel van alle documenten nu in digitale vorm is, is ook een digitale oplossing vereist.

De oplossing om alle digitale documenten aan het fysieke archiefsysteem toe te voegen is niet alleen buitengewoon oneconomisch, maar ook niet bijzonder milieuvriendelijk. In plaats daarvan zou men de weinige fysieke documenten moeten invoeren in digitaal documentbeheer.

Dit vraagt om intelligente en heldere oplossingen die zijn gecreëerd in de vorm van softwaretoepassingen. Een zogenaamd DMS brengt alle bedrijfsdocumenten samen in een centrale database en maakt ze toegankelijk voor alle stakeholders.

Vermijd fouten direct

Op deze manier worden duplicaten en resulterende fouten en afwijkingen voorkomen. Als een document wordt bewerkt, hebben alle posities rechtstreeks de nieuwste versie. Elke wijziging is exact te volgen, wat uiteindelijk leidt tot meer transparantie en een snellere informatiestroom.

Veel andere functies

DMS-oplossingen kunnen echter veel meer. Zo ondersteunen de applicaties de planning van werkprocessen, bewaren documenten auditvrij en voldoen aan alle wettelijke eisen, hebben speciale zoekfuncties gereed of maken duurzaam kennisbeheer mogelijk.

De technische kant van DMS

Technisch gesproken worden documentbeheersystemen beheerd op de eigen servers van het bedrijf, op gehuurde servers van een provider of in de cloud. Op dit punt zijn er bepaalde verschillen, die ook worden weerspiegeld in de aard van de systemen zelf.

Locatieverschillen

DMS-oplossingen die uit een cloud zijn verkregen, zijn vaak minder aanpasbaar en er moet speciale aandacht worden besteed aan de voorschriften inzake gegevensbescherming. Daarom moet vooraf worden nagegaan in welke vorm een DMS zijn weg naar uw eigen bedrijf moet vinden.

Modules en functies

DMS-oplossingen zijn soms opgebouwd uit verschillende modules, die allemaal specifieke taken dekken. Afhankelijk van de eisen kunnen bedrijven bepaalde modules implementeren en in eerste instantie andere weglaten. De modules zijn echter inhoudelijk met elkaar verbonden en genereren onderling verschillende meerwaarden.

Interfaces met andere oplossingen

Ook de koppeling van het DMS aan andere softwareoplossingen, zoals een CRM- of ERP-systeem, biedt nog vele andere voordelen. Een DMS is echter vaak de eerste stap naar het digitaliseren van een bedrijf, daarom moet speciale aandacht worden besteed aan interfaces naar andere systemen.

Hoe beperk je de implementatietijd?

De centrale vraag waar dit artikel over zou moeten gaan is die van de implementatietijd van een documentbeheeroplossing. Het hangt af van veel verschillende factoren.

Cloud of on-premises?

Naast de vraag hoe, in de cloud of on-premise, een DMS-oplossing bediend moet worden, is het ook belangrijk om rekening te houden met de eigen wensen van het bedrijf bij het maken van uitspraken over de duur van de implementatie.

Gebeurtenissen in het bedrijf doorslaggevend

Bovendien hangt dit enorm af van de vereisten van het betreffende bedrijf voor het systeem. Ook speelt de vraag of een DMS voor het eerst zijn weg vindt naar een bedrijf of dat alleen de provider moet worden gewijzigd.

Hieronder willen we deze individuele dimensies bekijken en verduidelijken welke invloed ze hebben op de duur van de implementatie. Uiteindelijk moet worden onderzocht hoe dit kan worden verkort.

Een kwestie van de locatie

De duur van een implementatie hangt grotendeels af van de locatie. Als een DMS-oplossing uit de cloud wordt verkregen, is de daadwerkelijke implementatie veel minder complex, d.w.z. met een lokale on-premise oplossing.

Cloud-oplossingen

Boek licenties en een reeks functies in de cloud volgens uw behoeften. Na een korte kennismakingsfase en enkele individuele instellingen kan het systeem vaak relatief snel in gebruik worden genomen.

Lokale DMS-oplossingen

Anders met een lokale oplossing. Het belangrijkste hier is dat de eigen servers van het bedrijf het systeem ook op lange termijn kunnen verwerken en bedienen. Indien nodig moet eerst worden omgebouwd.

Tijd en expertise

Het voordeel van lokale oplossingen is zeker het aanpassingsvermogen van de oplossing. Dit kan naar believen worden herschreven en aangepast aan uw eigen behoeften. Maar dit kost veel tijd en vereist vaak externe expertise.

Een kwestie van systeemvereisten

Zoals reeds vermeld, nemen deze aanpassingen veel tijd in beslag. Ze moeten worden geformuleerd, geïmplementeerd, getest en geïnternaliseerd. Vaak is het niet één, maar moeten er meerdere aanpassingen worden gedaan. Dit kan soms enkele weken duren, afhankelijk van hoe ingewikkeld deze aanpassingen zijn.

Individuele aanpassingen kosten tijd

Maar het zijn niet alleen individuele aanpassingen die tijd kosten. In wezen is het altijd een kwestie van het algemene toepassingsgebied dat de implementatietijd bepaalt. Als een bedrijf bijvoorbeeld alleen geïnteresseerd is in een gemeenschappelijke mappenstructuur, kan dit snel en eenvoudig worden geïmplementeerd.

Meer functies, meer inspanning

Hoe meer functies er worden toegevoegd, hoe complexer het hele project uiteindelijk wordt. Op deze manier kunnen kennisdatabases of aanvragerspools worden gecreëerd of een uitgebreid rapportagesysteem worden gecreëerd. Deze functies vergen wat meer voorbereidend werk en dus tijd.

Een kwestie van het type implementatie

In principe zijn er twee verschillende soorten implementatie van bedrijfsspecifieke software te onderscheiden. Enerzijds de Big Bang-implementatie en anderzijds de evolutionaire implementatie.

Big Bang-implementatie

De eerste probeert, zoals de naam al doet vermoeden, in één klap live te gaan met het hele systeem, waardoor het tegelijkertijd voor alle functies binnen het bedrijf bruikbaar is. Dit vergt een langere voorbereidings- en testfase waarin wordt getracht alle fouten te elimineren en eventueel bij te sturen.

Evolutionaire implementatie

Dit staat in contrast met de evolutionaire implementatie, waarin individuele functies na elkaar live geschakeld worden. Vaak begin je op de ene afdeling en introduceer je het systeem geleidelijk aan op de andere afdelingen. Het kan enkele maanden duren voordat het systeem volledig is geïmplementeerd.

Elementair onderwijs en opleiding

De centrale uitdaging bij de implementatie van beide typen ligt in de training en opleiding van de beroepsbevolking. Ze moeten zich vertrouwd kunnen maken met de afzonderlijke functies voordat het systeem live kan gaan. Een oerknal-implementatie kan medewerkers snel overrompelen, vooral als er vooraf te weinig training is gegeven.

Leer stap voor stap

In de evolutionaire implementatie leert het personeel slechts met een paar functies om te gaan. Pas als deze voldoende zijn begrepen en geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken, worden extra functies geactiveerd.

Een kwestie van voorbereiding

Uiteindelijk hangt elk van deze dimensies af van de kwaliteit van de voorbereiding voor het hele project. Hoe meer tijd hierin wordt geïnvesteerd, hoe meer tijd later in de implementatie kan worden bespaard.

Formuleer specifieke doelen

Beginnend met een concrete formulering van de doelen die moeten worden bereikt met het nieuwe systeem, door middel van een gedetailleerd implementatieplan tot training van de medewerkers, moet alles zorgvuldig worden gepland.

Projectteam opzetten

Alleen met een uitstekende planning en holistische betrokkenheid van de medewerkers bij het project kan de implementatietijd enorm worden verkort. Zo is het aan te raden om een projectteam op te zetten bestaande uit key users van individuele afdelingen. Deze brengen vervolgens de wensen en behoeften van uw afdelingen in het project en innovaties van het project naar hun afdelingen.

Sleutelgebruikers helpen bij training

Ze helpen bij de training en later gebruik van het systeem en kunnen ervoor zorgen dat alle medewerkers met het nieuwe systeem kunnen werken. Als een bedrijf simpelweg een systeem voor zijn werknemers plaatst en vraagt om vanaf dat moment ermee te werken, is de kans op afwijzing groot.

Conclusie - voorbereiding is alles

Als je een nieuw DMS in je bedrijf wilt integreren, sta je naast de kosten ook altijd voor de vraag hoe lang zo'n implementatie duurt. Het belangrijkste doel hier is om de introductietijd te verkorten door een hoogwaardige en uitgebreide voorbereiding op het project.

Hoe meer tijd er wordt geïnvesteerd in de voorbereiding, hoe meer tijd kan worden bespaard bij de implementatie. Vooraf medewerkers opleiden is een goede manier om tijd te besparen. Maar kennis van je eigen doelen en een goed geformuleerd implementatieplan helpen ook om tijd te besparen.