Kan uw bedrijf een DMS betalen?

De kwestie van kosten speelt bij de meeste bedrijven een grote rol. Ontdek hier hoe u het juiste DMS vindt voor uw prijsklasse.

De aanschaf van nieuwe bedrijfssoftware gaat altijd gepaard met een bepaalde investering. Naast financiële middelen investeren bedrijven vaak veel tijd in het plannen en implementeren van softwareprojecten.

Maar wat kost de introductie van een DMS en wanneer is zo'n investering zinvol? Op dit punt willen we deze vragen nader bekijken. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat precies een spanningsmeter is.

Inhoudsopgave

• DMS: Wat is een documentbeheersysteem?
• 3 goede redenen om een DMS te kopen
• 5 factoren die de kosten van een DMS beïnvloeden
• Conclusie: een DMS is de investering waard

DMS: Wat is een documentbeheersysteem?

DMS - drie letters, waarachter een softwareoplossing die enorm nuttig is voor bedrijven wordt uitgerekt. Zoals de naam al doet vermoeden, worden documentbeheersystemen gebruikt om digitale documenten te beheren.

DMS als onderdeel van een holistische infrastructuur

Het volledige potentieel van software ontwikkelt zich echter alleen als het niet als een geïsoleerde oplossing wordt gebruikt. Een dergelijk gebruik kan over het algemeen geen garantie bieden voor een naadloze informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen. Dit is echter essentieel om het maximale uit bestaande gegevens te halen. Uiteindelijk wordt data maar al te vaak 'olie van de 21e eeuw' genoemd.

In plaats daarvan moet DMS functioneren als onderdeel van een holistische IT-infrastructuur en worden geïntegreerd in bestaande ERP-systemen of via een interface worden verbonden. Dit elimineert ook de noodzaak van dubbel gegevensonderhoud en silostructuren worden vermeden.

3 goede redenen om een DMS aan te schaffen

Er zijn veel geldige redenen om een documentbeheersysteem te introduceren. Een groot voordeel van het papierloze kantoor is de relatief lage administratieve inspanning.

Verminderde administratie-inspanning

Door gebruik te maken van een DMS wordt documentbeheer niet alleen gedigitaliseerd, maar ook gecentraliseerd. Alle documenten bevinden zich centraal op een plek waar alle medewerkers met de juiste toegangsrechten toegang toe hebben. Daarom is het niet nodig om te zoeken naar analoge documenten, die vaak verspreid zijn over verschillende mappen in verschillende bedrijfsgebieden. In plaats daarvan hebben moderne documentbeheersystemen functies die het gericht zoeken naar de vereiste documenten efficiënt en gemakkelijk maken. Met een full-text zoekactie kunnen bijvoorbeeld binnen enkele seconden alle relevante documenten met betrekking tot een specifieke zoekterm worden weergegeven. Processen worden verkort en efficiënter gemaakt en waardevolle middelen kunnen winstgevender worden gebruikt.

Bespaar kosten

Daarnaast kunnen papier-, kopieer- en printkosten worden bespaard door middel van een documentbeheersysteem. Een papierloos kantoor draagt ook bij aan de milieuvriendelijkheid van het bedrijf.

Maak holistische processen

Uiteindelijk profiteren bedrijven vooral van het gebruik van een documentbeheersysteem als dit bijdraagt aan het creëren van holistische, digitale processen. Dit is echter alleen mogelijk als het volledig kan worden geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur. Op deze manier kan de bedrijfssoftware ook fungeren als een krachtige samenwerkingstool, die de samenwerking tussen afdelingen en divisies aanzienlijk vergemakkelijkt.

5 factoren die de kosten van een DMS beïnvloeden

In feite kan de vraag naar de kosten van een DMS niet over de hele linie worden beantwoord. Dit komt doordat een veelheid aan omstandigheden en randvoorwaarden de kosten van een DMS bepalen. Deze kunnen van bedrijf tot bedrijf sterk verschillen.

Desalniettemin zijn er fundamentele factoren die de kosten van een DMS aanzienlijk beïnvloeden. Dit zijn in de eerste plaats de volgende punten, die hieronder nader worden onderzocht:

1. De keuze van gebruik en licentiemodel
2. De complexiteit van bedrijfsprocessen
3. Vereiste aanpassingen
4. Vereiste of gewenste functies
5. Aantal gebruikers of opslagcapaciteit

Lokaal, gehost of de cloud?

De keuze van het gebruik en het licentiemodel heeft een aanzienlijke impact op de kosten van een DMS. Dit heeft echter geen betrekking op de totale kosten, maar eerder op de directe acquisitiekosten. Zo zijn de acquisitiekosten voor de introductie van een cloudgebaseerd DMS doorgaans relatief laag. De maandelijkse vervolgkosten zijn echter vaak hoger.

Moeten zeer specifieke of individuele processen in kaart worden gebracht?

Ook de bedrijfsprocessen van een bedrijf, die door het systeem in kaart moeten worden gebracht, zijn bepalend voor de kosten van een DMS. Als de processen zeer specifiek zijn, moet het systeem mogelijk worden aangepast. Personalisaties van hoge kwaliteit zijn meestal gemakkelijker te implementeren met een lokale oplossing en kunnen een kostbare investering zijn.

Desalniettemin worden dergelijke aanpassingen over het algemeen aanbevolen om de processen van een bedrijf optimaal in kaart te brengen en het maximale uit het DMS te halen. Op de lange termijn zullen deze aanpassingen vruchten afwerpen vanwege de toegevoegde waarde in de dagelijkse gang van zaken.

Het scala aan functies

Net als de mate van aanpassing heeft ook de functionele omvang van een DMS invloed op de kosten. Een overeenkomstig groot aantal functies verhoogt meestal ook de softwarekosten. Het volgende is echter niet van toepassing: hoe meer, hoe beter. Krachtige, dure software is niet automatisch geschikter voor gebruik in een bedrijf.

Hoe adequaat een DMS is, hangt af van de compatibiliteit ervan met het individuele vereistenprofiel van een bedrijf. Voordat bedrijven een DMS kiezen, moeten bedrijven daarom eerst specifieke eisen definiëren waaraan de software moet voldoen. Een DMS met een relatief klein aantal functies kan ook voldoen aan het vereistenprofiel van een bepaald bedrijf.

Schaalbare software: aantal gebruikers en opslagcapaciteit

Uiteindelijk bepalen ook het aantal gebruikers en de benodigde opslag- of servercapaciteit de kosten van een DMS. Met een cloudgebaseerde oplossing kunnen extra capaciteiten en gebruikers meestal met slechts een paar klikken worden geboekt of geannuleerd. De maandelijkse kosten worden automatisch hierop aangepast. Bij lokale software daarentegen is de schaalbaarheid doorgaans beperkt of kan deze pas op een bepaald moment worden geïmplementeerd door complexe, kostbare aanpassingen aan de IT-infrastructuur.

Conclusie: een DMS is de investering waard

Samenvattend kan worden gesteld dat de kosten van een DMS sterk kunnen verschillen van bedrijf tot bedrijf. De doorslaggevende factoren voor de kosten van een DMS zijn:

• Het gebruiks- en licentiemodel
• De complexiteit van bedrijfsprocessen
• Aanpassingen vereist
• Vereiste of gewenste functies
• Aantal gebruikers of opslagcapaciteit

Om financiële middelen te besparen, moeten bedrijven eerst duidelijke doelen definiëren die moeten worden bereikt door de introductie van het DMS. Dit gaat vergezeld van een duidelijke definitie van uw eigen behoefteprofiel. Op basis van de individuele eisen kan er gekozen worden voor een DMS dat op lange termijn een hoge ROI belooft.

Bespaar tijd, kosten en middelen

De aanschaf van bedrijfssoftware is altijd een investering die naast de kosten van financiële middelen tijd en een goede planning vergt. Door het juiste DMS te kiezen, wordt deze investering in de dagelijkse bedrijfsvoering terugverdiend in tijd, kosten en middelen.