Moet u een DMS-consultant inhuren?

Sommige bedrijven maken gebruik extern advies bij het zoeken naar DMS-software. Maar is dat wel een goed idee?

Het zoeken naar geschikte DMS-software kan soms een handschoen worden en daarom laten veel bedrijven externe adviesbureaus dit doen. Hier leggen we uit waarom het zo moeilijk kan zijn om de juiste oplossing voor uw bedrijf te vinden en waarom externe adviesdiensten niet altijd de sleutel tot succes zijn.

We willen ook laten zien wanneer externe adviesdiensten echte waarde kunnen toevoegen en wanneer ze zelfs misleidend en schadelijk voor het bedrijf kunnen zijn. Voordat we dit doen, willen we echter kijken naar de algemene werking van DMS-software om beter te begrijpen waarom het zoeken niet altijd gemakkelijk is.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software?
• Extern advies voor het zoeken naar DMS
• Voordelen van extern advies bij het zoeken naar DMS
• Nadelen van extern advies bij het zoeken naar DMS
• Conclusie: extern advies kan nuttig zijn

Wat is DMS-software?

DMS is de afkorting voor documentbeheersysteem. Deze term omvat alle maatregelen voor de organisatie van bedrijfsgerelateerde documenten. Waar het in het verleden allemaal ging om het sorteren van alle analoge documenten in geschikte bestanden en ze op te slaan in fysieke archieven, lopen er tegenwoordig aanzienlijk meer digitale documenten rond.

Aangezien het antwoord hierop niet kan zijn om de digitale documenten om te zetten in analoog documentbeheer, maar veel meer andersom. De weinige analoge documenten die vandaag nog in een bedrijf terechtkomen, moeten worden gescand en toegevoegd aan digitaal documentbeheer.

Bespaar print- en papierkosten

Dit bespaart papier- en printkosten en fysieke archieven zijn grotendeels achterhaald. Om echter alle documenten revisiebestendig op te slaan en tegelijkertijd beschikbaar te maken voor verwerking, zijn moderne softwareoplossingen nodig. DMS-softwareoplossingen zijn precies dit.

Zoekfuncties voor snelle vindbaarheid

Alle documenten worden samengebracht in een centrale database en gesorteerd in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur. Met speciale zoekfuncties hebben medewerkers het juiste bestand bij de hand en kunnen deze direct in het systeem bewerken. Dit leidt binnen het hele bedrijf tot snellere en slankere processen.

Werkstromen beter begrijpen

Dit bespaart DMS-softwareoplossingen ook veel geld voor het bedrijf. Documenten kunnen worden toegewezen aan workflows, die vervolgens traceerbaar zijn voor alle betrokken actoren. Dit maakt de processen ook nog transparanter en gemakkelijker te controleren en te coördineren.

DMS-oplossingen bestaan meestal uit verschillende modules, die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. De volgende modules zijn te vinden in veel DMS-systemen:

Workflow-functie
Elektronische inkomende en uitgaande facturen
Zoekfuncties
Documentverwerking
Kennisportaal
Toepassingsportaal
Import en export van documenten etc.

Maar niet elk bedrijf heeft elk van deze modules hetzelfde nodig. Vaak implementeren bedrijven eerst de belangrijkste functies en vergroten ze geleidelijk het scala aan functies. Ook de locatie van de oplossing en de documenten spelen een belangrijke rol.

Op locatie of in de cloud?

Traditioneel wordt de software bij een provider gekocht en op de eigen servers van het bedrijf geïnstalleerd. Op deze manier kunt u de software ook aanpassen aan uw behoeften. Cloud computing is de laatste jaren echter steeds populairder geworden.
Hier wordt het DMS-systeem via internet toegankelijk gemaakt. Het bedrijf verwerft licenties naar eigen behoefte en kan de software voortaan gebruiken. De gegevens worden opgeslagen op de servers van de provider en daar opgeslagen. Welk model een bedrijf uiteindelijk kiest, hangt af van veel verschillende factoren.

Extern advies voor de DMS-zoekopdracht

Al deze factoren maken de beslissing voor een DMS-oplossing uiteindelijk zo moeilijk. Aangezien de software een serieuze impact heeft op de dagelijkse gang van zaken, moet zorgvuldig worden overwogen welke oplossing zijn eigen doeleinden kan dienen.
Veel bedrijven hebben onvoldoende expertise op dit gebied en huren externe consultants in om een passende oplossing te vinden. In hoeverre dit een goed idee is, wat de voordelen zijn maar ook wat de nadelen zijn, willen we op dit punt verduidelijken.

Voordelen van extern advies bij het zoeken naar DMS

Als het bedrijf de nodige expertise op het gebied van DMS-software mist, wordt goed advies duur. Bij je eerste onderzoek op internet word je geconfronteerd met talloze technische termen. Wat heb je precies nodig en wat moet de oplossing dekken?

Weten waar je op moet letten

Aan het begin van een DMS-project is dat precies wat u moet weten. Externe adviseurs zullen in eerste instantie hetzelfde doen. Zodat zij weten hoe u uw bedrijf kunt helpen, analyseren zij de huidige situatie in uw bedrijf en nemen de technische omstandigheden onder de loep.

Expertise en jarenlange ervaring

Het grote voordeel van extern advies is zeker de ervaring die een consultant met zich meebrengt. Hij weet wat bedrijven zoals het uwe nodig hebben om het DMS-project succesvol af te ronden. Bij het zoeken naar een passende oplossing kunnen veel fouten gemaakt worden. Maar er zijn ook veel valkuilen bij het daadwerkelijke ontwerp van het project zelf.

Waardevolle kennis inkopen

Een consultant kan u helpen gefocust te blijven en u te laten zien hoe u de juiste oplossing krijgt en hoe u ermee kunt werken. Dit is zeer waardevolle kennis die zonder een extern adviesbureau verborgen zou zijn gebleven.

Nadelen van extern advies bij het zoeken naar DMS software

Externe adviesbureaus kosten geld. Dit is niet verwonderlijk, maar er moet precies worden berekend op welk moment het niet meer mogelijk is zonder de expertise van een buitenstaander. Adviesbureaus hebben vaak hoge uurtarieven en vooral kleine bedrijven die de expertise missen, moeten hier rekenen.

Creëer capaciteiten in uw eigen bedrijf

Tegelijkertijd mag niet uit het oog worden verloren dat anders uw eigen medewerkers moeten worden belast met het onderzoeken en verwerven van de nodige deskundigheid. Ook hier ontstaan kosten en is er een fors hogere inspanning.

Objectiviteit en onafhankelijkheid

Een ander nadeel in het kader van externe adviesdiensten kan ontstaan als de adviseur niet objectief en onafhankelijk is. Als hij bijvoorbeeld probeert u een bepaalde DMS aan te zetten omdat hij commissies van het softwarebedrijf ontvangt, is voorzichtigheid geboden.

DMS project kan ook mislukken

Als de externe consultant u een DMS-software bezorgt die niet bij uw bedrijf past, loopt u het risico dat het hele project vroeg of laat mislukt. Dan heeft u niet alleen een immense slechte investering gedaan, maar ook onnodig veel geld uitgegeven aan de adviesdienst.

Waakzaam bij het kiezen van een consultant

Als u absoluut afhankelijk bent van de expertise van derden, moet u zeker letten op de objectiviteit en onafhankelijkheid van het adviesbureau. In de meeste gevallen is dit ook het geval, dus u moet op dit punt voorzichtig zijn.

Conclusie: extern advies kan nuttig zijn

Niet elk bedrijf heeft een externe consultant nodig om een geschikte DMS-oplossing te vinden. Externe adviseurs zijn echter een goede zaak voor die bedrijven die niet over de nodige expertise beschikken en zelf geen middelen kunnen verstrekken om zelf met de zoektocht om te gaan.

Daarnaast hebben externe consultants doorgaans beduidend meer ervaring en kennen veel valkuilen die bij een software-introductie in de weg kunnen staan. Tegelijkertijd moet aandacht worden besteed aan de objectiviteit en onafhankelijkheid van de adviseurs. Als ze u een bepaald systeem willen verkopen omdat ze commissie van providers kunnen ontvangen, is voorzichtigheid geboden.