DMS selectie

In de tijd van digitale transformatie wordt het voor bedrijven steeds belangrijker om processen automatisch en centraal te kunnen afhandelen. Documentbeheersystemen nemen de rol aan van centraal documentbeheer, dat veel verder gaat dan het traditionele archiveren in mappen. Met functies zoals geautomatiseerde archivering of zoeken in volledige tekst, moet adequate DMS-software het leven van gebruikers gemakkelijker maken. Maar het zijn niet alleen de technische functionaliteiten die ertoe doen.

Lees hier alles over DMS selectie

Planning is essentieel

Minstens zo belangrijk als de DMS-software zelf is de planning en organisatie rond de beslissing voor een geschikt systeem tot de implementatie. Toekomstige gebruikers moeten volledig zijn voorbereid op implementatie omdat een krachtige DMS van weinig nut is als deze niet juist door medewerkers wordt gebruikt.

Het is bijvoorbeeld raadzaam om eerst nieuwe DMS-software op een afdeling te introduceren. Op deze manier kunnen potentiële problemen worden geïdentificeerd en gecorrigeerd voordat alle afdelingen worden getroffen en de problemen zich opstapelen. Gebruikers moeten zich eerst vertrouwd maken met het DMS-systeem. Uitgebreide training is daarom essentieel.

Verkrijg meningen van werknemers vóór de introductie van DMS

Met het grote aantal systemen dat momenteel op de markt is, kan het snel moeilijk worden om overzicht te houden. Met betrekking tot de respectieve functies is het meestal niet eenvoudig om de juiste software te kiezen. Het kan hier een voordeel zijn om medewerkers te interviewen die in de toekomst met het DMS zullen werken. Welke problemen zijn er met het huidige DMS? Welke functies moet de nieuwe software bevatten? Welke processen vormen momenteel de grootste inspanning?

De antwoorden kunnen helpen om intern te bepalen welke functies nodig zijn en welke optioneel zijn. Dit is de eerste, belangrijke stap in het besluitvormingsproces. Nadien moet eerst een beslissing worden genomen over hoe het systeem moet worden geïnstalleerd.

Cloud, on-premises, gehost of hybride?

Er wordt een fundamenteel onderscheid gemaakt tussen Cloud, on-premises, hosted en hybride DMS. Welk installatietype het juiste is voor uw bedrijf, hangt onder andere af van de bedrijfsstructuur en de beschikbare middelen (monetair en IT). Hoewel de initiële acquisitiekosten en de bijbehorende kosten voor een lokaal DMS relatief hoog zijn, worden deze factoren bijna volledig geëlimineerd in een Cloud systeem.

In plaats daarvan zijn er maandelijkse kosten per gebruiker, die ook toenemen met de toenemende vraag. Hoe meer gebruikers, hoe hoger de maandlasten. Als alternatief kan een hybride systeem worden gebruikt tegen lage maandelijkse kosten, die op hun beurt duurder zijn om aan te schaffen. Het laatste alternatief is een gehoste DMS met relatief lage bedrijfskosten of acquisitiekosten. Niettemin moeten bezuinigingen worden aangebracht met dit type installatie, bijvoorbeeld met betrekking tot een vereiste internetverbinding. Dit is niet nodig met een hybride DMS.

Cloud-, lokale, gehoste en hybride DMS-oplossingen hebben allemaal voor- en nadelen in vergelijking met de andere installatietypen. Hier is het belangrijk om de prioriteiten van het bedrijf en het gebruik op lange termijn in gedachten te houden. Zijn bijvoorbeeld eenmalige, hoge acquisitiekosten het waard als vervolgens de lopende kosten dalen?

Specifieke functies van de DMS

Na het selecteren van een geschikt installatietype, is het belangrijk om de specifieke functies te identificeren die het DMS moet hebben. Worden documenten automatisch gearchiveerd? Zo ja, is er een mogelijkheid om deze automatisch te verwijderen na de verlopen periode? Het DMS moet voor sommige bedrijven ook onderweg beschikbaar zijn, zodat veldmedewerkers bijvoorbeeld onderweg contracten kunnen openen.

Hoe moeten bestaande documenten worden geïntegreerd in het nieuwe DMS? Bestaat er al een DMS en is een geschikte interface vereist? Is het een eerste kennismaking? In dit geval moeten bestaande fysieke documenten mogelijk worden gedigitaliseerd met behulp van OCR, zodat functies zoals zoeken in volledige tekst volledig kunnen worden gebruikt.

Probeer het voordat je koopt

Talrijke DMS-oplossingen bieden de mogelijkheid om een tijdelijke testfase te doorlopen voordat de software wordt gekocht. Natuurlijk is dit optioneel en op geen enkele manier bindend. Maar vooral als er geen relevante voorkeur is of de beslissing tussen twee of drie DMS-oplossingen ligt, kunnen testversies de nodige duidelijkheid bieden.

Vroeg of laat zal iedereen die op zoek is naar een geschikt DMS waarschijnlijk ook zogenaamde open source-oplossingen tegenkomen. Deze worden gekenmerkt door het feit dat hun broncode vrij toegankelijk is. Dit betekent dat bedrijven met voldoende IT-knowhow de mogelijkheid hebben om het systeem aan te passen aan hun individuele behoeften. Dit is echter meestal niet het geval, met name voor het MKB. In dit geval moeten ook extra functies worden gekocht.

Randvoorwaarden in het DMS

Nadat de beslissing is genomen, moeten enkele basisvoorwaarden nog worden verduidelijkt. Dit omvat bijvoorbeeld hoe de relevante documenten moeten worden gegroepeerd en hoe de toegang tot welke categorieën wordt beperkt. Archiverings- en verwijderingsperioden moeten ook worden ingesteld voor het respectieve documenttype om een AVG-conforme verwerking te garanderen.

Dit gaat gepaard met overeenkomstige voorzorgsmaatregelen voor gegevensbescherming. Als het bijvoorbeeld een Cloud-gebaseerd DMS is, moet de gebruiker ervoor zorgen dat de leverancier zelf adequate maatregelen voor gegevensbescherming neemt. Daarnaast is er de definitie van inkooprechten en rollen voor alle toekomstige gebruikers.