DMS software is beschikbaar in verschillende gebruiks- en licentiemodellen. De keuze van het juiste model is direct gekoppeld aan het selectieproces voor DMS-software. Daarom willen we gebruiks- en licentiemodellen nader bekijken en laten zien wat lokale DMS-software zo bijzonder maakt.
Ontdek alles wat belangrijk is over DMS-software en het on-premises gebruik en licentiemodel.
Met alle voordelen van lokale DMS-software, zijn er ook enkele nadelen die kunnen worden vermeden. We willen hier op dit punt op ingaan.
Lokale DMS-software heeft verschillende voordelen ten opzichte van de cloud. U kunt hier lezen wat deze zijn.
On-premise DMS-software is niet voor elk bedrijf geschikt. Hier kunt u zien of het bij u past.
Met deze twee koppelingen komt het volledige potentieel van on-premises DMS-software tot zijn recht.
Ontdek welke vermeende argumenten tegen de cloud spreken en of u de voorkeur moet geven aan lokale DMS-software boven de cloud.
Lokale DMS-software moet altijd over deze functies beschikken.
Het is en blijft de cruciale vraag: hoe duur is lokale DMS-software? Wij laten u de te verwachten kosten zien.
Een lokale DMS-softwareoplossing biedt inherent veel voordelen. Hier laten we u zien hoe u het meeste uit de software kunt halen.
De gegevensbescherming van alle bedrijfsgegevens wordt steeds meer een centrale taak. Hier leest u hoe u uw gegevens optimaal beschermt met DMS-software.
Bedrijven schrikken vaak terug voor lokale DMS-software vanwege de hardwarevereisten. Lees hier waarom deze vaak niet zo hoog zijn.
Wat zijn precies de verschillen tussen het implementeren van DMS-software in de cloud en on-premise? We laten het je zien.
Op het gebied van licentiemodellen is er een verschil tussen op locatie, in de Cloud of een combinatie van deze twee.
In feite werd de term 'lokaal' of 'on-premises' met betrekking tot bedrijfssoftware pas rond 2010 bedacht. Voor die tijd was er simpelweg geen behoefte aan afbakening, aangezien lokale oplossingen de norm waren.
Met de komst van Cloud gebaseerde oplossingen werd een duidelijke differentiatie noodzakelijk en werden de termen "lokaal" en "on-premises" bedacht.
Zoals de naam doet vermoeden, wordt on-premises DMS software beheerd op het eigendom van het betreffende bedrijf. Deze is in het bezit van de hardware en software en heeft dus zowel de volledige controle als de volledige verantwoordelijkheid voor het systeem.
Kenmerkende kenmerken van lokale DMS-software - zeker in directe vergelijking met de cloud - zijn daarom:
Elk gebruiks- en licentiemodel heeft zowel voor- als nadelen. Om deze reden kan geen algemene uitspraak worden gedaan over de geschiktheid van een bepaald model. Bedrijven moeten eerder individueel evalueren op basis van hun vereistenprofiel welk gebruiks- en licentiemodel het juiste is voor hun eigen bedrijf.
Hieronder worden de voor- en nadelen van lokale DMS-software als voorbeeld getoond.
Het eerste criterium waarmee bedrijven rekening moeten houden, is de inspanning die nodig is om lokale bedrijfssoftware te implementeren of te gebruiken. Bij gebruik van on-premises DMS software draagt het bedrijf de volledige verantwoordelijkheid voor de implementatie van plannings- en onderhoudsmaatregelen.
Het is in principe mogelijk om deze taken te delegeren aan een externe partij. Toch profiteert het bedrijf niet van een allround service vergelijkbaar met de Cloud. Aangezien dit een compleet servicepakket is wordt SaaS (Software as a Service) vaak gebruikt in combinatie met de Cloud.
Zoals zo vaak spelen ook de kosten een doorslaggevende rol bij de keuze van het licentiemodel. De totale kosten op zich staan hier echter niet echt centraal. Het gaat eerder om het moment waarop de kosten worden gemaakt. De aanschafkosten van lokale DMS software zijn relatief hoog in vergelijking met het alternatief uit de Cloud. Om deze reden maken kleinere bedrijven graag gebruik van Cloud gebaseerde oplossingen. De vervolgkosten van lokale DMS software zijn echter meestal relatief laag in vergelijking met de Cloud.
Het is niet mogelijk om te generaliseren of Cloud gebaseerde of lokale DMS oplossingen de veiligere optie zijn. Dit komt doordat het betreffende bedrijf verantwoordelijk is voor het implementeren van alle gegevensbeschermingsmaatregelen bij het gebruik van lokale DMS software. Als deze maar onvoldoende worden verwerkt, kunnen de data mogelijk ook beter worden opgeslagen in externe datacentra van buitenlandse Cloud operators.
Met betrekking tot schaalbaarheid moeten bedrijven bij het kiezen van lokale DMS-software bedenken dat deze vanwege de lokale infrastructuur meestal niet voor onbepaalde tijd kan worden aangepast. Naarmate het bedrijf groeit, bereikt lokale DMS software meestal vroeg of laat zijn limieten. Cloud gebaseerde software daarentegen is ontworpen om zich aan te passen aan de veranderende behoeften van een bedrijf op het gebied van systeemprestaties.
Lokale DMS software kan echter in grotere mate worden aangepast. Het klopt dat cloudoplossingen tot op zekere hoogte ook kunnen worden aangepast aan de eisen van het bedrijf. Dit is echter alleen mogelijk binnen het bereik van de bestaande oplossing door functies of modules toe te voegen of te annuleren. Aangezien on-premises DMS software eigendom is van het bedrijf, kan deze vrijwel onbeperkt aan zijn behoeften worden aangepast.
Samenvattend kan worden gesteld dat lokale DMS software zowel voor- als nadelen heeft ten opzichte van oplossingen uit de Cloud.
Om deze reden is het uiteindelijk aan het individuele bedrijf om het juiste licentiemodel te kiezen. Ze moeten zich bewust zijn van hun individuele behoeften en in het belang van hun eigen bedrijf een geïnformeerde beslissing nemen op basis van hun eigen vereistenprofiel.