Is een DMS geschikt voor gebruik in uw eigen bedrijf? Wij bieden u een eerste oriëntatie in het DMS-project. Vooral in het begin kunnen DMS-projecten bedrijven voor grote uitdagingen stellen. Last but not least behandelt het ook fundamentele vragen of een DMS geschikt is voor gebruik in uw eigen bedrijf en hoe een DMS-implementatie in de praktijk kan worden geïmplementeerd. Om deze reden willen we u een eerste overzicht geven van alles wat te maken heeft met DMS.
We tonen u de 7 belangrijkste voordelen van een DMS-oplossing voor uw bedrijf.
Veel bedrijven stellen zich deze vraag aan het begin van hun DMS-project. De antwoorden vind je hier.
Wat moet er allemaal gebeuren en hoelang het duurt voordat u een nieuw DMS-systeem in gebruik kunt nemen?
5 redenen waarom een document management systeem (DMS) onmisbaar is voor kleine bedrijven. De belangrijkste voordelen op een rij.
Wat zijn de nadelen van een DMS-oplossing en hoe kunnen deze worden vermeden.
Ontdek hier welk gebruiks- en licentiemodel geschikt is voor gebruik in uw bedrijf.
Met deze drie tips leg je de basis voor een succesvol DMS-project.
We laten u zien hoe u het juiste DMS voor uw branche kunt vinden en wat de voordelen zijn van een branchespecifieke oplossing.
De kwestie van kosten speelt bij de meeste bedrijven een grote rol. Ontdek hier hoe u het juiste DMS vindt voor uw prijsklasse.
Het juiste documentbeheersysteem vinden is niet eenvoudig. We laten u zien wat belangrijk is bij het zoeken.
Het implementeren van een DMS kan soms veel tijd in beslag nemen. We laten u zien hoe u deze kunt inkorten.
De levensduur van een DMS hangt grotendeels af van service en onderhoud. We laten je zien waar je op moet letten.
Wanneer het zinvol is om de DMS-provider te veranderen en wanneer niet, is een delicate vraag. We laten je zien of en wanneer je moet veranderen.
DMS is een afkorting en staat voor documentbeheersysteem. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit software voor het beheren van digitale documenten. Alle bedrijfsrelevante documenten zoals contracten of facturen worden centraal en tussen afdelingen in het DMS beheerd.
Documentbeheersystemen hebben verschillende voordelen. Ze helpen bedrijven om structuur en organisatie in hun documentbeheer te brengen. De DMS-markt zelf is enorm divers, zodat voor elk bedrijf een passende oplossing te vinden is - ongeacht budget of individueel behoefteprofiel.
Iedereen kent waarschijnlijk het scenario van het verkeerd plaatsen van een document. Situaties die in het ergste geval complexe zoekacties in de privésector met zich meebrengen, kunnen echter ernstige gevolgen hebben voor bedrijven.
De meeste bedrijven verwerken zogenaamde persoonlijke klantgegevens. In de loop van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die uiteindelijk in 2018 van kracht werd, moeten bedrijven bij het verwerken van deze gegevens aan verschillende eisen voldoen. Betrokkenen hebben sinds de inwerkingtreding van de AVG onder meer het zogenaamde 'recht om te worden vergeten'.
Bedrijven zijn verplicht om de verwerkte gegevens op verzoek van de persoon te verwijderen. Als deze zich nu op verschillende afdelingen in verschillende bestanden bevinden, is er waarschijnlijk vrijwel geen medewerker meer die een overzicht heeft. In dit geval zal het moeilijk zijn om aan het verzoek te voldoen.
Een schending van de AVG brengt echter hoge boetes met zich mee, die in het ergste geval financiële ondergang kunnen veroorzaken voor bedrijven. Om dit te voorkomen, kunnen rekstrookjes waardevolle technische assistenten zijn.
Samenvattend zijn er veel argumenten om een DMS in uw eigen bedrijf te introduceren. Omdat de markt voor potentiële systemen enorm divers is, is er voor elk bedrijf een passende oplossing.